Как создавать формы в Excel (с типами и преимуществами)

17 марта 2022 г.

Поскольку многие люди используют Excel для ввода определенных данных в таблицы, создание формы может помочь компаниям упростить организацию и ввод данных. Есть несколько форм, которые компании могут использовать для организации данных и повышения эффективности и точности электронных таблиц. Дополнительные сведения о формах в Excel помогут вам создать эти организованные инструменты ввода данных при регистрации информации. В этой статье мы обсудим, какие типы форм вы можете использовать в Excel, изучим преимущества их использования и объясним, как создавать формы данных и рабочих листов в Excel.

Какие формы можно сделать в Excel?

В Excel можно создать два основных типа форм:

Формы данных

Формы данных — это всплывающие окна, позволяющие вводить данные, которые затем могут отображаться в электронной таблице. Часто это настраиваемые формы на основе меток столбцов, в которые пользователи могут легко вводить информацию, добавлять строки и редактировать данные. Они содержат поля для ввода текста, представляющие ячейки в диапазоне таблицы. Формы данных могут содержать до 32 критериев или эквивалент 32 столбцов информации.

Формы рабочего листа

Формы рабочих листов представляют собой сетки, в которые вы вводите данные непосредственно в ячейки. Вместо отдельного всплывающего окна для ввода данных вы можете создавать ручные формы в электронной таблице в пределах определенных диапазонов и использовать расширенные элементы управления для структурирования данных. Например, вы можете использовать такие элементы управления, как автофильтр или условное форматирование, которые могут автоматически окрашивать поля в форме на основе входных значений.

Преимущества использования Excel для форм

Есть несколько преимуществ использования Excel для форм:

• Быстрый ввод данных. С формами Excel, особенно с формами данных, вы можете вводить данные быстрее, чем переходить к различным ячейкам для ввода. В формах ввода вы можете вводить значения для каждого столбца на одном экране и сразу же получать доступ к другим записям.

• Упрощенный просмотр данных: поскольку вы можете создавать таблицы, выходящие за пределы окна, просмотр всех данных для одной строки может быть проще с помощью форм данных. При этом вы можете увидеть все необходимые поля и перейти к каждому для обновления, добавления, удаления или получения информации.

• Обеспечение правильности: с формами у вас может быть несколько методов проверки, таких как флажки, условное форматирование или раскрывающиеся меню. Каждая из этих опций может ограничивать или помечать вводимые данные, упрощая ввод правильных данных и выявляя потенциальные ошибки.

Как создавать формы данных в Excel

Есть несколько шагов, которые вы можете предпринять при создании форм данных в Excel:

1. Введите заголовки столбцов

Перед созданием полей ввода данных вы можете начать с добавления меток полей данных в первую строку электронной таблицы. Например, вы можете включить поле для имени, номера телефона и адреса электронной почты, если хотите создать форму для информации о клиенте. Когда у вас есть поля в верхней части каждой строки, вы можете преобразовать диапазон в таблицу, выделив диапазон столбцов, выбрав «Вставить» и нажав «Таблица». Когда появится всплывающее окно, оно должно включать желаемый диапазон, и вы можете подтвердить создание таблицы с этой информацией.

2. Добавьте возможность ввода данных

Если вы создаете форму данных в первый раз, вам может потребоваться добавить параметр на ленту. Щелкните правой кнопкой мыши ленту в верхней части электронной таблицы и выберите «Настроить ленту». Оттуда вы можете увидеть возможность выбрать «Форма» в поле «Все команды».

3. Введите данные

С таблицей и формой в электронной таблице вы можете ввести свои данные. Нажав на любую ячейку в таблице, вы можете выбрать появившуюся на ленте кнопку «Форма». Откроется всплывающее окно с полями для ввода текста, где вы можете ввести данные через форму. После того, как вы введете данные в каждое поле, нажмите «Создать», чтобы заполнить данные на листе.

4. Добавьте условия и проверки

Условия и проверки могут помочь вам обеспечить точный ввод данных. Вы можете выбрать конкретную ячейку или диапазон, например столбец, и нажать «Проверка данных» на вкладке «Данные». В этом всплывающем окне вы можете выбрать различные параметры, например ограничить длину текста, который вы можете ввести, или определить соответствующие диапазоны даты или времени. Здесь вы также можете настроить сообщение об ошибке, которое может помечать ячейки каждый раз, когда данные отличаются от критериев.

Как создавать рабочие листы в Excel

Существует несколько шагов, которые вы можете предпринять при создании форм листа в Excel:

1. Перейдите на вкладку «Разработчик».

Если эта вкладка еще недоступна на ленте, вам может потребоваться сначала добавить ее. В меню «Файл» вы можете выбрать «Параметры», чтобы настроить ленту. В этом пункте меню установка флажка рядом с «Разработчиком» должна помочь ему появиться на ленте.

2. Добавьте значения столбца

Вы можете вручную добавить значения столбцов на лист с метками заголовков для каждого поля формы. Подобно формам ввода данных, они могут включать имя, адрес или другую соответствующую информацию, которую вы можете получить. Вы можете преобразовать свою сетку в таблицу или сохранить ее как диапазон сетки. Вы можете создать таблицу, если хотите упростить сортировку результатов и использовать метод ввода данных позже.

3. Добавьте элементы управления

На вкладке «Разработчик» теперь вы можете добавить в электронную таблицу несколько элементов управления, таких как флажки, текстовые поля и метки. Щелкнув правой кнопкой мыши на этих новых элементах управления, вы можете выбрать «Элементы управления форматом», чтобы обновить такие функции, как размер и цвет текста. Вы также можете вручную вводить данные в форму непосредственно в электронную таблицу, используя элементы управления для обеспечения согласованности и точности.

4. Добавить защиту

Вы можете защитить свой рабочий лист после заполнения формы. На вкладке «Просмотр» вы можете выбрать «Защитить лист» или «Защитить книгу». Это может сохранить окончательную, нередактируемую версию вашей формы, которой вы сможете поделиться с другими. Для дальнейшего редактирования данных вы можете выбрать «Снять защиту книги» на вкладке «Просмотр».

Обратите внимание, что ни одна из компаний, упомянутых в этой статье, не связана с компанией Indeed.