Как стать более продуктивным, используя матрицу Эйзенхауэра

23 апреля 2021 г.

Президент Дуайт Д. Эйзенхауэр признавал, что правильное управление временем предполагает балансирование вашего времени между срочными и важными делами. Знание того, как эффективно управлять своим временем, может помочь вам быть более продуктивным на рабочем месте и предоставить вам возможности для роста.

Метод принятия решений Эйзенхауэра может быть отличным инструментом, который поможет вам управлять своими приоритетами и выберите, какие пункты в вашем списке дел должны быть выполнены немедленно, а какие можно делегировать. В этой статье мы обсудим, что такое матрица Эйзенхауэра, как ее создать, а также дополнительные советы, которые помогут вам эффективно использовать матрицу решений Эйзенхауэра на рабочем месте.

Что такое матрица Эйзенхауэра?

Матрица Эйзенхауэра — это инструмент для определения приоритетности задач, которые вам необходимо выполнить в зависимости от срочности, чтобы стать более эффективным и продуктивным в своей работе. Используя метод Эйзенхауэра, вы можете классифицировать задачи в зависимости от их срочности, чтобы определить, какие из них необходимо выполнить немедленно, а какие можно вообще исключить.

Матрица Эйзенхауэра названа в честь президента Эйзенхауэра, который разработал метод принятия собственных решений. Прежде чем стать 34-м президентом Соединенных Штатов, Эйзенхауэр был генералом армии США и верховным главнокомандующим союзными войсками во время Второй мировой войны. Он ежедневно сталкивался с трудными решениями о том, на какой из многих задач он должен сосредоточиться каждый день, что привело его к разработке метода организации решений по срочности и важности. Матрица Эйзенхауэра (также известная как коробка Эйзенхауэра) позже была описана в книге автора Стивена Кови «7 навыков высокоэффективных людей», которая популяризировала этот инструмент как способ решения проблем для бизнес-профессионалов.

Категории матрицы Эйзенхауэра

Используя матрицу Эйзенхауэра, вы делите свои обязанности на четыре категории:

• Срочные и важные: это задачи, над которыми вы будете работать немедленно.

• Важно, но не срочно: эти задачи важны, но их можно запланировать на потом.

• Срочные, но не важные: эти задачи нужно выполнить немедленно, но они не слишком важны и могут быть делегированы кому-то другому.

• Несрочные или важные: эти задачи можно полностью исключить.

Различные квадранты также могут быть помечены:

Срочное против важного

Два квадранта в матрице Эйзенхауэра — срочные и важные и срочные, но не важные. Чтобы лучше понять, какие задачи следует отнести к этим двум квадрантам, важно полностью понимать разницу между срочными и важными.

Срочные задачи

Это задачи, которые требуют немедленного внимания и переводят вас в реактивный режим. Они часто зависят от времени и ограничены сроками. Например, ответы на электронные письма или телефонные звонки могут быть срочными, но они могут быть важными, а могут и не быть. Срочные задачи часто связаны с достижением чужих целей.

Важные задачи

Это задачи, которые способствуют достижению ваших долгосрочных целей, миссии и ценностей. Важные задачи иногда бывают срочными, но во многих случаях это не так. Например, у вас может быть обязательство выступить в конце месяца, которое важно, но не является срочным в данный момент. Сосредоточившись на важных задачах, вы действуете в режиме реагирования, а не в режиме реагирования, что помогает вам оставаться рациональным, спокойным и готовым к новым возможностям.

Как использовать матрицу Эйзенхауэра

Вот основные шаги, которые вы можете предпринять, чтобы эффективно использовать метод Эйзенхауэра:

1. Классифицировать срочные и важные задачи

Начните с оценки вашего списка задач и классификации срочных и важных задач. Срочные задачи — это те, к которым привязан крайний срок, обычно в течение следующих одного или двух дней. Важные задачи — долгосрочные. Они могут не дать немедленных результатов, вместо этого они обычно сосредоточены на долгосрочных решениях.

2. Заполните квадрант «делать»

Эти задачи являются одновременно срочными и важными. У них обычно приближается крайний срок, и они способствуют достижению целей вашей компании. Начните с изучения списка задач и определения того, какие из них имеют наивысший приоритет. Если задача важна и ее нужно выполнить в течение одного-двух дней, она должна попасть в первый квадрант.

3. Перейдите в квадрант «решить»

Затем определите задачи, которые должны войти в квадрант «решить». Это важные, но не срочные задачи, такие как отправка важных электронных писем или общение с людьми. Задачи, которые вы помещаете в квадрант «решить», — это те, которые вы можете запланировать на другое время. Они важны для ваших долгосрочных целей. Когда вы планируете их, убедитесь, что у вас достаточно времени, чтобы завершить их, чтобы они не перешли в категорию срочных.

4. Заполните квадрант «делегаты».

После планирования важных, но не срочных задач, затем решите, какие из них вы можете делегировать. Эти задачи часто кажутся важными, но в конечном итоге не способствуют вашей продуктивности. Когда вы оцениваете свой список, решите, можно ли их запланировать на более позднее время или делегировать. Некоторые примеры действий, которые вы можете делегировать, — планирование собеседований, встречи, которые может проводить кто-то другой, или ответы на определенные электронные письма. Любые действия, которые можно делегировать кому-то другому, могут освободить ваше время, чтобы сосредоточиться на задачах в первом квадранте.

5. Избавьтесь от ненужных задач

В своем списке дел определите задачи, которые снижают вашу продуктивность и не способствуют достижению ваших целей. Обычные действия, которые вы должны исключить, — это обычные действия, которые вы можете использовать для прокрастинации, такие как посещение собрания без повестки дня или проверка социальных сетей.

Подробнее: Стратегии делегирования на рабочем месте

Советы по использованию матрицы Эйзенхауэра

Вот несколько советов, которые вы, возможно, захотите учесть при использовании матрицы решений Эйзенхауэра:

Ограничьте количество элементов на квадрант: если вы добавите слишком много элементов в каждый квадрант матрицы, вы можете сделать ее слишком сложной. Чтобы эффективно использовать матрицу Эйзенхауэра для тайм-менеджмента, вы должны ограничить количество задач до семи или восьми.

Составьте отдельные матрицы для профессиональных и личных задач. Хотя создать метод Эйзенхауэра и для личной, и для профессиональной жизни — хорошая идея, лучше всего создавать отдельные матрицы, чтобы избежать дублирования обязательств. Попробуйте выделить разное время дня для каждого вида обязательств и оцените, насколько хорошо система работает для вас.

Назначение цветовых кодов: Используйте цветовые коды для каждого из квадрантов. Это может помочь вам понять, что нужно сделать, просто взглянув на матрицу.

Сосредоточьтесь на одной задаче за раз: всегда сосредотачивайтесь только на одной задаче, прежде чем переходить к следующей.

Посвятите определенное время дня определенным обязанностям: вы можете выделить определенное количество часов или определенный период времени каждый день для деятельности в определенных квадрантах. Например, вы можете посвятить первые несколько часов своего дня работе над важными, срочными задачами в первом квадранте. Вы также можете выделить определенное количество часов каждую неделю для работы над важными, но несрочными задачами.