Как управлять аутсорсинговыми сотрудниками (плюс преимущества и советы)

18 ноября 2021 г.

Помимо использования внутреннего персонала, многие компании передают часть своих обязанностей или должностей на аутсорсинг. Наем аутсорсинговых сотрудников может помочь компаниям сократить свои расходы, оптимизировать свою эффективность и рассмотреть вопрос о расширении кадрового резерва. Если вы решите отдать на аутсорсинг некоторые задачи или роли вашего бизнеса, важно понять, как эффективно общаться с вашими аутсорсинговыми сотрудниками и руководить ими. В этой статье мы обсудим, что такое аутсорсинговые работы, какие могут быть преимущества этого процесса и как управлять вашими аутсорсинговыми сотрудниками.

Что такое аутсорсинговые работы?

Аутсорсинговые задания — это деловые должности и обязанности, выполняемые сторонними поставщиками для другой компании. Этими сторонними поставщиками могут быть компании из одного лица, такие как независимый подрядчик или более крупная фирма. Компании могут нанимать сторонних поставщиков для выполнения аутсорсинговых работ в различных областях, включая бухгалтерский учет, маркетинг, производство, человеческие ресурсы или технологии.

Каковы преимущества аутсорсинга?

Аутсорсинг может предложить организациям ряд преимуществ, в том числе:

• Сократите расходы: аутсорсинг может помочь компаниям снизить свои операционные расходы или расходы на персонал. Организации часто платят своим аутсорсинговым сотрудникам по проектам или по часам, а не по годовой зарплате.

• Рассмотрите больше кандидатов: работа на аутсорсинге может позволить вам рассмотреть более широкий круг кандидатов на работу. Многие аутсорсинговые компании работают с удаленными сотрудниками из разных штатов или даже стран.

• Оптимизируйте свою эффективность: компании, передающие некоторые из своих процессов на аутсорсинг, могут предоставить своим сотрудникам больше времени для выполнения специализированных или расширенных обязанностей. Это может помочь сделать ваши рабочие процессы или операционные процессы более эффективными.

Как управлять аутсорсинговыми сотрудниками

Ниже приведены инструкции по управлению аутсорсинговыми сотрудниками за 12 шагов:

1. Обеспечьте их учебными инструментами

Предоставьте своим аутсорсинговым сотрудникам инструменты обучения, к которым они могут обращаться в течение всего срока действия контракта. Аутсорсинговые сотрудники, как правило, уже обладают знаниями и навыками в своей области, но они могут мало знать об уникальных политиках или процедурах вашей компании. Предоставление вашим внешним сотрудникам информативных и простых для понимания учебных материалов может научить их процедурам или инструментам вашей компании.

2. Получите обратную связь от штатных сотрудников

Попросите своих внутренних сотрудников оставить отзыв о ваших учебных материалах, переданных на аутсорсинг. Привлечение штатных сотрудников к оценке учебных материалов может дать вам более объективное представление о том, насколько полезными являются ваши учебные материалы. Это может помочь иметь внутренних сотрудников, как связанных, так и отдельных от области внешнего персонала. Например, если вы передаете на аутсорсинг некоторые из своих операций по продажам, попросите как внутренних продавцов, так и сотрудников других отделов оценить эффективность ваших учебных материалов.

3. Создавайте учебные материалы, которые можно масштабировать

Разрабатывайте учебные материалы и системы, которые легко использовать в больших масштабах. Создание масштабируемых учебных материалов позволяет вам нанимать больше аутсорсинговых сотрудников даже по мере развития вашего бизнеса. Например, вместо отправки отдельных учебных материалов новым аутсорсинговым сотрудникам по электронной почте рассмотрите возможность использования инструмента, который упрощает обмен файлами с несколькими пользователями, например облачный сервис обмена.

4. Создайте систему поддержки

Регулярно поощряйте двустороннее общение с вашими внешними сотрудниками. Это может помочь убедиться, что и вы, и ваши внешние сотрудники понимают прогресс и цели друг друга. Эта система может включать в себя такие практики, как еженедельные встречи, политику открытого общения, возможности для ваших внешних сотрудников давать вам обратную связь и назначенных внутренних сотрудников, к которым ваши внешние сотрудники могут обращаться с вопросами.

5. Установите четкие ожидания

Дайте вашим внешним сотрудникам четкие ожидания относительно их квот, задач, методов или целей. Руководители часто ставят перед своими аутсорсерами цели, которые они должны выполнять каждую неделю, например, выполнение определенного количества обязанностей или соблюдение квоты продаж. Установление четких ожиданий для ваших аутсорсинговых сотрудников может помочь оптимизировать их эффективность и способность добиваться поставленных целей.

6. Помогите им понять вашу компанию

Расскажите аутсорсинговым сотрудникам о вашей компании, например, о ее культуре, ценностях, отделах, миссии и долгосрочных целях. Это включает в себя объяснение того, как их индивидуальная роль и должностные обязанности связаны с другими отделами или вашей компанией. Знание того, как их работа влияет на других в вашем бизнесе, может помочь аутсорсинговым сотрудникам осознать важность своих обязанностей и оптимизировать свои действия с различными внутренними отделами.

7. Продемонстрируйте, как представить свой бренд

Убедитесь, что ваши аутсорсинговые сотрудники понимают, как позитивно представлять ваш бренд. Аутсорсинговые сотрудники в основном работают в другой компании, отличной от вашей. При выполнении своих обязанностей в вашей компании или при взаимодействии с вашими клиентами одной из их обязанностей также является воплощение ценностей вашего бизнеса. Обучение ваших внешних сотрудников тому, как воплощать ваш бренд, может помочь гарантировать, что клиенты, которые взаимодействуют с вашими поставщиками, разовьют точное понимание вашего бренда и выстроят позитивные отношения как с вашими внешними, так и с внутренними сотрудниками.

8. Включите их в корпоративную культуру

Помогите своим аутсорсинговым сотрудникам почувствовать себя вовлеченными в ваш бизнес, например, обучая их культуре вашей компании. Это может включать в себя привлечение их к межфункциональным встречам, упражнениям по построению команды, групповым мероприятиям или внутренним инструментам команды, таким как системы обмена мгновенными сообщениями. Включение как внутренних, так и внешних сотрудников в культуру вашей компании может помочь наладить отношения между ними, укрепить их общение и оптимизировать рабочие процессы между отделами.

9. Признайте их работу

Потратьте время, чтобы признать достижения или трудовую этику ваших аутсорсинговых сотрудников. Вы можете признать их работу либо через личные сообщения, такие как беседа один на один, либо публично, например, через бюллетень признания команды или цифровую доску. Признание отличной работы или выдающихся достижений ваших аутсорсинговых сотрудников может помочь им почувствовать себя ценными членами вашей компании. Это также может побудить их продолжать усердно работать в будущем.

10. Следите за их прогрессом

Следите за тем, как ваши аутсорсинговые сотрудники выполняют свою работу. Мониторинг их прогресса может помочь вам заранее вмешаться, если им потребуется дополнительная помощь или разъяснение их обязанностей. Вы можете отслеживать прогресс своих аутсорсинговых сотрудников несколькими способами, например, записывать их часы или отправлять еженедельные отчеты о проделанной работе.

11. Научите их отраслевым правилам

Убедитесь, что ваши аутсорсинговые сотрудники понимают любые местные или федеральные правила, характерные для вашей отрасли. Правила, установленные правительством, предназначены для поддержания здоровья сотрудников и клиентов, например, для протоколов безопасности или защиты бизнес-данных. Это особенно важно, если ваши аутсорсинговые сотрудники живут в разных штатах или даже странах, где правила могут сильно различаться.

12. Разработайте сеть кибербезопасности

Создавайте протоколы и системы кибербезопасности, которые могут использовать как ваши внутренние, так и внешние сотрудники. Стандартизация сети кибербезопасности для всех ваших сотрудников может помочь защитить вашу компанию от кибератак. Надежные сети и протоколы кибербезопасности могут различаться в зависимости от уникальных потребностей и структуры вашего бизнеса, но могут включать:

• Требование от сотрудников подтверждать свою личность перед доступом к цифровой информации компании, например, через систему аутентификации.

• Обучение сотрудников тому, как создавать уникальные и сложные пароли для всех своих учетных записей.

• Совместное использование файлов через безопасную систему, например платформу облачных вычислений, а не через вложения электронной почты.

• Шифрование конечных устройств, таких как маршрутизаторы или ноутбуки

• Установка антивирусного программного обеспечения на все ваши устройства и компоненты

Советы по управлению аутсорсинговыми сотрудниками

Вот несколько советов по управлению аутсорсинговыми сотрудниками:

Помните о часовых поясах

Учитывайте часовые пояса ваших аутсорсинговых сотрудников, когда вы связываетесь с ними или планируете мероприятия. Аутсорсинговые сотрудники часто работают в регионах или странах, отличных от вашего бизнеса. Старайтесь назначать встречи на время, удобное как для внутренних, так и для внешних сотрудников. Например, если ваши внешние сотрудники живут в часовом поясе, который на пять часов опережает ваших внутренних сотрудников, может быть лучше запланировать встречи утром и днем.

Используйте цифровые инструменты

Найдите и внедрите цифровые инструменты, которые принесут пользу как вам, так и вашим аутсорсинговым сотрудникам. Точные инструменты, которые вам нужны, могут различаться в зависимости от таких факторов, как ваша отрасль и области, в которых вы работаете на аутсорсинге, но могут включать:

• Календарные приложения. Календарные приложения могут помочь вашим внешним сотрудникам отслеживать важные события в вашей компании, такие как собрания команды или регулярные проверки. Многие приложения-календари для предприятий дают сотрудникам возможность просматривать как свои индивидуальные календари, так и календари своей команды или всего отдела.

• Планировщики совещаний. Цифровой планировщик совещаний упрощает поиск даты и времени совещания, подходящих для всех участников. Некоторые планировщики встреч также могут автоматически преобразовывать потенциальное время встреч в часовой пояс каждого участника, что может быть очень полезно, если у вас есть аутсорсинговые сотрудники по всему миру.

• Системы обмена мгновенными сообщениями: если у вас и ваших сторонних сотрудников есть некоторые перекрывающиеся рабочие часы, это может помочь включить их в общекорпоративную систему обмена мгновенными сообщениями. Это может быть отличным способом для сторонних сотрудников задавать вопросы между запланированными встречами.

• Программное обеспечение для видеочата: поскольку аутсорсинговые сотрудники часто работают в разных регионах или странах, программное обеспечение для видеочата упрощает общение как аутсорсинговых, так и внутренних сотрудников в режиме реального времени.

Доверяйте своим внешним сотрудникам

Доверьтесь опыту своих аутсорсинговых сотрудников. В то время как ваши аутсорсинговые сотрудники могут многое узнать о вашем уникальном бизнесе или отрасли, они, вероятно, уже являются опытными в своей области. Выслушайте их мнения в отношении их аутсорсинговых обязанностей и посмотрите, как вы можете интегрировать их методы в существующие процедуры вашего бизнеса.

Предлагайте бонусы

Если ваша компания может себе это позволить, подумайте о том, чтобы предлагать своим аутсорсинговым сотрудникам денежные бонусы. Финансовые бонусы могут дать вашим аутсорсинговым сотрудникам дополнительную мотивацию для достижения наилучших результатов. Эти бонусы могут быть основаны на заслугах, например, за превышение их квот или демонстрацию отличной рабочей этики, или за веселые командные упражнения или соревнования.