Как удалить пробелы в Excel (с шагами и советами)
8 апреля 2022 г.
Знание того, как использовать такие программы, как Excel, может помочь вам в вашей профессиональной карьере. Такие навыки, как понимание того, как удалить лишние пробелы в программе, могут помочь вам работать более эффективно и снизить вероятность ошибок в вашей работе. Изучение различных способов определения и удаления пробелов в книгах Excel может помочь вам быстро устранять ошибки и улучшать профессиональный вид ваших документов. В этой статье мы рассмотрим три метода удаления пробелов в Excel, а также причины, по которым важно удалять пробелы, и советы по очистке данных в программе.
Почему важно научиться удалять пробел в Excel?
Важно научиться удалять пробелы в программе, потому что они могут вызвать ошибки при использовании формул, сделать ваши электронные таблицы беспорядочными и помешать при поиске определенных записей в вашей электронной таблице. При применении формул для выполнения расчетов в программе лишние пробелы могут привести к неточности результатов. Кроме того, при использовании таких функций, как функция поиска, для поиска определенных записей в большой электронной таблице ненужные пробелы могут помешать правильной работе функции. Удаление лишних пробелов обеспечивает правильную работу функций электронной таблицы и помогает вашим документам выглядеть упорядоченно и профессионально.
Как убрать пробелы в Excel
В программе есть три метода определения и удаления пробелов. Вот различные способы удаления ненужных пробелов:
1. Используйте функцию ОБРЕЗКИ
Функция TRIM позволяет удалить все пробелы, кроме одиночных пробелов между текстом в документе. Это поможет вам найти скрытые пробелы в вашем документе, такие как начальные, конечные и лишние пробелы, которые может быть трудно идентифицировать с первого взгляда. Функция TRIM использует следующую формулу:
=TRIM(ссылка на ячейку)
Вот шаги, как использовать эту функцию:
Начните с создания пустого столбца, известного как вспомогательный столбец, рядом со столбцом текста, который вы хотите отредактировать.
В первую ячейку вспомогательного столбца вставьте функцию TRIM. Вы можете получить доступ к функции TRIM, перейдя в меню «Текст» на панели инструментов и выбрав «TRIM» в раскрывающемся меню, или вы можете ввести формулу непосредственно в ячейку.
Скопируйте формулу вниз по столбцу по мере необходимости. Чтобы скопировать формулу, выберите ячейку, в которой вы изначально применили функцию, а затем перетащите курсор вниз по столбцу, чтобы применить ее ко всему столбцу.
Замените записи в исходном столбце очищенными записями, скопировав данные из вспомогательного столбца и вставив их в исходный столбец.
Удалите вспомогательный столбец и дважды проверьте точность новых данных.
2. Используйте ярлык «Найти и заменить».
Второй вариант — использовать команду быстрого доступа «Найти и заменить». Эта опция может иметь более ограниченное применение для поиска двойных пробелов между текстом. Вы можете использовать эту стратегию при работе с небольшими наборами данных. Вот шаги для использования этой команды:
Выберите диапазон ячеек, для которых вы хотите найти и заменить лишние пробелы.
Нажмите одновременно клавиши «CTRL» и «H» на клавиатуре, чтобы открыть диалоговое окно «Найти и заменить».
В поле «Найти что» введите два пробела с помощью пробела. В поле «Заменить на» введите один пробел, один раз нажав пробел.
Нажмите кнопку «Заменить все» и выберите «ОК», чтобы подтвердить свою команду.
Просмотрите данные, чтобы убедиться, что команда успешно заменила все двойные пробелы одинарными.
3. Используйте формулу замены
Формула замены также позволяет быстро заменить все пробелы в книге. Вот формула замены:
=ПОДСТАВИТЬ (ссылка на ячейку, ” “, ” “)
Чтобы использовать этот метод, выполните следующие действия:
Создайте вспомогательный столбец для исправленных данных в конце электронной таблицы или рядом со столбцом данных, которые вы хотите исправить.
Выберите первую ячейку вспомогательного столбца и либо введите формулу подстановки непосредственно в ячейку, либо вставьте формулу, перейдя в меню «Текст» на панели инструментов и выбрав «ПОДСТАВИТЬ» в раскрывающемся меню.
Если вы используете опцию меню, введите количество пробелов, которые вы хотите удалить, в поле «Старый_текст», используя кавычки. В поле с именем «Новый_текст» введите либо один пробел между кавычками, либо отсутствие пробелов между кавычками, чтобы указать, должна ли формула заменять лишние пробелы одним пробелом или без пробела.
После применения формулы скопируйте ее в остальную часть столбца, щелкнув первую ячейку и перетащив курсор вниз по столбцу.
Замените данные в исходном столбце исправленными данными, скопировав их из вспомогательного столбца и вставив поверх старых данных.
Что вызывает лишние пробелы в Excel?
Импорт данных из другого источника может привести к появлению дополнительных пробелов в вашей книге. Например, при копировании и вставке информации из другого источника могут появиться неожиданные пробелы между текстом, перед ним или после него. Вы также можете столкнуться с дополнительными пробелами, если импортируете данные непосредственно из внешнего источника. Если вы работаете с обширными наборами данных и вам часто нужно перемещать их между программами, различия в кодировании могут привести к появлению ненужных пробелов в вашей книге. Их удаление является частью процесса очистки данных, поэтому вы можете быть уверены, что любые расчеты или анализы, которые вы выполняете, дают точные ответы.
Советы по очистке данных
Вот несколько дополнительных советов по очистке данных, импортированных из других источников:
Заменить пустые ячейки
Пустые ячейки могут привести к ошибкам при выполнении расчетов или анализе с использованием данных в программе. Очистка пустых ячеек путем замены их нулем или другим числом может устранить эти ошибки. Чтобы легко определить и заполнить пустые ячейки, вы можете использовать следующие шаги:
Выберите диапазон ячеек, в котором вы хотите удалить пустые ячейки.
Нажмите клавишу F5 на клавиатуре.
В меню выберите «Особые».
Выберите «Пробелы» и нажмите «ОК».
Эта функция выделяет все пустые ячейки в выбранном диапазоне серым цветом. Это активные ячейки, поэтому введите фигуру, которую вы хотите заменить, в пустую ячейку и нажмите клавишу «Ввод», чтобы заполнить все выбранные ячейки новой фигурой.
Изменить регистр текста
Если вы импортируете данные из другого источника, текст может появиться в нестандартных случаях. Это может быть смешанный регистр, или часть текста может быть полностью строчной, а другой текст — прописной. Стандартизация текстовых регистров может улучшить внешний вид и функциональность документа, облегчив его чтение. Чтобы весь текст отображался в одном регистре, выполните следующие действия:
Выберите регистр, который вы хотите применить, например нижний, верхний или правильный.
Выберите ячейку с текстом, который вы хотите изменить, и введите формулу в строку формул. Например, чтобы сделать весь текст строчными, введите LOWER(text).
Нажмите клавишу ввода на клавиатуре, чтобы применить формулу.
Скопируйте формулу в другие ячейки, щелкнув ячейку, в которой вы применили формулу, и перетащив курсор вниз по столбцу.
Проверка правописания
Импортированный текст может содержать орфографические ошибки. Поскольку в программе нет функции проверки орфографии, другой способ проверить правильность написания — нажать клавишу F7 на клавиатуре. При нажатии этой клавиши появляется диалоговое окно, в котором указываются слова, которые могут содержать орфографические ошибки. Вы можете принять предложения, нажав кнопку «Изменить». Хотя эта функция может помочь вам найти некоторые орфографические ошибки, рассмотрите возможность просмотра документа вручную, чтобы убедиться, что все написания верны.
Очистить форматирование
При копировании или импорте данных из другого источника вы можете скопировать нежелательное форматирование в свою книгу. Удаление этого форматирования позволяет вам работать с необработанными данными и форматировать их так, как вам удобно. Вот шаги для очистки форматирования:
Выберите данные.
Нажмите «Очистить» на панели инструментов на вкладке «Главная».
Выберите «Очистить форматы» в меню.
Обратите внимание, что ни одна из компаний, упомянутых в этой статье, не связана с компанией Indeed.