Как сжать документ Word с помощью 7 методов

8 апреля 2022 г.

Хотя создание документа в Microsoft Word позволяет создавать и распространять информацию, большие документы часто требуют дополнительного места и ресурсов. Сжатие этих документов в Word позволяет профессионалам хранить, сохранять и отправлять важный контент. Понимание того, как эффективно сжимать документы, может подготовить вас к предоставлению значимой и эффективной информации и сотрудничеству с другими. В этой статье мы расскажем, почему важно сжимать документы Word и как сжать документ Word, чтобы помочь вам эффективно использовать это программное обеспечение.

Почему важно сжимать документ Word?

В некоторых случаях большие документы Word с вложениями и изображениями могут занимать значительное место на вашем компьютере. Если вы хотите поделиться документом по электронной почте или передать его в другое место в Интернете, вы можете захотеть, чтобы он был как можно меньше, не затрагивая содержимое. Это также может помочь освободить место на вашем компьютере, если вам нужно хранить другие документы.

Как сжать документ ворд

Вот семь методов, которые вы можете рассмотреть, чтобы ограничить размер вашего документа:

1. Сжать картинки

Поскольку изображения могут добавить в документ большой объем данных, сжатие изображений в документе может освободить место. Для этого вы можете выбрать изображение в документе. Когда появится вкладка «Формат изображения», вы можете выбрать «Сжать изображения» в разделе «Настройка». В разделе «Сжать изображения» вы можете убедиться, что «Применить только к этому изображению» не выбрано, если вы хотите сжать все изображения в документе.

Установка флажка рядом с «Удалить обрезанные области изображений» может еще больше увеличить пространство за счет удаления любых данных с обрезанных областей фотографий. Вы также можете выбрать желаемое разрешение в разделе «Разрешение». Меньшее разрешение может сэкономить дополнительное место в документе.

2. Сохраняйте изображения с более низким разрешением

Вы также можете ограничить размер документа, сохранив изображения с более низким, но все еще пригодным для использования разрешением. Для этого вы можете выбрать «Файл» в верхней части экрана, затем «Параметры» и, наконец, «Дополнительно». Оказавшись здесь, вы можете найти раздел «Размер и качество изображения».

В этом разделе вы можете выбрать «Отменить данные редактирования», чтобы удалить любые дополнительные данные, сохраненные в отредактированном изображении. Вы также можете убедиться, что флажок «Не сжимать изображения в файле» не выбран. Наконец, в списке «Разрешение по умолчанию» вы можете выбрать разрешение ниже 150ppi (пикселей на дюйм). Хотя требуемое разрешение изображений может зависеть от документа и его использования, вам может не понадобиться разрешение выше 150 пикселей на дюйм.

3. Удалите опцию встроенного шрифта

Внедрение шрифта может позволить вам поделиться своим документом, используя исходные шрифты, даже если получатель не имеет их в своей компьютерной системе. Он также может занимать дополнительное место в документе. Если шрифт вашего документа не так важен для вас или вы используете традиционный шрифт, к которому, как вы подозреваете, получатель уже имеет доступ, вы можете отключить встраивание шрифта, чтобы сэкономить место.

Для этого вы можете перейти в «Файл», «Параметры», а затем «Сохранить». В разделе «Сохранить точность при сохранении этого документа» вы можете убедиться, что флажок «Встроить шрифты в файл» не выбран. Если вы хотите внедрить шрифты, но при этом сэкономить место, вы можете выбрать «Вставлять только символы, используемые в документе (лучше всего для уменьшения размера файла)», а затем «Не вставлять общие системные шрифты».

4. Конвертировать в формат .docx

Изменение формата документа с .doc на .docx в версиях Word более поздних, чем 2007, может быстро уменьшить размер документа. Для этого вы можете выбрать «Файл», «Информация», а затем «Преобразовать». Если доступно, вы можете нажать «ОК», а затем «Сохранить». Это может создать новую, уменьшенную версию вашего документа, сохраняя при этом старую версию .doc.

5. Вставляйте изображения, а не копируйте и вставляйте

Вы также можете вставлять изображения со своего компьютера или других программ, а не копировать и вставлять их непосредственно из Интернета. Это может ограничить размер документа, поскольку при вставке изображения из Интернета Word может использовать более высокий размер или разрешение по умолчанию. Чтобы исправить это, вы можете сохранить изображение на свой компьютер из Интернета или из программы редактирования изображений. Чтобы добавить его в документ, вы можете выбрать «Вставить», «Фото», а затем «Фото из файла». Затем это может предложить вам возможность выбрать желаемую фотографию с вашего компьютера.

6. Редактируйте изображения перед добавлением их в документ

Еще один способ ограничить дополнительное пространство изображения — отредактировать фотографию перед ее добавлением в документ. Каждый раз, когда вы редактируете фотографию в документе Word, чтобы изменить ее размер, форму или любой другой аспект ее внешнего вида, Word может сохранять эту информацию о редактировании в виде данных. Поскольку эти данные могут занимать место, вы можете внести необходимые изменения перед добавлением фотографии. Это может гарантировать, что фотография останется максимально эффективной.

7. Откройте новый документ

Еще один способ ограничить размер документа — скопировать информацию с одного листа и вставить ее на новый лист. Это может помочь сжать документ, потому что это может удалить все оставшиеся данные от правок или других изменений форматирования. Если вы вставляете содержимое в другой документ Word, вы можете сохранить исходное форматирование, что может упростить этот процесс и сэкономить ваше время и ресурсы.

Для этого нажмите «Command + A» на компьютере Mac или «Control + A» на ПК, чтобы выбрать все содержимое на странице. Сделав это, вы можете нажать «Command + C» на Mac или «Control + C» на ПК, чтобы скопировать все содержимое. Чтобы открыть новый документ, вы можете выбрать «Файл», «Новый документ», а затем выбрать опцию «Пустой документ». После того, как вы открыли новый документ, вы можете нажать «Command + V» на Mac или «Control + V» на ПК, чтобы вставить его. Вы также можете щелкнуть правой кнопкой мыши и выбрать «Вставить».

Обратите внимание, что ни одна из компаний, упомянутых в этой статье, не связана с компанией Indeed.