Как спланировать виртуальное мероприятие за 5 шагов (с примерами)

Поскольку технологии продолжают развиваться, многие компании используют их для проведения виртуальных мероприятий. Проведение мероприятий онлайн может быть более рентабельным и позволить людям со всего мира присутствовать на них. Если вы хотите провести виртуальное мероприятие, точное знание того, как это сделать, поможет обеспечить успех вашего мероприятия. В этой статье мы объясним, как спланировать виртуальное мероприятие, перечислим примеры мероприятий, которые вы можете организовать, и дадим советы, которые помогут вам провести успешное мероприятие.

Как спланировать виртуальное мероприятие

Чтобы провести успешное виртуальное мероприятие, выполните следующие действия:

1. Определите свою аудиторию

Прежде чем вы сможете спланировать свое виртуальное мероприятие, вам необходимо определить, кто является вашей целевой аудиторией. Это поможет вам определить тип мероприятия, которое вы хотите провести, и цели, которые вы планируете достичь с помощью мероприятия. Это также поможет вам определить, когда и где провести мероприятие, так как это должно быть удобно для вашей аудитории.

Попробуйте определить свою целевую аудиторию, подумав об их возрасте, роде занятий, уровне опыта и образования. Это позволяет вам планировать событие, которое ценно для них. Подумайте, какие проблемы у вашей аудитории могут возникнуть, и которые вы можете решить с помощью своего мероприятия. Например, если ваша целевая аудитория — разведенные родители, может быть полезно провести вебинар о том, как стать родителями.

2. Выберите тип и формат виртуального мероприятия

Существуют различные типы виртуальных мероприятий на выбор, такие как сетевые мероприятия, мероприятия по сбору средств или конференции. Тип мероприятия, который вы выберете, должен быть ясен после того, как вы определите свою аудиторию и цели. Например, если ваша цель — собрать деньги на благотворительность, вы знаете, что проводите мероприятие по сбору средств. Следующее, что нужно учитывать, — это формат вашего виртуального мероприятия. Вы можете выбирать из прямых трансляций, предварительно записанных событий или сочетания того и другого.

Прямая трансляция — это событие, которое вы транслируете, и ваша аудитория посещает его в режиме реального времени. Вы также можете записать прямую трансляцию, чтобы другие зрители могли посмотреть ее позже. Предварительно записанный сеанс включает в себя предварительную запись всего мероприятия и предоставление вашей аудитории возможности посмотреть его в удобное время. Вы можете комбинировать оба формата, чтобы некоторые сегменты были записаны в прямом эфире, а другие предварительно записаны. Например, вы можете провести конференцию с предварительно записанной презентацией, а затем провести сеанс вопросов и ответов в прямом эфире.

3. Планируйте контент

Теперь, когда вы знаете мельчайшие детали о своем виртуальном мероприятии, вы можете спланировать контент. Создайте расписание или план, состоящий из тем, которые вы планируете осветить, сессий, которые вы хотите включить, и выступающих людей. Постарайтесь выделить определенное время для каждой темы или сессии, чтобы вы знали, как долго будет продолжаться ваше мероприятие.

4. Продумайте логистику

Далее определитесь с логистикой вашего мероприятия. Сюда входит информация о том, когда состоится мероприятие, кто именно будет приглашен и как вы собираетесь его проводить. Поскольку это виртуальное мероприятие, наиболее важным аспектом, который следует учитывать, является технология, которую вы собираетесь использовать. На этом этапе рассмотрите следующие вопросы, которые помогут вам разобраться в логистике вашего мероприятия:

Сколько человек будет присутствовать?
Какую платформу вы будете использовать для проведения мероприятия?
Может ли эта платформа вместить всю вашу аудиторию?
Может ли эта платформа поддерживать формат мероприятия, например, позволяя приглашенным докладчикам стать ведущим или создавать отдельные комнаты для небольших дискуссий?
Как вы будете рассылать приглашения и отслеживать полученные ответы?
Как вы будете собирать платежи или пожертвования от участников?
Кого вы пригласите выступить на вашем мероприятии, и есть ли у них оборудование или технологии, необходимые для участия?
Что вы будете делать, если возникнут технические трудности, такие как отключение интернета?

Ответив на эти вопросы, вы сможете спланировать идеальное мероприятие. Это позволяет вам решать проблемы до того, как они возникнут, и гарантирует, что вы будете полностью готовы к новому дню.

5. Разошлите виртуальные приглашения или рекламируйте мероприятие

Когда вы закончите со всем своим планированием, вы можете начать приглашать участников, если вы проводите мероприятие только по приглашению. Рассмотрите возможность использования программного обеспечения для управления мероприятиями, чтобы легко рассылать приглашения и получать ответы на приглашения. Сбор RSVP позволяет вам оценить количество людей, посетивших ваше мероприятие, чтобы вы могли правильно спланировать его. Организуйте контактную информацию всех участников, чтобы вы могли легко связаться с ними, если в вашем мероприятии произойдут какие-либо изменения.

Если вы открываете свое мероприятие для публики, вам может потребоваться рекламировать его, а не рассылать приглашения. Существует несколько способов продвижения вашего мероприятия, например, по электронной почте с контактами, которые у вас уже есть, на различных платформах социальных сетей или путем поиска спонсора для проведения и продвижения вашего мероприятия. Убедитесь, что ваши посетители записались на ваше мероприятие, чтобы вы могли отслеживать количество людей, пришедших на него.

Примеры виртуальных событий

Чтобы лучше понять виртуальные мероприятия, вот несколько примеров, которые вы можете организовать:

Вебинары

Вебинар — это своего рода информативная презентация, лекция или мастер-класс, проводимые онлайн. Обычно в нем участвуют ведущий и докладчики, которые являются экспертами в определенной области, например, финансовые консультанты, выступающие на финансовом мероприятии. Вебинары обычно проводятся в прямом эфире, поэтому ведущие и спикеры могут взаимодействовать с аудиторией и поддерживать ее интерес.

Конференции

Виртуальные конференции, как и их очные аналоги, обычно представляют собой многодневные мероприятия, на которых встречаются большие группы людей, чтобы узнать и обсудить общие интересы. Например, технологическая конференция может быть посвящена выпуску любой новой технологии. Участники могут смотреть прямые трансляции запланированных выступлений или панелей, общаться с другими участниками в виртуальных комнатах обсуждения или взаимодействовать с участниками дискуссии посредством сеансов вопросов и ответов.

Сетевые события

Виртуальное сетевое мероприятие позволяет участникам, которые могут не знать друг друга, встретиться и установить профессиональные связи. У событий виртуальной сети обычно есть хост, который способствует встречам и беседам. Они могут включать комнаты обсуждения, которые позволяют посетителям общаться в небольших группах или быть более интерактивными со всеми посетителями.

Тимбилдинговые мероприятия

Компании проводят виртуальные тимбилдинговые мероприятия, чтобы побудить своих сотрудников познакомиться друг с другом и построить прочные рабочие отношения. Это особенно полезно для команд, которые работают исключительно удаленно, поскольку сотрудники могут жить в разных районах, а это означает, что они никогда не встречались лично. Мероприятия по построению команды обычно включают в себя мероприятия или игры, чтобы поднять настроение и побудить участников познакомиться друг с другом.

Мероприятия по сбору средств

Виртуальные мероприятия по сбору средств помогают хозяевам собирать деньги, как правило, на благотворительные цели. Многие некоммерческие организации проводят виртуальные мероприятия по сбору средств, чтобы повысить осведомленность о своем бизнесе и заработать деньги, чтобы поддержать себя и свое дело. Примером виртуального мероприятия по сбору средств является виртуальный забег или прогулка, когда участники проходят или пробегают 5 км самостоятельно и просят пожертвования для поддержки своих усилий.

Найм событий

Некоторые компании переходят на виртуальные мероприятия по найму, чтобы набирать новых сотрудников в свои команды. Они могут приглашать квалифицированных кандидатов на собеседование на открытые вакансии, помогая им сузить свой список, чтобы пригласить на личное собеседование лишь несколько кандидатов. В зависимости от компании весь процесс может быть онлайн.

Общественные мероприятия

Виртуальные мероприятия также могут быть социальными для семьи, друзей, коллег или клиентов. Они могут быть хорошим способом для людей узнать друг друга или оставаться на связи в менее формальной обстановке, например, во время онлайн-счастливого часа или игрового вечера. Компании часто проводят общественные мероприятия, чтобы помочь сотрудникам улучшить или сохранить баланс между работой и личной жизнью.

Советы по проведению виртуального мероприятия

Чтобы ваше виртуальное мероприятие прошло идеально, воспользуйтесь следующими советами:

Протестируйте свою технику заранее. Чтобы свести к минимуму несчастные случаи в день мероприятия, заранее проверьте все свое технологическое оборудование, чтобы убедиться, что оно работает. Если вы можете, имейте резервное оборудование или план резервного копирования на случай, если ваша технология выйдет из строя, например, внедрите другой хост, если ваш интернет начнет работать.
Получить помощь. Даже если вы проводите небольшое мероприятие, наличие помощника или коллеги может упростить вам задачу. Это позволяет вам делегировать небольшие задачи, чтобы вы могли сосредоточиться на больших.
Постоянно проверяйте свою аудиторию. Если вы проводите живое мероприятие, важно обеспечить участие вашей аудитории. Постоянно связывайтесь с ними, задавая вопросы или поощряя их к разговору в чате, показывая им, что вам интересно то, что они говорят.
Подготовьте сценарий. Чтобы все прошло гладко, подготовьте сценарий или предложите своим спикерам сделать это. Вам не нужно следовать этому сценарию слово в слово в день мероприятия, но наличие заметок, на которые можно ссылаться, поможет вам чувствовать себя более уверенно во время мероприятия.