Как ускорить управление проектами

Иногда проекты отстают от графика, и руководителям проектов приходится использовать тактику, чтобы наверстать упущенное и уложиться в сроки. Ускорение — это тактика управления проектами, которая может сократить сроки проекта за счет дублирования задач. Если вы хотите завершить проект быстрее, вы можете узнать, как ускорить проект. В этой статье мы объясним, что такое ускоренное управление проектами, некоторые проблемы, связанные с быстрым отслеживанием, и шаги, которые вы можете выполнить, чтобы ускорить управление проектами.

Что такое ускоренное управление проектами?

Ускоренное управление проектами — это тактика, которую вы можете использовать для более быстрого завершения проектов. Когда вы ускоряете проект, вы согласовываете разные задачи, которые нужно выполнять одновременно, а не одну за другой. Это означает, что менеджер проекта корректирует график проекта таким образом, чтобы некоторые операции проекта перекрывались. Перекрывающиеся задачи проекта могут сэкономить время, поскольку вы можете работать над некоторыми задачами, не дожидаясь завершения других задач.

Когда вы ускоряете проект, объем вашего проекта не должен меняться. Вместо этого ускоренное отслеживание проекта включает в себя изменение расписания проекта, что позволяет сократить его сроки. Таким образом, ускоренное отслеживание может быть полезным методом во многих ситуациях, в том числе когда:

Ваша команда отстает от проекта и должна наверстать упущенное
Ваша команда должна завершить проект раньше, чем ожидалось
Внешний фактор вызывает задержку вашего проекта

Какие проблемы возникают при ускоренном управлении проектами?

Основное преимущество ускоренного отслеживания проекта заключается в том, что оно может помочь вашей команде закончить проекты в срок или раньше срока. Однако есть и проблемы, связанные с ускоренными проектами. Некоторые проблемы с быстрым управлением проектами:

Изменение графика проекта

Одной из проблем быстрого управления проектами является изменение расписания проекта. Когда вы меняете расписание проекта, это влияет на всех участников проекта. Поэтому важно сообщать об изменениях в расписании всем членам вашей команды.

Ограничения

Есть также некоторые ограничения для быстрого отслеживания в управлении проектами. Вы можете перекрывать задачи проекта только в том случае, если они не зависят друг от друга, поэтому важно оценить, возможно ли ускоренное отслеживание, прежде чем начинать процесс. Если вы решите ускорить свой проект, обязательно выберите, какие задачи являются зависимыми и не могут перекрываться.

Многозадачность

Многозадачность — еще один недостаток ускоренного выполнения проекта. Когда вы ускоряете проект, вы перекрываете задачи, чтобы они выполнялись одновременно. Когда кто-то, которому назначено несколько задач, должен работать над более чем одной задачей одновременно, ваш проект может столкнуться с проблемами, связанными с многозадачностью. Многозадачность может привести к более низкому качеству, спешке и риску.

Возрастающие риски

Большинство проектов связаны с риском, но ускорение проекта может повысить уровень риска. Более быстрое и одновременное выполнение проектных операций может увеличить такие риски, как:

Работа более низкого качества
Ошибки и ошибки
Дальнейшие изменения в расписании

Чтобы снизить риски, связанные с ускорением проекта, важно практиковать эффективное управление рисками. Обязательно проанализируйте риски ускоренного отслеживания и то, как вы можете реагировать на них, прежде чем начинать ускоренное отслеживание своего проекта.

Хотя каждый проект уникален, есть основные шаги, связанные с ускорением проекта. Вот три простых шага, которым вы можете следовать, чтобы ускорить проект:

1. Составьте план

Первым шагом к ускорению проекта является составление плана. Прежде чем создавать план быстрого отслеживания, подумайте, какие действия зависят друг от друга, и рассмотрите критический путь вашего проекта. Рассмотрение критического пути, который представляет собой общую продолжительность всех основных задач проекта, может помочь вам разработать наиболее эффективную временную шкалу, при этом выполняя все наиболее важные задачи в проекте.

Затем, когда вы перерабатываете и сжимаете свой план проекта, обязательно проверьте, кто из членов команды отвечает за каждую задачу, и определите, какие меры вы можете предпринять для выполнения перекрывающихся, ускоренных задач. Вы можете обнаружить, что вам нужно переназначить некоторые задачи или заплатить определенным сотрудникам за сверхурочную работу.

2. Скорректируйте график проекта

Когда у вас есть план ускоренного отслеживания, вы можете внести коррективы в график своего проекта. Вы можете перекрывать любые действия, которые не зависят от других действий. Когда вы перекрываете действия, их можно выполнять одновременно, а не одно за другим, что может сократить продолжительность вашего проекта.

Вы можете упростить процесс корректировки расписания, используя инструменты управления проектами. Вы можете рассмотреть возможность использования календаря, временной шкалы или диаграммы Ганта, чтобы визуализировать свое ускоренное расписание.

3. Следите за своим прогрессом и вносите коррективы

После того как вы составили план ускоренного отслеживания и скорректировали расписание, ваша команда может начать использовать стратегию ускоренного отслеживания. По мере того, как ваша команда будет следовать вашему новому ускоренному плану, обязательно следите за ходом проекта и при необходимости вносите коррективы в свой план и сроки. Мониторинг хода проекта включает в себя:

Постановка целей. Постановка целей для вашего нового плана ускоренного отслеживания может помочь вашей команде не сбиться с пути. Затем вы можете оценить прогресс вашей команды в достижении целей проекта.
Коммуникация: очень важно общаться с вашей командой, чтобы оценить статус проекта. Обязательно оставляйте отзывы, чтобы ваш проект не сбивался с пути, и получайте отзывы, чтобы узнавать о любых проблемах, с которыми сталкивается ваша команда. Если у вашей команды есть какие-либо опасения, вы можете скорректировать свой план ускоренного отслеживания.
Отслеживание. Отслеживание показателей — еще один ключевой компонент отслеживания прогресса. Определите, какие показатели указывают на прогресс вашего проекта, и отслеживайте их на протяжении всего проекта. Вы можете отслеживать прогресс вручную или использовать программное обеспечение для автоматического отслеживания.
Внесите изменения: если ваша команда изо всех сил пытается добиться желаемых результатов, обязательно скорректируйте свой план. Возможно, вам придется переназначить задачи или продлить сроки. Внесение корректировок в ваш план ускоренного отслеживания может помочь вам гарантировать, что ваша команда сможет успешно завершить ваш проект.