Как успешно передать работу на аутсорсинг (с бонусными советами)

8 ноября 2021 г.

Аутсорсинг может помочь предприятиям лучше управлять своими рабочими нагрузками, расширить функциональность и улучшить общее качество своих продуктов. Если вашему бизнесу требуется помощь внешней организации для управления задачами и производства качественных продуктов, полезно понимать преимущества и этапы аутсорсинга. Участие в процессе аутсорсинга может помочь вашей компании оптимизировать свои процессы, чтобы снизить проектные расходы и повысить производительность.

В этой статье мы определяем, что такое аутсорсинг, рассматриваем задачи, которые вы можете передать на аутсорсинг без снижения качества, предлагаем руководство по передаче работы на аутсорсинг и советы о том, как добиться успеха при работе со сторонними профессионалами.

Что такое аутсорсинг?

Аутсорсинг — это когда организация или проектная группа использует внешние объекты для выполнения частей работы или аспектов проекта. Компании могут отдавать работу на аутсорсинг специалистам, которые могут выполнять определенные задачи и возвращать готовую продукцию обратно в компанию. Аутсорсинг может происходить внутри страны или за ее пределами в зависимости от того, где компания находит лучшие ресурсы для аутсорсинга.

Компания может решить использовать аутсорсинг сразу после запуска или позже, когда определит тип помощи, в которой она нуждается. Некоторые компании делают аутсорсинг постоянной практикой, в то время как другие предпочитают использовать подрядчиков только тогда, когда это необходимо с финансовой или стратегической точки зрения.

Как правило, аутсорсинг может быть дешевле, чем использование собственных услуг для выполнения тех же задач, поэтому компании обычно прибегают к аутсорсингу, чтобы сэкономить на затратах и ​​оптимизировать свои уникальные бизнес-процессы.

Задачи, которые вы можете передать на аутсорсинг без снижения качества

Некоторые задачи легче передать на аутсорсинг, потому что они не снижают общее качество вашего конечного продукта и не мешают работе вашего клиента или клиентов. К таким задачам обычно относятся:

• Бухгалтерский учет и финансы

• Службы поддержки клиентов

• Написание контента для цифровых и бумажных

• Логистика и транспортные услуги

• Диагностические услуги

• Юридическая документация

• Дизайн сайта и пользовательский опыт

• Операции с информационными технологиями

• Производство

• Управление цепочками поставок

• Бухгалтерия

• Инжиниринг

Как передать работу на аутсорсинг

При правильном выполнении аутсорсинг может быть простым процессом, повышающим ценность вашей организации и улучшающим качество результатов. Вот несколько шагов, которые вы можете выполнить, чтобы обеспечить бесперебойную и эффективную работу ваших аутсорсинговых процессов:

1. Определите, что ваша компания может передать на аутсорсинг

Определение того, какие задачи, отделы или процессы ваша компания может извлечь выгоду из аутсорсинга, является первым шагом к правильной работе аутсорсинга. При этом вы можете определить, что можете отдать на аутсорсинг больше или меньше работы, чем первоначально предполагалось, и это полезная информация, поскольку она может помочь на более поздних этапах процесса аутсорсинга, таких как оценка затрат. Вы можете рассмотреть возможность аутсорсинга определенных отделов целиком или отдельных наборов задач в зависимости от того, что принесет наибольшую пользу вашей компании и что вы можете себе позволить.

2. Сравните затраты на аутсорсинг

После того, как вы определили, какие конкретные задачи, отделы или бизнес-процессы ваша компания может передать на аутсорсинг, вы можете перейти к определению того, что вы можете передать на аутсорсинг с финансовой точки зрения. Вы можете добиться этого, сравнив затраты на выполнение этих задач или процессов внутри компании с тем, сколько будет стоить передача задач на аутсорсинг или их выполнение внешней организацией. При сравнении затрат используйте тарифы нескольких различных организаций. Это может помочь вам выбрать ресурс, который предлагает вам наилучшее соотношение цены и качества.

3. Исследовательские подрядчики

Определив, какие функции или аспекты проекта вы хотели бы передать на аутсорсинг и что вы можете себе позволить, рассмотрите возможность проведения обширного исследования различных подрядчиков, которых вы хотите использовать для аутсорсинга. Это чрезвычайно важный шаг в процессе аутсорсинга, поскольку он может определить, насколько успешным будет ваш опыт аутсорсинга.

Вот некоторые факторы, которые следует учитывать при поиске аутсорсинговых компаний:

• Текущие или бывшие клиенты подрядчика

• Портфолио подрядчика

• Качество их работы

• Разнообразие процессов или программ, которые они могут выполнять

• Их финансовое положение

• Отзывы других компаний и организаций.

4. Попробуйте подрядчиков

Затем вы можете начать аутсорсинг работы с различными подрядчиками, которые находятся в вашем ценовом диапазоне и соответствуют вашим бизнес-целям и задачам. Если у вас есть время и гибкость расходов, вы можете поручить одну и ту же работу или задачи разным подрядчикам и сравнить их конечные продукты и результаты.

Если вы нашли одного подрядчика, который вас интересует, рассмотрите возможность использования пробного периода, чтобы лучше оценить его пригодность для вашей компании. Это может дать вам время, чтобы определить, нравится ли вам качество их работы.

Советы по работе со сторонними профессионалами

Работа с внешними профессионалами может быть непривычной для вас. Вот несколько дополнительных советов, которые вы можете использовать, чтобы максимизировать успех вашего опыта аутсорсинга:

• Часто общайтесь: поскольку аутсорсинговая работа — это не то, за чем вы, вероятно, сможете следить в режиме реального времени, важно часто общаться с людьми, выполняющими работу. Таким образом, вы поддерживаете свою информацию в актуальном состоянии, надежно отслеживаете, как функционируют процессы, и эффективно доносите свои ожидания.

• Поставьте цели и задачи на ранней стадии. Полезно заранее определить цели и задачи вашей компании в отношении аутсорсинга. Это может помочь прояснить обязанности и ожидания, установить требования к качеству и облегчить процессы пересмотра или обновления.

• Сначала попробуйте небольшую задачу: прежде чем привлекать конкретную внешнюю организацию для аутсорсинга ваших бизнес-потребностей, подумайте о том, чтобы сначала назначить меньшую, менее эффективную задачу, чтобы оценить их навыки, своевременность и качество. Это может дать вам представление о том, как они могут справиться с более крупными проектами, и помочь вам определить, являются ли они подходящей аутсорсинговой организацией для вашей компании для использования в долгосрочной перспективе.

• Будьте максимально прозрачными: чтобы аутсорсинг проходил гладко, обычно важно, чтобы все вовлеченные стороны были максимально прозрачными. Если возникают проблемы, постарайтесь решить их быстро и сообщить о необходимости внесения изменений, как только они возникнут.