Как создать заметку (с шаблоном и примерами)
22 февраля 2021 г.
Памятки — это обычное дело способ связи на многих рабочих местах. Когда вам нужно передать краткую конкретную информацию группе людей в вашей организации, служебная записка может стать хорошей альтернативой организации встречи. В этой статье мы объясним компоненты заметки и предоставим руководство о том, как создать хорошо написанную заметку.
Что такое памятка?
Меморандум или меморандум – это сообщение, используемое для передачи информации в рамках бизнеса. Заметки можно использовать для объявления новых политик, напоминаний сотрудникам о существующих правилах и общего информирования людей. Записка менее формальна, чем письмо, которое вы будете использовать при общении с людьми за пределами организации.
Цели памятки
Памятки должны быть информативными и содержать краткое, четкое и прямое сообщение. Хотя многие заметки имеют схожие элементы, вы можете использовать их для самых разных целей, в том числе:
Документирование политики компании
Информирование сотрудников по ситуации
Объяснение процедур
Инструктаж персонала по работе с новым оборудованием
Информирование сотрудников об изменениях в компании
Объявление об изменении роли или продвижении по службе
Связанный: Документация на рабочем месте
Части памятки
Независимо от того, объявляют ли они о повышении или вводят новую политику, все памятки состоят из одних и тех же основных частей. Заметки могут различаться по длине, но большинство из них составляют одну или две страницы, чтобы аудитория была сосредоточена и заинтересована в вашем сообщении. Памятка включает в себя каждое из следующего:
Заголовок
Сюжетная линия
Декларация
Обсуждение
Резюме (необязательно)
1. Заголовок
Первым компонентом заметки является заголовок, список информации, которая обеспечивает контекст для остальной части заметки. В заголовке указывается, кому адресовано сообщение и от кого оно отправлено, а также справочные примечания, такие как дата, время или местоположение. Включение заголовка в заметку помогает создавать точные записи. Заголовок также помогает сотрудникам отслеживать, какие сообщения наиболее важны для них и когда изменения компании вступили в силу.
2. Тема письма
Строка темы резюмирует тему заметки и обычно идет сразу после заголовка. Каждая памятка должна быть посвящена только одному предмету. Тема должна быть короткой и ясной, предоставляя основную тему вместо полного объяснения. Если ваша записка будет храниться для справки, точная и простая тема может помочь поддерживать порядок в вашем офисе.
3. Декларация
Объявление — это первая часть тела вашего сообщения. Здесь вы делитесь целью памятки и представляете свою основную идею. Просто укажите информацию, которой вы делитесь со своими коллегами. Если есть какая-либо важная справочная информация, вы можете включить ее в эту часть памятки.
4. Обсуждение
Обсуждающая часть служебной записки поясняет внесенные вами изменения, признает возможные проблемы и предоставляет дополнительную информацию. В зависимости от цели вашей заметки вы также можете использовать этот раздел для запросить отзыв или попросите своих коллег предпринять конкретное действие. Этот раздел должен оставаться сосредоточенным на наиболее важных частях вашего сообщения, чтобы информация оставалась ясной.
5. Резюме (необязательно)
Некоторые заметки включают краткое изложение, которое связано с темой письма. В резюме также могут быть перечислены последние напоминания и слова благодарности сотрудникам за их усердную работу и сотрудничество.
Как создать памятку
Создание хорошо написанной заметки, содержащей четкую информацию, может сэкономить вам время на разъяснение запутанных сообщений. Чтобы создать заметку, выполните следующие действия:
1. Перечислите свою основную идею
У вас должно быть четкое понимание вашего сообщения, чтобы объяснить его другим. Перечислите основные моменты, которые вам нужно объяснить в памятке. Если их слишком много, рассмотрите возможность использования формата отчета или разделения сообщения на несколько более конкретных заметок.
2. Поймите свою аудиторию и тон
Меморандум, объявляющий о корпоративной вечеринке или ежегодных премиях, скорее всего, будет иметь более радостный и непринужденный тон, чем меморандум, объявляющий о больших изменениях в политике компании. Ваш выбор слов и стиль письма должны быть понятны вашим коллегам или сотрудникам.
3. Используйте шаблон
Вы можете использовать шаблон, чтобы убедиться, что вы используете правильный формат для своей заметки. Заполнение шаблона также может гарантировать, что вы поделитесь всей необходимой информацией.
4. Делайте абзацы короткими
Пишите свои заметки короткими абзацами, чтобы их было легче читать. Если возможно, используйте маркеры и списки, чтобы подчеркнуть ключевую информацию.
5. Вычитка
Прежде чем отправить записку, перечитайте каждый раздел для правильной грамматики и ясности. Убедитесь, что ваш заголовок адресован правильным людям, а тема соответствует сообщению.
6. Раздайте памятку
Своевременно публикуйте свои заметки, чтобы держать вашу организацию в курсе. Многие организации отправляют заметки по электронной почте, а также размещают их на видном месте на рабочем месте. Сохраните копию заметки для ваших файлов на случай, если вам понадобится сослаться на нее.
Шаблон памятки
На вашем рабочем месте может использоваться определенный формат заметок, но большинство заметок обычно можно создавать с помощью офиса. шаблон записки. Вот один из примеров шаблона базовой служебной записки:
*Кому: Получатель(и) записки*
*От кого: человек или группа, отправившая записку*
*Дата: Дата выдачи*
*Тема: Строка темы*
[In the first paragraph of your memo, plainly state your main idea. List any important information that directly impacts the recipient of the memo.]
[Your second paragraph should expand upon the main idea and share additional details. Summarize any discussion about the topic of your memo and ask for staff input if applicable.]
[You may include an optional third paragraph summarizing the memo. Follow this section with a polite closing and your signature.]
[Closing, such as Sincerely/Best regards/Thank you,]
[Your Name]
[Contact information if applicable]
Вложения: [List any documents referenced in the memo]
Примеры заметок
Возможно, вам будет полезно прочитать заметки, которые были разосланы другими сотрудниками вашей организации. Сопоставление тона и формата вашей заметки с другими, которые вы видели на рабочем месте, поможет вашим коллегам понять ваше сообщение. Просмотрите следующие примеры заметок, которые помогут вам в процессе написания:
Пример 1. Объявление об акции
*Кому: Всем сотрудникам*
*От: Мико Томпкинс, директор по персоналу*
*Дата: 6 августа 2019 г.*
*Тема: Джеймс Ндеба станет директором по бухгалтерскому учету*
С 10 августа 2019 года наш нынешний главный бухгалтер Джеймс Ндеба перейдет на должность директора по бухгалтерскому учету. Во время этого перехода любые новые проекты будут переданы остальной команде бухгалтеров.
За три года работы в качестве нашего главного бухгалтера Джеймс продемонстрировал исключительные лидерские качества, и мы с нетерпением ждем того влияния, которое он окажет на нашу организацию в качестве директора по бухгалтерскому учету. Если у вас есть какие-либо вопросы об этом переходе, не стесняйтесь обращаться ко мне по электронной почте.
Спасибо всем за вашу помощь в том, чтобы сделать этот переход как можно более плавным. Пожалуйста, зайдите в офис Джеймса, чтобы поздравить его с повышением.
С наилучшими пожеланиями,
Мико Томпкинс
Пример 2: Напоминание о правилах
*Кому: отдел продаж*
*От: Дж’найя Берроуз, руководитель отдела продаж*
*Дата: 21 сентября 2019 г.*
*Тема: Процесс возмещения*
Поскольку у нас есть несколько новых сотрудников, ознакомьтесь с нашей политикой возмещения командировочных расходов. Для каждой отдельной покупки вы должны заполнить форму расходов на продажу и предоставить ее в бухгалтерию до последнего числа месяца. Расходы, представленные после установленного срока, не подлежат возмещению.
Спасибо за своевременную отправку всех транспортных расходов. Это помогает нам управлять нашим ежемесячным бюджетом на поездки и гарантирует, что мы сможем финансировать все запланированные поездки. Вы можете остановиться у моего стола или написать мне по электронной почте с любыми вопросами.
Спасибо,
Дж’ная
*Приложения: Форма расходов на продажу*