Как спланировать мероприятие за 6 шагов (с советами)

Планируете ли вы большую конференцию, небольшую встречу или дружеское собрание на работе, наличие стратегического плана поможет вам оставаться организованным. Независимо от размера мероприятия, хороший план учитывает такие детали, как даты начала и окончания, бюджет, место проведения, маркетинг, участников и многое другое, чтобы все прошло гладко. В этой статье мы обсудим, почему планирование мероприятия важно, как организовать мероприятие и советы, которые помогут вам составить подробный план.

Почему важно планировать мероприятие?

Организация мероприятия — это когда вы планируете каждый элемент вашего мероприятия от начала до конца. Вы придумываете идеи для своего мероприятия и определяете способы реализации своего видения. Планирование мероприятия важно, потому что оно:

• Снижает уровень стресса: планирование мероприятия может убедить вас в том, что вы делаете все необходимое, чтобы ваше мероприятие прошло успешно. Например, вы можете меньше нервничать, если знаете, что уже забронировали место и нашли поставщиков.

• Экономия денег. Заблаговременная оценка финансовых ресурсов поможет вам избежать перерасхода средств на мероприятия. Благодаря эффективному планированию вы можете сравнивать цены поставщиков и мест и выбирать те, которые соответствуют вашему бюджету, что не позволяет вам тратить больше денег, чем вы планировали, оплачивая вещи в последнюю минуту.

• Способствует творчеству: планируя мероприятия, вы можете обдумать, как организовать мероприятие так, чтобы оно понравилось вашим гостям. Например, вы можете подавать популярные блюда или проводить мероприятия, чтобы развлечь посетителей.

Виды профессиональных мероприятий.

Компании могут приглашать сотрудников и заинтересованных лиц на различные профессиональные мероприятия, такие как:

• Конференции

• Выставки

• Благотворительные функции

• События запуска продукта

• Заседания совета директоров

• Празднование важных событий компании

Как спланировать мероприятие

Выполните следующие действия, чтобы координировать профессиональное мероприятие:

1. Создайте цель

Цель мероприятия — это цель вашего мероприятия и то, что вы хотите, чтобы ваши гости испытали. Чтобы поставить перед собой четкую цель, спросите себя, чего вы хотите достичь этим мероприятием. Также может помочь рассмотрение таких факторов, как:

• Демографические данные гостей. Учитывайте возраст и принадлежность к группе людей, которых вы хотите посетить на своем мероприятии. Возможно, вы организуете благотворительную акцию, чтобы собрать деньги на новую игровую площадку, поэтому приглашаете на нее детей всех возрастов.

• Повод для мероприятия. Повод — это причина, по которой вы планируете мероприятие, например, чтобы развлечь сотрудников за их тяжелую работу или предоставить возможности для общения профессионалам в вашей отрасли.

• Одежда: знание повода мероприятия может помочь вам решить, как вы хотите, чтобы ваши гости были одеты. Например, если мероприятие официальное, вам может потребоваться черный галстук.

2. Составьте бюджет

Ваш бюджет определяет стоимость мероприятия и сумму денег, которую вы можете позволить себе потратить. Оценивая свои финансовые ресурсы, учитывайте следующие расходы:

• Место проведения: стоимость аренды помещения может зависеть от его размера и предлагаемых удобств. Места проведения также могут взимать плату за продолжительность мероприятия. Как только вы узнаете цель своего мероприятия, важно определить, как долго вы хотите, чтобы мероприятие длилось, чтобы вы могли сравнить затраты на место проведения.

• Еда: еда и напитки требуют средств для поставщиков, чтобы приготовить еду и подать ее вашим гостям. Стоимость питания может зависеть от типа еды и размера порций. Например, первые блюда из морепродуктов на 100 человек могут быть дороже, чем закуски на 50 гостей.

• Развлечения. Некоторые артисты, такие как музыканты или стендап-комики, могут взимать более высокие цены в зависимости от уровня их известности и количества времени, которое вы хотите, чтобы они выступали. Вы также можете нанять профессиональных ди-джеев или танцоров, стоимость которых может варьироваться.

• Фотограф или видеооператор. Если вы хотите задокументировать свое мероприятие, вам может потребоваться зарезервировать средства для найма профессионального фотографа или видеооператора. Они могут взимать фиксированные почасовые ставки или предлагать пакет мероприятий, который может включать редактирование и доставку фотографий или видео с вашего мероприятия.

• Персонал мероприятия: при найме персонала вам может потребоваться больше средств в зависимости от размера вашего мероприятия. Например, вы можете платить хозяевам за то, чтобы они проводили гостей на свои места и представляли основных докладчиков.

• Публичность: если вам нужно опубликовать свое мероприятие, это может потребовать дополнительных средств. Например, вам может потребоваться заплатить телекомпаниям за трансляцию рекламных роликов или радиоведущим за продвижение вашего мероприятия в эфире. Вы также можете платить за рекламу в социальных сетях, чтобы расширить охват своих рекламных кампаний в Интернете.

3. Выберите дату

Дата вашего мероприятия определяет, когда вы хотите, чтобы мероприятие состоялось. Важно согласовать дату на ранних этапах планирования, чтобы вы могли зарезервировать дату для вашего места проведения и забронировать развлечения. Вам также нужно помнить о конкретной дате, чтобы у вас было достаточно времени для продвижения вашего мероприятия среди целевой аудитории. Вот факторы, которые следует учитывать при выборе даты мероприятия:

• Погода: Зная цель вашего мероприятия, вы можете выбрать время года, в которое вы хотите провести мероприятие. Например, если вы организуете мероприятие на открытом воздухе, вы можете выбрать дату весной, а не зимой. Также полезно учитывать ежегодные погодные изменения, такие как сезон ураганов, которые могут повлиять на место проведения вашего мероприятия.

• Другие события: следите за активностью в вашем регионе, чтобы получить информацию о других функциях, которые могут мешать вашей работе. Например, если крупная конференция проходит в те же выходные, что и ваше мероприятие, может быть ограниченная парковка или повышенный трафик, что может повлиять на посещаемость гостей.

• Организационный рабочий процесс: планирование и проведение мероприятия требует усилий от сотрудников вашей организации. Выберите дату, которая позволит вашим сотрудникам посвятить время и навыки, необходимые для организации мероприятия, при этом выполняя свои обычные рабочие задачи.

4. Выберите и забронируйте место

Площадка – это место, где происходит ваше мероприятие. Выберите настройку, соответствующую теме или цели вашего мероприятия. Например, если целью вашего мероприятия является пропаганда фитнеса и хорошего самочувствия для детей, вы можете запланировать мероприятия в местном парке. Прежде чем бронировать место для проведения мероприятия, обратите внимание на следующие факторы:

• Размер: лично посетив заведение или оценив его планы этажей, вы сможете определить, достаточно ли оно велико для размещения ваших гостей. Вы также можете искать дополнительное пространство, например, небольшие комнаты, где вы можете проводить индивидуальные сеансы, или частные зоны отдыха для ваших артистов.

• Место: с помощью списка гостей оцените, откуда ваши гости могут приехать, чтобы выбрать место в удобном месте, которое также может побудить гостей посетить мероприятие. Например, если вы проводите мероприятие в крупном городе, таком как Лос-Анджелес, гости могут захотеть поехать на ваше мероприятие из-за возможности посетить город.

• Парковка: на объектах могут быть парковочные места для гостей, или расположение места проведения может требовать, чтобы гости парковались на улице или в окрестностях. Вы можете указать правила парковки для вашего мероприятия в приглашениях и рекламных акциях.

• Доступность: важно выбрать место с доступными входами и ванными комнатами для ваших гостей.

• Технология: вам может понадобиться аудио/видео оборудование для проведения вашего мероприятия. Спросите у организаторов площадки, можно ли проводить презентации с большими экранами или подключаемыми микрофонами. Вы также можете узнать об акустике помещения, чтобы ваши гости могли слышать динамики независимо от того, где они сидят в комнате.

• Инклюзивность: некоторые места включают еду и фотосъемку, например, в стоимость аренды. Если вы хотите ограничить количество поставщиков для вашего мероприятия, ищите место с инклюзивными пакетами.

5. Найдите поставщиков

Продавцы — это предприятия, которые могут помочь поддержать ваше мероприятие. Например, вы можете нанять частную охранную фирму для наблюдения за действиями на вашем мероприятии и защиты ваших гостей от вреда. Вы также можете связаться с местным флористом, чтобы предоставить цветы и другие украшения для вашего мероприятия. Чтобы найти поставщиков, подумайте о своем бюджете и типе сторонней помощи, которая вам нужна.

6. Разработайте план продвижения

Продвижение вашего мероприятия до его даты может вызвать интерес к мероприятиям и дать вашим гостям достаточно времени, чтобы договориться о своем расписании. На рекламных материалах, которые вы отправляете, вы можете указать дату и время мероприятия. Вы также можете включить логотипы ваших спонсоров и любую важную информацию, которую должны знать гости, например, какую еду вы будете подавать и какая одежда требуется. Примеры рекламных инструментов включают в себя:

• Социальные сети

• Телевидение

• Радио

• Рекламная рассылка

• Информационные бюллетени

• Организационный сайт

Советы по планированию мероприятий

Чтобы получить дополнительную помощь в планировании профессиональных мероприятий, воспользуйтесь следующими советами:

Делегируйте задачи конкретным людям

Для успешной координации мероприятия важно делегировать обязанности людям из вашей команды по планированию мероприятий. Рассмотрите возможность создания специальных комитетов для обработки различных частей мероприятия. Например, у вас может быть комитет по бюджету, который следит за тем, чтобы вы не превышали бюджет, и комитет по продвижению, который координирует рекламу на телевидении и радио. Когда вы делегируете задачи, рассмотрите возможность проведения еженедельных совещаний для обсуждения хода планирования мероприятий и новых идей.

План на случай непредвиденных обстоятельств

Наличие резервного плана для вашего первоначального маршрута мероприятия может позволить вам эффективно реагировать на проблемы, не зависящие от вас. Придумав этот план, просмотрите свою повестку дня и снова свяжитесь со своими поставщиками, чтобы убедиться, что все готово. Например, если вы планируете мероприятие на открытом воздухе, вам может понадобиться крытое пространство, куда ваши гости смогут войти, если пойдет дождь. Примеры непредвиденных обстоятельств включают:

• Место перебронировано

• Отмененные спикеры и артисты

• Внезапные наводнения и торнадо

• Технические трудности

Расширяйте свою сеть

Зная больше людей в вашей отрасли, вы сможете приглашать больше профессионалов на свои мероприятия и предоставлять вам более широкий доступ к поставщикам. Свяжитесь со своими контактами и расскажите им о теме вашего мероприятия и его маршруте. Они могут использовать эту информацию, чтобы предлагать потенциальные места проведения или артистов.