Как справиться с плохим коммуникатором на работе за 10 шагов

12 августа 2021 г.

В своей профессиональной карьере вы встречаете людей с разными стилями работы, характерами и уровнями навыков, которые иногда могут влиять на вашу работу или способности. Вы можете столкнуться с кем-то, кто все еще развивает свои коммуникативные навыки, что может затруднить взаимодействие или оставаться продуктивным. Зная больше о плохих коммуникаторах и о том, как лучше всего с ними работать, вы сможете развить профессиональные способности, такие как эмоциональный интеллект, которые можно использовать в любой работе или отрасли.

В этой статье мы объясним, как определить плохого коммуникатора, и перечислим 10 шагов, которые вы можете предпринять, чтобы лучше ориентироваться в потенциально сложной ситуации на работе.

Каковы характеристики плохого коммуникатора?

Черты и характеристики плохого коммуникатора могут отражаться во многих формах поведения. Вот некоторые из них, на которые следует обратить внимание:

Нерешительность

Нерешительность может быть признаком плохого общения. Хотя навыки принятия решений могут быть отделены от общения, эти два профессиональных качества часто связаны. Например, коллега может чувствовать себя менее уверенным в выборе, который он сделал или должен сделать, поэтому он избегает разговора или переписки по этому вопросу, что может быть истолковано как плохое общение.

Невосприимчивость

Плохие коммуникаторы могут оставить вас в догадках о том, что они думают или чувствуют по поводу ситуации, вместо того, чтобы поделиться своими мыслями. Они могут не принимать активного участия во встречах, разговорах по электронной почте или телефонных звонках. Они также могут отвлекаться, перегружаться или отключаться. Например, они могут не ответить на электронное письмо, в котором им напрямую задают вопрос, или они могут сделать предположения по теме и не ответить на них.

Многословие

Иногда плохой коммуникатор может много говорить. Способность или неспособность хорошо общаться важнее, чем то, как много кто-то говорит. Например, сотрудник может быть многословным, объясняя проблему обслуживания клиентов, с которой ему нужна помощь, предлагая больше ситуации, чем вам нужно для поддержки. Часто краткий и прямой язык является признаком эффективных и сильных коммуникаторов.

Неспособность слушать

Плохой коммуникатор может не активно слушать или внимательно читать. Например, они могут быстро прочитать электронную почту или потерять интерес во время совещаний и конференц-связи. Поскольку слушание является обязательной частью общения, информация, которую они пропустили, забыли или неверно истолковали, может впоследствии повлиять на плохое общение. И наоборот, активное слушание часто включает в себя зрительный контакт, отсутствие отвлекающих факторов, ведение заметок, задавание вопросов или выслушивание рекомендуемых действий или задач.

Отвлечение

Плохие коммуникаторы также могут легко отвлекаться на рабочем месте. Например, они могут прерывать встречи, сосредоточив внимание на элементе разговора, который не имеет отношения к делу, или отвлекаться на мысли, рабочие задачи и других людей. Когда кто-то сосредоточен, а не рассеян, он обычно устанавливает зрительный контакт и активно слушает.

Неорганизованная многозадачность

Многие люди на рабочем месте многозадачны в течение дня, и вы можете развить этот навык. Однако плохой коммуникатор часто может быть неорганизованным многозадачным, а не опытным. Например, они могут читать электронные письма или текстовые сообщения по телефону во время видеоконференции или останавливаться посреди проекта, чтобы заняться чем-то другим. Сильные организаторские способности и многозадачность обычно являются признаком хорошего коммуникатора, а не плохого.

Как работать с плохим коммуникатором

Есть несколько шагов, которые вы можете предпринять, чтобы преодолеть недостатки при работе с плохим коммуникатором. Вот 10 советов, которые вы можете использовать, чтобы улучшить свои навыки межличностного общения, общения и лидерства:

1. Признайте плохого коммуникатора

Признание плохого коммуникатора — это первый шаг в активной работе с ним, чтобы предотвратить ошибки, недопонимание и разочарование. Помните о чертах и ​​характеристиках, которые могут проявлять ваши коллеги, лидеры или клиенты, и научитесь противодействовать своим поведением, чтобы добиться положительных результатов. Некоторые люди демонстрируют более явные признаки того, что они плохо общаются, чем другие, и не у всех одинаковые модели поведения, шаблоны или характеристики.

2. Измените свою точку зрения

Работа с плохим коммуникатором может создавать проблемы, хотя изменение вашей точки зрения иногда может помочь командам оставаться продуктивными, позитивными и эффективными в своей работе. Рассматривайте ситуацию как возможность помочь. Вы можете предложить поделиться передовым опытом, организационными советами или рекомендациями. Общайтесь напрямую с человеком, которого вы хотите поддержать, вежливо сообщая ему, что его общение — это область возможностей для укрепления и что вы можете помочь. Сохраняя позитивный настрой и не забывая оставаться профессиональным, сострадательным и воспитанным, вы можете гарантировать, что ситуация не обострится и другой человек не займет оборонительную позицию.

3. Будьте четким коммуникатором

Быть эффективным коммуникатором — это мощный способ сбалансировать работу с плохим коммуникатором, особенно когда вы знаете о проблемах. Подумайте о том, чтобы развивать и оттачивать свои навыки говорения, аудирования, письма и невербальные навыки. Вот несколько способов четкого общения:

• Примите меры в отношении неверно истолкованных или проигнорированных указаний или указаний.

• Повторяйте информацию устно или письменно.

• Задавайте уточняющие вопросы, чтобы убедиться, что другие правильно поняли ваши указания.

• Используйте краткие формулировки, чтобы никто не мог неверно истолковать.

• Будьте активным слушателем, чтобы распознать опасения, проблемы или путаницу.

Хотя это поведение является чертой хорошего общения, которую можно использовать с любым на рабочем месте, помните, что вам может потребоваться проявлять больше усердия с плохим коммуникатором, чем с другими коллегами, клиентами или руководителями.

4. Запишите вопросы в письменном виде

Устное общение может быть эффективным в вашей личной и профессиональной жизни, хотя важные вопросы часто неопровержимы, если они изложены в письменной форме, особенно если вы работаете с плохим коммуникатором. Рассмотрите возможность использования различных техник для повторения словесных разговоров в письменной форме. Вот несколько идей:

• Ведите протокол собрания.

• Официально делитесь важной информацией с помощью документации, такой как контракты, переговоры или счета.

• Отправьте резюме задач или вопросов для обсуждения по электронной почте после телефонного звонка или личного обсуждения.

5. Говорите лично

Использование двойных методов общения часто дает меньше возможностей для путаницы или неправильного толкования, что иногда может произойти, если вы используете только письменную корреспонденцию. В зависимости от ситуации часто имеет смысл позвонить заказчику, клиенту или коллеге, чтобы обсудить проблему или дать конкретные инструкции. Вы также можете получить представление о мышлении человека, чтобы понять, как он что-то интерпретирует.

Если вы общаетесь с группой людей, рассмотрите возможность проведения телефонной конференции или физической встречи. Это может помочь вам убедиться, что все понимают ожидания, задачи и цели, что обычно экономит время позже. В качестве разумной привычки вы также можете подвести итоги в письменной форме после встречи или звонка.

6. Задавайте уточняющие вопросы

Даже отличные коммуникаторы могут оговориться или упустить информацию, поэтому задавать уточняющие вопросы — хорошая профессиональная привычка, которую можно использовать в любое время. Например, если вас смущают инструкции, которыми поделились в электронном письме или во время встречи, спросите об этом. Обычно вы не единственный, кто ищет разъяснений. Выступая в качестве коммуникатора, попробуйте спросить других, есть ли у них вопросы, которые вы можете задать или уточнить, делаете ли вы это в конце встречи или конференц-связи или в виде предложения в нижней части вашего электронного письма, приглашающего людей связаться с вами для вопросов. и опасения.

7. Действуйте как фасилитатор

Чтобы помочь сбалансировать тех, кто все еще развивает коммуникативные навыки, попробуйте действовать в качестве фасилитатора и распорядителя хорошего общения в вашей компании, отделе или команде. Например, вы можете вернуть чье-то внимание на работе или перенаправить встречу, которая отклоняется от намеченного обсуждения. Вы можете предложить продолжить общение с членами команды или выступить в качестве лидера по коммуникации для выполнения задачи. Выступая в качестве фасилитатора для вашей организации, вы можете не только продолжать улучшать свои коммуникативные навыки, но и эффективно влиять на других своими действиями.

8. Используйте язык тела

Язык тела – важный элемент общения. Вы можете отправлять и получать невербальные сообщения с помощью языка тела, поэтому рассмотрите возможность узнать больше о том, как интерпретировать знаки и укреплять свое собственное общение с помощью эффективного языка тела. Вот несколько распространенных способов подкрепить вербальное общение с помощью языка тела, которые могут быть полезны при работе с плохими коммуникаторами:

• Установите зрительный контакт, чтобы привлечь внимание.

• Кивайте головой движениями «да» или «нет», которые соответствуют тому, что вы говорите.

• Используйте приветственные движения рук и жесты, чтобы способствовать позитивному настрою.

9. Изменить местоположение

Смена местоположения иногда может быть полезной тактикой при работе с плохим коммуникатором. Например, вы можете сообщить важную информацию коллеге за чашкой кофе, обедом или в комнате отдыха, а не за его столом. Разговор один на один, свободный от давления, стресса или отвлекающих факторов из-за другой работы поблизости, может иметь значение для эффективного общения для некоторых людей. Если вы возглавляете команду сотрудников, рассмотрите возможность наблюдения за ней, чтобы узнать, кто лучше реагирует, в каких условиях или обстоятельствах, чтобы помочь вам лучше общаться с ними.

10. Будьте настойчивы в своих усилиях

Помните, что улучшение коммуникативных навыков часто требует времени. Дайте себе и другим на работе благодать, терпение и возможность изучить новые методы или поэкспериментировать, чтобы увидеть, что лучше всего работает для них. Подумайте о том, чтобы быть настойчивым в своих усилиях и продолжайте пробовать альтернативные подходы, чтобы помочь плохому коммуникатору развить лучшие привычки. Вы можете исследовать и использовать другие методы, полученные от коллег, семинаров или личного опыта.