Как создать временную шкалу проекта за 8 простых шагов

23 августа 2021 г.

Использование графика проекта является ключом к эффективному управлению проектами. Полная временная шкала помогает всем членам команды выполнять задачи и соблюдать сроки, четко указывая, что и когда необходимо сделать. Независимо от типа проекта или вашей роли в проекте, график может помочь в успешном завершении проекта. В этой статье мы объясним, что это такое, его преимущества и как создать график проекта, который поможет вам добиться успеха.

Что такое график проекта?

Временная шкала проекта — это визуальное и хронологическое представление рабочего процесса проекта, включая его задачи и зависимости, продолжительность и крайние сроки для каждой из них. График проекта необходим для эффективного управления проектом, поскольку он четко определяет все, что должно быть сделано, и когда это должно быть сделано для успешного завершения проекта.

Графики проекта являются важными инструментами для руководителей проектов и всех, кто работает над проектом, поскольку они отображают все задачи проекта. Вы можете использовать временную шкалу, чтобы сразу увидеть, что было завершено, текущий прогресс и что еще нужно сделать. Они дают представление о прошлом, настоящем и будущем проекта.

График проекта может быть очень подробным или очень простым. Что содержит временная шкала и как она визуально представлена, может быть почти столь же разнообразным, как типы проектов и методологии проектов. Вы можете использовать диаграммы, блок-схемы, вертикальные или горизонтальные линии для создания временной шкалы проекта. Наиболее распространенным методом создания временной шкалы проекта является диаграмма Ганта, в которой используется горизонтальная линия для представления времени, а все задачи, результаты и этапы отмечаются на линии.

Преимущества использования графика проекта

Использование временной шкалы проекта может дать множество преимуществ, в том числе:

• Определение стоимости и времени: создание графика проекта перед началом проекта помогает менеджеру проекта узнать общие ресурсы, стоимость и время, необходимые для завершения проекта. Это также может помочь с удовлетворительным обслуживанием клиентов, поскольку график может помочь объяснить и объяснить клиенту ожидания в отношении затрат и времени.

• Четкое общение для всех: когда менеджер проекта, команда и клиент имеют доступ к временной шкале проекта, статус текущего прогресса и предстоящих задач прозрачен для всех участников. Простое сообщение о статусе проекта упрощает обслуживание и управление проектом.

• Поощряйте командную работу: сроки проекта обычно определяют, какие задачи зависят друг от друга, а также сроки выполнения и прогресс, поэтому они могут способствовать командной работе, информируя всех членов команды о том, как их работа влияет на целое и как их действия могут способствовать прогрессу или замедлять его.

• Обеспечивает видимую цель: использование временной шкалы может повысить мотивацию команды, позволяя сотрудникам видеть цель, над которой они работают, и визуализировать действия, необходимые для ее достижения.

• Анализ проекта: наблюдение за ходом проекта на временной шкале позволяет легко определить, когда необходимы изменения. Например, если крайний срок пропущен, обновленная временная шкала проекта покажет менеджеру проекта, что ему может потребоваться скорректировать временную шкалу или пересмотреть дату выполнения зависимой задачи. Он также предоставляет четкие данные для анализа прошлых действий, наблюдения за текущими и внесения полезных изменений в будущее.

Как разработать график проекта

Существует множество шаблонов и программного обеспечения, которые помогут вам создать временную шкалу проекта. Вы можете начать самостоятельно, выполнив следующие действия:

1. Определить масштаб.

2. Создайте структуру декомпозиции работ.

3. Составьте список задач.

4. Определите зависимости – блок-схема или диаграмма.

5. Рассчитайте продолжительность каждой задачи.

6. Оцените и распределите ресурсы.

7. Создавайте вехи — отслеживайте прогресс, отзывы, утверждения, корректируйте масштаб или временную шкалу.

8. Выберите формат временной шкалы.

1. Определите масштаб

Первым шагом к созданию временной шкалы проекта является определение масштаба вашего проекта. Объем относится к общему объему работы, которая входит в проект, включая общие цели, результаты, сроки, ресурсы и стоимость. Рассмотрите возможность создания четкого описания содержания проекта перед началом графика, чтобы гарантировать, что все задачи и ресурсы в вашем графике по-прежнему сосредоточены на завершении проекта и объеме.

2. Создайте структуру разбивки работ

Структура декомпозиции работ, или WBS, представляет собой документ, определяющий требования проекта. В нем должны быть перечислены все результаты и продукты, но не конкретные задачи по их выполнению. Определение общей структуры разбивки работ поможет вам определить все задачи проекта. Например, если проект заключается в создании нового продукта, в структуре разбивки работ будут перечислены идеи, разработка, тестирование, производство и любые другие необходимые этапы, прежде чем конечный продукт будет доступен потребителям.

3. Составьте список задач

Используя масштаб и WBS в качестве инструментов, затем составьте полный список всех необходимых задач для проекта. Вы можете разделить их по категориям или этапам в WBS для упрощения организации и определения необходимых задач. Например, задачи на этапе тестирования проекта могут включать в себя проведение исследований потребителей, поиск и проведение фокус-групп, анализ тестовых данных, отправку отчетов и составление плана внедрения изменений.

4. Определите зависимости

Зависимость означает, что одна задача не может быть завершена до тех пор, пока не будет завершена другая задача. То, как задачи соотносятся друг с другом таким образом, важно для сроков, успеха проекта и того, как выстраивается временная шкала. Потратьте некоторое время на список уже созданных вами задач и определите, какие из них зависят друг от друга. Для этой части процесса может быть полезно использовать блок-схему или диаграмму.

5. Рассчитайте продолжительность каждой задачи

Помимо размещения всех задач на временной шкале, вам также необходимо расположить их в правильном порядке и отметить, сколько времени требуется для выполнения каждой из них или когда каждая из них будет завершена. Рассчитайте, сколько времени должна занимать каждая задача, и назначьте сроки выполнения. У вас может быть одна дата выполнения для каждого этапа проекта в зависимости от того, сколько времени должны занять его задачи, или назначить различные сроки выполнения в рамках этапов для каждой отдельной задачи.

6. Оцените и распределите ресурсы

Помимо зависимостей и сроков, каждая задача должна быть отмечена ресурсами, которые необходимы для ее выполнения. Это могут быть расходные материалы, которые необходимо заказать, технологии, объем капитала, который потребуется на каждом этапе, или делегирование определенных задач определенным членам команды.

7. Создавайте вехи

Последний набор информации, которую нужно добавить на временную шкалу проекта, — это вехи. Эти баллы следует использовать, чтобы напомнить членам команды о необходимости отслеживать прогресс, получать отзывы о выполненных задачах, получать одобрение статуса проекта от клиента или корректировать объем или сроки проекта, если это необходимо. Рассмотрите возможность установки вех прогресса через равные промежутки времени на временной шкале.

8. Выберите формат вашей временной шкалы

Наконец, решите, как вы будете отображать всю информацию о временной шкале в удобном для просмотра визуальном формате. Вы можете создать свой собственный график или диаграмму или использовать шаблон или программное обеспечение для управления проектами. Вы также должны определить, как прогресс будет отмечен на временной шкале и как поделиться им с членами команды.