Как справляться с ограничениями ресурсов в управлении проектами

Чтобы проект был успешным, необходимо правильно управлять ресурсами, выделенными на него. В этом случае руководителям проектов важно понимать пределы или ограничения ресурсов, к которым у них есть доступ, чтобы повысить шансы на успех. Изучение того, как управлять ограничениями ресурсов для управления проектами, может помочь вам выполнять задачи даже при ограниченных ресурсах. В этой статье мы определяем ограничения ресурсов, обсуждаем распространенные примеры ограничений управления проектами и выясняем, как избежать последствий ограничений проекта.

Что такое ресурсные ограничения?

Ограничение ресурсов — это любое ограничение или риск, связанный с ресурсами, выделенными для проектов. Выявление этих ограничений управления ресурсами является частью процесса планирования проекта. Нехватка ресурсов может нарушить ваш проект и помешать его эффективной реализации.

Типичные примеры ограничений управления проектами

Вот некоторые из наиболее частых ограничений управления проектами, которые могут повлиять на результат вашего проекта:

Объем

Термин «ограничение объема» относится не только к тому, что команда проекта включает в проект, но и к тому, что они исключают. Прежде чем приступить к проекту, очень важно тщательно оценить его масштабы, чтобы создать реалистичные ожидания в отношении результата. Для этого компетентные руководители проектов начинают с разработки описания проекта, в котором четко определяется объем проекта с учетом как внутренних, так и внешних переменных.

Масштаб проекта в большинстве случаев может относиться к конкретным результатам, которые ключевые заинтересованные стороны согласовали и выполнили в срок. Затем руководители проектов исключают результаты, которые они не включили в первоначальный план.

Расходы

Ограничения по времени и стоимости — это наиболее понятные и легко поддающиеся количественной оценке ограничения проекта, с которыми вы можете столкнуться практически в каждом проекте, которым вы управляете. Стоимость (или бюджет) — это просто сумма денег, вложенная в конкретную деятельность для достижения желаемого результата. Прежде чем приступить к реализации проекта, необходимо максимально точно рассчитать стоимость. Это позволяет вам установить базовый уровень, с которым вы можете сравнить свои расходы и прогресс на протяжении всего проекта.

Время

Еще одним важным фактором, определяющим успех проекта, является тайм-менеджмент. Это связано с тем, что определяющим фактором успеха продукта является его завершение в установленные сроки. В начале жизненного цикла проекта важные заинтересованные стороны могут определить сроки «начать не раньше» и «завершить не позже», которых вы можете придерживаться. Сроки реализации проекта имеют решающее значение для его успеха. Наличие четко определенного графика проекта является критически важным компонентом эффективности тайм-менеджмента.

Выделите время на предварительное планирование, чтобы уменьшить количество корректировок, необходимых позже, и убедиться, что команда тратит время только на продуктивные действия.

Качественный

Процесс постоянного контроля качества всех операций и внесения исправлений до тех пор, пока проект не достигнет качества, требуемого в управлении качеством проекта. Процедуры управления качеством помогают контролировать затраты, устанавливать стандарты и определять действия, необходимые для достижения и подтверждения этих стандартов. Кроме того, эффективное управление качеством снижает вероятность отказа продукта или неудовлетворенных клиентов.

Ограничение качества фокусируется на качествах продукта. В общем, качество проекта может определить, насколько результат соответствует ожиданиям, установленным на этапах планирования.

Удовлетворенность клиента

Удовлетворенность клиентов — еще одно ресурсное ограничение, которое следует учитывать. Рассматривая удовлетворенность клиентов как ограничение, менеджеры проектов должны помнить, что простое завершение проекта вовремя, в рамках бюджета и в рамках объема не гарантирует удовлетворенности клиентов. В некоторых случаях вы можете удовлетворить требования важных заинтересованных сторон, даже если у вас нет официальных клиентов. Также важно учитывать, способствует ли инициатива достижению общей цели компании или потребителя.

Чем больше вы пытаетесь ответить на вопрос, как удовлетворить своих клиентов, тем эффективнее вы сможете производить продукт, услугу или результат, отвечающий их требованиям.

Ресурсы

Наконец, руководители проектов могут оценить наличие ресурсов, как материальных, так и человеческих. Это ограничение обычно связано со стоимостью, поскольку сумма денежных средств, выделенных на проект, определяет степень опыта и наличие ресурсов. ограничения на наличие и доступность ресурсов. В современной динамичной бизнес-среде менеджеры проектов часто возглавляют команды, которые географически разбросаны или состоят из различных групп внутри компании.

Как избежать последствий ограничений проекта

Вот несколько соображений, о которых следует помнить, чтобы справиться с ограничениями ресурсов:

1. Признайте ограничения

Важно, чтобы вы понимали любые ограничения, которые возникают в ходе проекта, до того, как вы их обработаете. Чтобы полностью понять ограничение, руководители проектов и их команды сначала определяют, какие части проекта могут пострадать, задавая вопросы, кто, что, когда, где, почему и в какой степени. Затем менеджер проекта может использовать различные инструменты и стратегии, чтобы обеспечить эффективное выполнение проекта. Некоторые из этих инструментов включают анализ рисков, причинно-следственный анализ, подходы к выравниванию ресурсов и общение с ключевыми заинтересованными сторонами.

2. Обучите ключевых стейкхолдеров

Как бы ни было важно понять ограничения самостоятельно, не менее важно общаться со своими спонсорами, клиентами и ключевыми заинтересованными сторонами, информируя их об ограничениях как можно больше. Крайне важно, чтобы клиент знал не только то, что команда включает в объем, но и то, что они исключили. Доступность ресурсов также является концепцией, которую они должны понимать, поскольку успех проекта может зависеть от того, насколько реалистичны их ожидания. Важно управлять ожиданиями клиентов и заинтересованных сторон.

Важным компонентом этой коммуникации является информирование ваших заинтересованных сторон об ограничениях проекта.

3. Подходите к ограничениям позитивно.

Одно из распространенных заблуждений неопытных менеджеров проектов состоит в том, что они думают, что ограничения проекта относятся к ограничениям или ограничениям их работы. Хотя ограничения могут представлять риски для проекта, они не обязательно являются негативными. Постарайтесь увидеть ограничения в положительном, а не в отрицательном ключе. Они могут помочь снизить риски и могут выступать в качестве руководящих принципов, помогающих ориентироваться в управлении проектами.

Вместо того, чтобы рассматривать ограничения проекта как ограничения или что-то, что нужно преодолеть, может быть полезно переосмыслить свою точку зрения. Рассматривая ограничения проекта как рекомендации, которые могут помочь вам в достижении долгосрочного успеха, вы сможете улучшить отношения как с профессией, так и с проектами, за которые вы отвечаете.