Как улучшить управленческую коммуникацию

Коммуникация – один из важнейших элементов успешного бизнеса. Открытое общение может предотвратить недопонимание и создать здоровую, позитивную атмосферу. Научившись эффективно общаться, вы сможете продвинуться по карьерной лестнице и создать продуктивную и удовлетворенную команду. В этой статье мы обсудим, что такое управленческая коммуникация и как улучшить свои навыки управленческой коммуникации.

Что такое управленческая коммуникация?

Управленческая коммуникация относится к информации, доставляемой менеджерами другим членам организации, таким как подчиненные, другие менеджеры или руководители компании. Управленческая коммуникация может быть межличностной или организационной:

• Межличностное: межличностное общение происходит между несколькими членами организации, например, тремя коллегами, обсуждающими проект, над которым они работают.

• Организационная: Организационная коммуникация происходит на самом высоком уровне компании и включает в себя сообщения или информацию, передаваемые организацией в целом, например, рекламу.

В рамках этих категорий коммуникации каждая часть коммуникации имеет четкую форму:

• Вербальное: Вербальное общение относится к произносимым словам.

• Письменное: Письменное общение представляет собой текст и появляется в книгах, электронных письмах и брошюрах.

• Невербальная: невербальная коммуникация относится к сообщениям, которые вы отправляете без использования слов, и включает в себя мимику, язык тела и жесты рук.

Преимущества улучшения коммуникации с руководством

Улучшение управления внутри организации может иметь далеко идущие преимущества, в том числе:

• Развитие доверия. Открытое и эффективное общение может способствовать укреплению доверия между сотрудниками и руководителями.

• Поощрение сотрудничества: когда члены команды чувствуют себя комфортно, чтобы делиться идеями, может происходить более тесное сотрудничество. Это может привести к новым стратегиям и инновациям.

• Улучшение морального духа на рабочем месте: честное и прямое общение в отношении политики и ожиданий может улучшить дух товарищества и побудить сотрудников избегать сплетен.

• Мотивация сотрудников через инклюзивность. Когда все вовлечены в общение, они чувствуют себя ценной частью команды и с большей вероятностью будут вовлечены в работу.

• Удержание сотрудников: сотрудники, которые чувствуют, что их руководители слышат и уважают их, могут быть более удовлетворены своей ролью и дольше оставаться в компании.

Как улучшить свои навыки управленческого общения

Вот как вы можете наладить эффективную коммуникацию в качестве менеджера:

1. Практикуйте свои разговорные навыки

Практикуйте свои разговорные навыки, заранее проговаривая крупную презентацию или речь с друзьями или семьей. Вы даже можете управлять временем, зрительным контактом и перерывами, репетируя свою речь перед зеркалом, пока не почувствуете себя комфортно с материалом. Вы также можете присоединиться к группе публичных выступлений или пройти курс обучения в местном колледже или общественном центре.

2. Улучшите свои навыки письма

Как менеджер, ваше письмо должно быть легко читаемым, правильно отформатировано, иметь соответствующий тон и содержать правильную орфографию и грамматику. Вы можете улучшить свои навыки письма, приняв участие в письменном семинаре или записавшись на онлайн-курс делового письма. Чтение также может помочь вам распознать и реализовать сильные навыки письма.

3. Будьте доступны и доступны

Покажите сотрудникам, что вы заслуживаете доверия, и поощряйте их общение с вами. Будьте чуткими и понимающими, что может помочь построить искренние отношения и способствовать честности между членами команды.

4. Просмотрите свои материалы

Перед важной встречей с сотрудниками, такой как обзор производительности или объявление компании, просмотрите материал, который вы обсуждаете. Знакомство с вашим контентом помогает вам чувствовать себя более непринужденно. Вместо того, чтобы пытаться запомнить материал, вы можете больше сосредоточиться на других аспектах общения, таких как слушание и отслеживание языка тела.

5. Слушайте

Хорошее общение начинается с того, что вы слушаете людей, с которыми вы работаете. Вы должны понять их точки зрения, опасения и приоритеты, прежде чем сможете разработать осмысленную и эффективную политику.

6. Создайте единое видение

Когда ваша команда разделяет общее видение, это может помочь вам связать информацию, политики и ожидания с этими целями. Это помогает им понять причины управленческих решений.

7. Содействовать прозрачности

Если вы хотите, чтобы сотрудники были с вами открыты и честны, вы должны практиковать прозрачность. Делитесь с сотрудниками как победами, так и проблемами, чтобы способствовать здоровому двустороннему общению.

8. Подумайте о разнообразии на вашем рабочем месте

Убедитесь, что то, что вы сообщаете, и то, как вы общаетесь, находит отклик у самой широкой аудитории. Примите во внимание такие факторы, как возраст, образование и происхождение, чтобы убедиться, что вы относитесь ко всем одинаково. Например, если у вас есть сотрудники старшего возраста, избегайте современных терминов, которые они могут не понять. Если у вас есть сотрудники в разных географических регионах, избегайте использования региональных идиом.

9. Отдайте предпочтение одному способу общения

Существует множество вариантов общения на рабочем месте, таких как электронная почта, внутренние сети компании и приложения для обмена сообщениями. Сотрудникам может быть трудно идти в ногу с несколькими каналами. Подумайте о том, чтобы сделать один из способов общения вашим основным источником важной информации. Например, вы можете сообщить сотрудникам, что все важные обновления и приглашения на собрания должны отправляться с использованием рабочих учетных записей электронной почты.

10. Помните о языке тела

Невербальное общение может передавать мысли и чувства. Убедитесь, что вы понимаете эти сигналы и можете контролировать язык тела при общении с сотрудниками. Установите зрительный контакт, не скрещивайте руки и показывайте признаки участия, например, кивайте.

11. Стремитесь к ясности и прямоте

Сделайте свое сообщение ясным и прямым, используя простой язык и удаляя ненужный контент. Сосредоточьтесь на своих ключевых моментах и ​​объясните любые сложные или технические термины так, чтобы ваша аудитория могла их понять.

12. Чаще общайтесь

Частое общение с вашей командой показывает, что вы стремитесь делиться информацией и цените их мнение.

13. Используйте виртуальные инструменты

С увеличением числа сотрудников, работающих удаленно, исследуйте и внедряйте виртуальные инструменты для укрепления связи между компанией и ее удаленными сотрудниками. Вы можете использовать приложения для видеоконференций и обмена сообщениями, которые связывают сотрудников друг с другом.

14. Используйте разные стратегии

Помните, что члены вашей аудитории могут изучать и обрабатывать информацию по-разному. Включите различные методы коммуникации, в том числе слуховые и визуальные средства, чтобы помочь слушателям взаимодействовать с вашим материалом и запоминать его. Вы также можете попробовать различные физические настройки для встреч и альтернативные стили презентации, чтобы увидеть, что лучше всего подходит для вашей команды.

15. Имейте ключевое сообщение

Решите, какой главный вывод вы хотите получить из любого сообщения. Когда вы пишете, ссылайтесь на эту ключевую информацию, чтобы ваше сообщение оставалось целенаправленным. Повторите эту основную мысль несколько раз в своем сообщении.

16. Свяжите свое сообщение с вашей аудиторией

Найдите способ заставить вашу информацию находить отклик у вашей аудитории, объясняя, почему она актуальна и ценна для них. Это поможет вашим слушателям взаимодействовать с вашим материалом. Например, вы можете связать определенное процедурное обновление с тем, как оно сделает работу более эффективной и избавит сотрудников от повторяющихся задач. Вы также можете использовать юмор, поп-культуру или актуальные заголовки, чтобы привлечь внимание аудитории.

17. Спросите об обратной связи

Попросите сотрудников оставить отзыв об общении. Попросите их рассказать, какие методы общения они предпочитают, чувствуют ли они себя комфортно, сообщая о проблемах руководству, и удовлетворены ли они уровнем общения в компании. Рассмотрите возможность отправки анонимных опросов, чтобы получить самые честные ответы.

18. Измеряйте эффективность вашего общения

Чтобы узнать, насколько эффективно ваше общение, отслеживайте, насколько сотрудники взаимодействуют с вашим материалом. Вы можете отслеживать, сколько людей открывают ваши электронные письма, нажимают на ссылки или отвечают на опросы.