Как управлять списком дел

Планирование выполнения всех задач за один день может быть сложной задачей, но это становится намного проще, когда вы организованы на работе. Создание списка дел и управление им может помочь вам выполнить задачи и повысить производительность на рабочем месте. В этой статье мы объясняем важность управления списком дел и лучшие способы управления вашим списком дел.

Почему важно эффективно управлять списком дел?

Управление списком дел может упростить выполнение срочных задач. Ниже приведены некоторые ключевые преимущества управления списком дел:

• Список дел поможет вам вспомнить. Вы можете упростить запоминание всего, что вам нужно, ведя подробный список дел.

• Вы можете установить приоритеты. Перечислив все свои задачи, вы можете легко увидеть, какими должны быть ваши приоритеты.

• Ваш список дел может помочь вам координировать аналогичные задачи. Например, если вам нужно забрать документ у своего руководителя и доставить его кому-то еще, эти задачи можно сгруппировать.

• Вы можете отслеживать ход своей работы. В конце дня вы можете просмотреть свой список и точно узнать, сколько работы вы выполнили.

• Это помогает снять тревогу. Тревога и стресс могут помочь забыть о приоритетах, поэтому особенно важно оставаться организованным и максимально снижать уровень стресса.

12 лучших способов управления списком дел

У каждого свой стиль работы, но многим полезно организовать свои задачи в список дел. Вот 12 эффективных способов управлять своим списком дел.

1. Разделите свой список дел на разделы

Чтобы на самом деле управлять своим списком дел, полезно помнить о том, насколько достижимы задачи, которые вы включаете. Разделение списка на разделы может помочь вам сосредоточить свои усилия и определить, что возможно в течение вашего дня. Подумайте о том, чтобы разделить свой список дел на три части. Во-первых, напишите события, звонки и встречи, которые вы посещаете в этот день. Во второй раздел включите дела, которые вы надеетесь выполнить во время собраний, а в третий список включите дела, которые нужно сделать, но которые не занимают места в вашем рабочем календаре.

2. Используйте метод «СУГ»

Четкое представление о том, каковы ваши главные приоритеты на рабочем месте, может помочь вам не допустить, чтобы ваш список дел стал слишком длинным. Метод «SUG» помогает вам создать управляемый список дел. Прежде чем составить список, подумайте:

• Серьезность: найдите время, чтобы определить важные задачи, которые вам нужно выполнить в течение дня.

• Срочность: подумайте, сколько времени может занять выполнение задачи.

• Рост: поймите последствия, которые могут возникнуть, если вы слишком долго откладываете выполнение задачи.

3. Создавайте разные списки дел для задач, проектов и целей

Вы можете создать лучший список дел, которые вы должны делать ежедневно, разделив задачи, цели и проекты. Написание списка задач может помочь разбить обширные проекты, и вы можете делегировать некоторые задачи другим, если это взвешенное решение.

Список целей также важен, так как он позволяет проверить, соответствуют ли дела, которыми вы занимаетесь изо дня в день, задачам, которые вы хотите выполнить вовремя.

4. Поделитесь своим списком дел публично

Внешняя подотчетность хорошо работает для многих людей на их рабочих местах. Если вы добиваетесь наилучших результатов, когда о ваших достижениях становится известно всем, может помочь создание списка дел, которым вы сможете поделиться с другими. Этот метод может быть особенно полезен предпринимателям, фрилансерам и другим людям, которые работают без присмотра.

Отправляя еженедельные обновления своим друзьям или коллегам, вы можете повысить свою продуктивность на работе. Кроме того, вам может быть легче достичь своих целей, если вы сможете публично управлять списком дел, в котором указаны ваши приоритеты.

5. Планируйте свой день

Вместо того, чтобы сосредотачиваться на том, как вы можете управлять временем, найдите время для планирования своего дня. Создайте структуру, которая будет работать на вас и поможет четко определить ваши цели и потребности в течение определенного времени. Это может даже помочь вам установить соответствующие границы на рабочем месте. Если ваше расписание понятно другим, им будет легче понять, как и когда вам помочь.

Например, организация ваших задач в квадранты может хорошо сработать для вас. Включите свои ежедневные задачи в список дел и разделите их на репрезентативные задачи, бизнес-операции, проекты развития и транзакционные задачи. Когда вы составляете свой список, определите задачи, которые заряжают вас энергией, и расположите их так, чтобы повысить вашу продуктивность.

6. Составьте список выполненных дел

В дополнение к составлению списка того, что вам нужно выполнить, подумайте также о том, чтобы составить список того, что вы уже выполнили. Составление списка того, что вы сделали, может помочь вам отслеживать измеримый прогресс и переходить к следующему шагу. Это также может повысить вашу самооценку с течением времени, позволяя вам увидеть, насколько продуктивно вы работаете.

7. Включите то, что вы любите делать

Составляя список дел, подумайте о том, чтобы добавить некоторые вещи, которые вы считаете интересными. Если ваш список дел полон утомительных задач, обязательно включите одну или две вещи, которые вам действительно нравятся, с которыми вы легко справитесь и которые вписываются в ваш рабочий день.

8. Ограничьте задачи, которые вы планируете выполнить за день

Когда вы впервые начнете улучшать свой список дел, сосредоточьтесь на выполнении трех-пяти важных задач в день и достижении качественных результатов. Вы также можете настроить свой список дел, чтобы в нем были только те задачи, которые вы планируете выполнить в этот день. Это может помочь вам избежать стресса из-за слишком большого количества задач, с которыми может быть трудно справиться, когда вы узнаете свой максимальный предел.

Чем больше вы выполните своих задач на этот день, тем лучше вы поймете, как управлять своим списком дел. Это также может помочь вам развить более позитивный взгляд, который повысит производительность вашего рабочего места.

9. Пересматривайте свой список каждый день

Когда вы начинаете свой рабочий день, оцените, знаете ли вы, что находится в вашем списке дел, пересмотрев его. Если вы понимаете, что у вас есть много задач на этот день, которые вы, возможно, не выполните, сосредоточьтесь на своих самых важных приоритетах. Кроме того, подготовьтесь к тому, как вы справитесь со всеми задачами в своем списке в этот день.

10. Создайте список еженедельных проектов

В вашем списке есть много дел, которые вы, возможно, захотите завершить к концу недели. Вот почему полезно составлять список приоритетов, который нужно выполнять еженедельно. Основной список может помочь вам сузить каждую задачу, чтобы вы не теряли фокуса, постоянно обдумывая свои более крупные и долгосрочные цели. Например, вы можете выполнить такие задачи, как получение бизнес-кредитов, связаться с клиентом или создать новую учетную запись на работе в течение недели.

11. Следите за временем

Измерение времени — это стратегия, которую следует использовать при управлении списком дел. Попробуйте определить количество времени, которое вам может понадобиться для выполнения задачи. Например, вам может понадобиться достичь тех же результатов за более короткий период в некоторые дни, если вы хотите выполнить все задачи в своем списке дел на определенную неделю.

Отслеживание времени также может помочь вам узнать, какие задачи вы можете выполнить за неделю. Если вы примерно знаете, сколько времени вам нужно для выполнения определенного типа задачи, вы можете упростить организацию своего времени, чтобы убедиться, что вы в состоянии выполнить эту задачу.