Как спланировать мероприятие за 10 шагов (с советами)

17 марта 2022 г.

Успешное мероприятие обычно включает в себя множество отдельных частей, выбор и управление каждой из которых зависит от организаторов. И организации, и индивидуальные клиенты получают выгоду от хорошо организованных мероприятий. Людям, заинтересованным в планировании особого случая или развитии карьеры в планировании мероприятий, может быть полезно узнать об этом процессе. В этой статье мы обсудим важность планирования мероприятия, как спланировать мероприятие за 10 шагов и несколько советов, которые могут помочь вам спланировать свое собственное.

Почему важно планировать мероприятие?

Мероприятие важно спланировать, потому что оно обычно требует нескольких элементов, сотрудников и услуг, которые требуют предварительного бронирования, связи и оплаты. Планирование мероприятия часто гарантирует, что мероприятие пройдет в соответствии с видением организатора и клиента, а гости получат удовольствие от своего времени. Вот список дополнительных преимуществ планирования мероприятия:

• Координация: это означает, что все службы, такие как кейтеринг и музыка, работают одновременно и работают по мере необходимости.

• Безопасность: Это означает, что гости безопасно прибудут, хорошо проведут время и уйдут. Охранники часто следят за порядком проведения мероприятия и хорошим поведением гостей.

• Цели: это означает, что мероприятие соответствует целям клиента в отношении цели, оформления, удовольствия и организации мероприятия.

Как спланировать мероприятие за 10 шагов

Вот список из 10 шагов, которые могут помочь вам спланировать мероприятие:

1. Организуйте свои цели

Первым шагом в планировании любого мероприятия является определение ваших целей и задач по этому случаю. Обычно это включает в себя определение цели мероприятия и задач, которые могут помочь вам достичь этой цели. Например, ваше мероприятие может быть сбором средств для конкретной организации, запуском продукта или мероприятием по повышению узнаваемости бренда. Цели мероприятия обычно относятся к реакции посетителей и участию в мероприятии. Это может включать увеличение числа подписчиков бренда в социальных сетях, увеличение продаж продукта или получение большего количества средств, чем предыдущий сбор средств.

Другой частью организации целей и задач является определение ключевых моментов мероприятия. Это также может помочь вам достичь целей вашего мероприятия. Например, подумайте, сколько участников вы ожидаете на этом мероприятии. Вот список других соображений:

• Дата мероприятия и количество времени на подготовку, которое у вас есть

• Местонахождение и демографические данные участников, например их возраст

• Место проведения или список возможных мест

• Тип события и его продолжительность, например, от одного до трех дней.

2. Установите бюджет

Бюджеты обычно помогают организаторам определить, сколько средств получает каждый элемент мероприятия. Они также могут помочь команде определить реалистичные параметры расходов на мероприятия и ограничить неожиданности, которые получает группа планирования, например непредвиденные расходы. При создании бюджета подумайте о том, чтобы оставить место для изменений или корректировок с течением времени. Убедитесь, что вы придерживаетесь бюджета в максимально возможной степени, чтобы вы могли остаться в нем. Вот список вещей, которые вы можете заложить в бюджет в процессе планирования:

• Место проведения

• Еда и напитки

• Развлечение

• украшения

• Персонал

• Маркетинг

• Программное обеспечение для управления событиями

• Страхование

• Путешествовать

• Дополнительные принадлежности

• Спонсоры

• Прочие расходы

Вам также может быть полезно создать электронную таблицу, которая поможет вам организовать расходы. Некоторые люди считают, что добавление в электронную таблицу полей, таких как предполагаемые затраты, фактические затраты, поставщики и описания товаров, может помочь в организации работы. Вам также может быть полезно поделиться этой таблицей с другими членами команды в целях подотчетности и в образовательных целях.

3. Создайте команду для проведения мероприятий

Для крупных мероприятий обычно требуется более одного человека для планирования и выполнения обязанностей, но для небольших мероприятий может быть полезным только один или два организатора. Назначение задач нескольким назначенным организаторам часто помогает ускорить процесс планирования, а также помогает поддерживать подотчетность среди участников. Вы можете рассмотреть возможность назначения руководителя проекта или председателя комитета руководителем команды мероприятия, чтобы они могли помочь с руководством и ответить на вопросы или проблемы. Вот список областей или подразделений, в которых может потребоваться назначение члена команды:

• Управление площадкой

• Развлечение

• Кейтеринг

• Колонки и аудиовизуальные системы

• Публичность

• Управление волонтерами

• Спонсоры

• Планирование

• Креативный дизайн

• Регистрация

4. Выберите место и дату

Выбор места и даты являются одними из двух наиболее важных частей планирования мероприятия, потому что эти аспекты часто определяют другие части мероприятия, такие как декорации и вместимость. Рассмотрите возможность поиска мест для проведения мероприятий на раннем этапе, потому что многие места могут быть доступны только в определенные сезоны или в определенные дни. На крупных площадках в начале года и осенью может быть минимальное количество мест для бронирования, потому что в это время проводится много конференций по продажам. При выборе места вы также можете учитывать стоимость и время в пути для потенциальных участников.

Задайте владельцам или представителям заведения много вопросов, чтобы узнать об ограничениях и правилах заведения. Вот список потенциальных вопросов, которые вы можете задать этим сотрудникам:

• Какие удобства есть в заведении?

• Какой персонал на месте может предоставить объект?

• Какова политика безопасности заведения?

• Сколько туалетов в зале?

• Каковы протоколы безопасности в случае чрезвычайных ситуаций?

• Есть ли на объекте доступные входы и туалеты?

• Какова вместимость площадки?

• Какую парковку предлагает заведение?

• Предоставляет ли место страховку?

• Какие аудиовизуальные возможности есть в зале?

• Какие расходные материалы предлагает заведение?

5. Выберите программное обеспечение для управления событиями

Программное обеспечение для управления мероприятиями обычно помогает организаторам в продвижении, регистрации, организации и цифровых вывесках до и во время мероприятия. Некоторые технологии могут помочь организаторам перед мероприятием, например, программное обеспечение для регистрации и продажи билетов. Рассмотрите возможность изучения различных платформ и приложений, которые могут помочь вам с этими элементами. Вот список потенциальных аспектов, для которых может потребоваться программное обеспечение для управления событиями:

• Технология управления проектами

• Прямая трансляция и запись

• Вовлеченность, например, в социальных сетях

• Управление посетителями

• Маркетинг и продвижение

• Сайт мероприятия

• Решения для виртуальных и гибридных мероприятий

6. Установите поставщиков, спонсоров и партнеров

Продавцы обычно предоставляют некоторые ключевые элементы, которые помогают гостям приятно провести время, такие как еда, развлечения, транспорт, столы и стулья и безопасность. Некоторые места могут предлагать некоторых поставщиков, например поставщиков общественного питания, поэтому обязательно спросите представителя вашего места, прежде чем организовывать некоторых из ваших поставщиков и других партнеров. Подумайте о том, чтобы проконсультироваться с временным агентством, чтобы найти персонал для мероприятия, или вы можете найти добровольцев. Вы также можете искать охрану, чтобы поддерживать общий порядок мероприятия.

Спонсоры и партнеры могут помочь вам в продвижении, финансировании, организации или кадровом обеспечении мероприятия. Важно исследовать организации, прежде чем выбирать их в качестве спонсоров или партнеров, чтобы вы могли убедиться в их законности и способности помочь мероприятию. Корпоративные спонсоры могут финансировать часть мероприятия, например, еду, в то время как местные организации, такие как местные предприятия, могут пожертвовать расходные материалы в обмен на бесплатный маркетинг.

7. Планируйте программу и развлечения

Программа мероприятия и развлечения часто влияют на общую посещаемость мероприятия. Первым шагом в организации программы является определение главной достопримечательности мероприятия. Прежде чем выбрать это, подумайте об ожиданиях вашей аудитории и о том, что им может понравиться. Подумайте о типе мероприятия и о том, какая программа может принести пользу аудитории и пространству, которое у вас есть в помещении. Например, помещение может быть достаточно просторным для нескольких семинаров или выступлений.

Если вы хотите пригласить известных спикеров и специальных гостей, рассмотрите возможность поиска их в социальных сетях, профессиональных веб-сайтах и ​​отраслевых изданиях. Вы также можете начать общение, опросить местное сообщество или просмотреть прошлые мероприятия, которые вы посетили. Подумайте о том, чтобы заранее спланировать программу и развлечения, чтобы вы могли реорганизоваться в случае сдвигов в расписании до фактического события.

8. Брендируйте и продвигайте мероприятие

Определенная тема или бренд могут привлечь внимание к мероприятию. Например, попробуйте создать логотип, цветовую палитру и общий стиль для элементов мероприятия, таких как название, слоган и визуальная идентификация. Это включает в себя графику, тон, сообщения и рекламные материалы. Вам также может быть полезно связать тему с общими целями, поставленными вами в начале этапа планирования.

Затем создайте маркетинговый план мероприятия. Используйте несколько каналов, таких как социальные сети, телевидение, радио, электронная почта, реклама, плакаты и контент-маркетинг. Рассмотрите возможность создания временной шкалы для привлечения различных каналов или частоты их использования. Вы также можете рассмотреть возможность использования каналов, которые в основном использует ваша целевая аудитория.

9. Определите расписание дня мероприятия

Вы можете определить расписание на день мероприятия, чтобы продавцы, персонал, волонтеры и гости могли прибыть в определенное время. Составьте повестку дня на весь день, включая первоначальную настройку, расписание обедов, время развлечений и разборку мероприятия после ухода гостей. Вы также можете назначить членов группы планирования мероприятий на определенные временные интервалы и предоставить подробную информацию об их обязанностях и требованиях. Это может помочь сохранить ответственность на протяжении всего мероприятия.

Некоторые дополнительные шаги, которые вы можете выполнить в день мероприятия, могут включать:

• Напомнить гостям о мероприятии

• Проверьте планировку и настройку места до прибытия гостей.

• Связаться с поставщиками, спонсорами, партнерами и представителями СМИ

• Создайте специальную зону для персонала мероприятия

• Свяжитесь с командой планирования мероприятий в течение дня

• Проверьте все электронное оборудование

• Подготовьте предметы первой необходимости, такие как аптечки

10. Создайте показатели успеха

Организаторы мероприятий обычно измеряют успех своих мероприятий, создавая и используя определенные показатели. Подумайте, как вы можете легко измерить производительность или восприятие различных элементов мероприятия. Например, вы можете анализировать такие данные, как продажа билетов, продажа продуктов, предварительные заказы и подписки в социальных сетях после мероприятия.

Вы также можете просматривать публикации в социальных сетях и участие, отправлять опросы участникам и консультироваться со спикерами или партнерами мероприятия. Поговорите с командой по планированию мероприятия и определите, как мероприятие удалось и как вы можете улучшить его в будущем. Подумайте о том, чтобы сравнить ваши данные с целями, которые вы создали в начале процесса планирования.

Советы по планированию мероприятий

Примите во внимание этот список советов при планировании или организации собственного мероприятия:

• Начните планировать мероприятие заранее. Крупные мероприятия обычно требуют нескольких месяцев планирования, поэтому раннее начало процесса планирования может гарантировать, что у команды будет достаточно времени для организации мероприятия.

• Оставайтесь гибкими в своих решениях. Некоторые планы могут потребовать изменения из-за непредвиденных обстоятельств, таких как погода, проблемы с расписанием или болезнь. Сохранение гибкости может гарантировать, что группа планирования сможет легко вносить коррективы на протяжении всего процесса планирования.

• Создайте общий документ плана мероприятия. Создание доступного центрального плана со всей необходимой контактной информацией и подробностями может гарантировать, что все члены команды будут в курсе и готовы к любым изменениям или обновлениям для мероприятий, материалов или других элементов, связанных с мероприятием.