Как улучшить свои навыки делегирования за 7 шагов

Делегирование — важный управленческий навык. Если в ваши должностные обязанности входит руководство группами и параллельными проектами, улучшение ваших навыков делегирования может помочь вам более эффективно управлять людьми и задачами. Вы можете улучшить эту черту с помощью исследований и практики. В этой статье мы обсудим, что такое навыки делегирования, почему они важны, и предложим практические шаги по их улучшению.

Что такое навыки делегирования?

Навыки делегирования позволяют вам давать другим сотрудникам полномочия и указания, необходимые им для выполнения различных задач. Назначая задачи членам команды, вы можете уменьшить свою рабочую нагрузку, гарантируя, что никто не забудет или не пренебрежет этими проектами. Способность успешно определить подходящего человека для каждой задачи и мотивировать их на успешное выполнение может значительно улучшить результаты проекта команды.

Некоторые из наиболее распространенных и полезных навыков делегирования:

• Коммуникация: правильная передача задачи и ее конкретных инструкций назначенному сотруднику является важным навыком делегирования. В дополнение к навыкам письменного и устного общения, успешное делегирование также требует умения слушать, чтобы решать любые проблемы сотрудников и убедиться, что они понимают, чего вы от них ожидаете.

• Управление временем. Хотя делегирование обычно снижает вашу рабочую нагрузку, успешное управление временем по-прежнему важно для благополучия организации или отдела. При делегировании задачи вы обычно информируете нового владельца задачи о ее сроках и дополнительных расписаниях для каждой из контрольных точек задачи.

• Обучение: успешное делегирование задачи зависит от способности членов команды успешно выполнять делегированную задачу. При регулярном делегировании задач важно использовать навыки обучения, поскольку они могут помочь сотруднику приобрести способности и знания для выполнения задачи.

• Обратная связь: оценка работы члена команды во время выполнения делегированной задачи и предложение конструктивной критики — важный аспект делегирования. Член команды, который знает, что у него получается хорошо, а что можно улучшить, скорее всего, эффективно выполнит каждую задачу.

• Доверие: возможность доверять своему сотруднику выполнение задач позволяет продолжать цикл делегирования в различных проектах. Предоставление сотрудникам свободы принимать собственные решения относительно того, как они подходят к задаче, также может помочь создать доверие.

Почему важны навыки делегирования?

Некоторые из причин, почему навыки делегирования важны:

• Это расширяет возможности ваших сотрудников. Члены команды, которые знают, что их руководитель доверяет им важные задачи, скорее всего, будут чувствовать себя более важными для организации, что может улучшить их моральный дух и производительность.

• Это укрепляет доверие в команде. Делегирование задачи, по сути, означает доверие к способности другого сотрудника успешно выполнить эту задачу. Со временем это может привести к большему доверию между коллегами, поскольку они узнают о способностях друг друга.

• Это снижает вашу рабочую нагрузку. Успешное делегирование задач позволяет сэкономить время, которое затем можно использовать для других целей, имеющих отношение к вашей организации и ее целям.

• Это поможет вашим сотрудникам узнать что-то новое. Члены команды, получающие задания, не всегда могут быть полностью готовы к их выполнению, но если они проходят надлежащее обучение, они могут развить новые навыки, которые могут помочь организации и их собственной карьере.

Как улучшить навыки делегирования

Попробуйте выполнить следующие шаги, чтобы улучшить свои навыки делегирования:

1. Привыкайте к идее делегирования задач

Одна из самых больших проблем для менеджеров и руководителей групп — выработать привычку делегировать задачи. Увлеченность своей работой и недоверие к членам вашей команды в том, что они могут работать с теми же способностями, что и вы, — две наиболее распространенные причины, по которым вы не решаетесь делегировать работу.

Первый шаг к совершенствованию навыков делегирования полномочий — научиться доверять свою работу другим. Вы можете начать с делегирования второстепенных задач и постепенно делегировать более сложные по мере того, как вы обретете уверенность в своей команде.

2. Установите систему иерархии задач

Знание того, какие задачи делегировать и кому, включает оценку важности и сложности каждой задачи. Вы можете улучшить свою стратегию делегирования, создав систему приоритетов задач с критериями, характерными для вашего отдела. После этого вы сможете решать самые сложные и важные задачи самостоятельно, а остальные делегировать в соответствии со сложностью каждой задачи и опытом, специальностью и навыками ваших сотрудников.

3. Делегируйте в соответствии с сильными сторонами вашей команды

При выборе критериев для делегирования задач индивидуальные сильные и слабые стороны членов вашей команды могут стать основным фактором в вашем решении. Оценка их лучших качеств и делегирование задач таким образом, чтобы они могли использовать эти качества, может помочь вашей команде более последовательно соблюдать сроки проекта. Кроме того, делегирование задачи с учетом основных сильных сторон сотрудника, вероятно, поможет ему со временем стать лучше.

4. Проинструктируйте членов вашей команды о том, как выполнить задачу

Успешное делегирование часто зависит от прямых указаний членов команды. Это может включать любую конкретную информацию, необходимую для выполнения задачи, вехи, которые сотрудник должен выполнить, и окончательный срок выполнения задачи. Помимо того, что вы помогаете сотруднику понять, что именно вы от него требуете, подробные инструкции до того, как он начнет работать, могут сэкономить вам обоим время, так как меньше вероятность возникновения пробелов в общении.

5. Научите членов вашей команды новым навыкам

Если у вас нет членов команды с навыками, необходимыми для выполнения определенной задачи, вы можете сэкономить больше времени в долгосрочной перспективе, обучая их новым навыкам, а не выполняя задачу самостоятельно. Это позволяет команде брать на себя аналогичные задачи в будущем. В зависимости от предпочтений вашей команды вы можете предложить обучение с письменными материалами, демонстрациями, лекциями или комбинацией этих трех методов.

6. Совмещайте доверие сотрудников с проверкой их работы

Некоторые из наиболее важных аспектов делегирования — научиться доверять своим сотрудникам и знать, когда уместно проверить их прогресс. Поиск баланса между ними обычно зависит от характеристик каждого члена команды, поскольку некоторые, как правило, лучше работают, когда их оставляют в покое, в то время как другие предпочитают наблюдение, чтобы сохранить мотивацию. Если вы потратите время на то, чтобы понять, как каждый член вашей команды любит работать, это может улучшить общую производительность.

7. Научитесь предлагать эффективную обратную связь

Предоставление отзывов также является важным аспектом улучшения ваших навыков делегирования, поскольку это дает вашим сотрудникам возможность понять свою работу и то, как они могут ее улучшить. Помимо похвалы и конструктивной критики, также важно поощрять членов команды высказывать свои собственные отзывы о том, как вы делегируете задачи, даете инструкции и следите за завершением проекта. Научившись давать обратную связь и поощряя своих сотрудников делать то же самое, вы можете улучшить общение в команде и повысить доверие между членами команды.