Как создать устав проекта шаг за шагом (плюс советы и примеры)
29 сентября 2021 г.
Большинство крупных проектов официально санкционируются посредством использования устава проекта. В уставе проекта будут определены причины (причины) проекта и назначен руководитель или менеджер проекта, а также детализированы конкретные цели и детали. Это жизненно важный ресурс на протяжении всей жизни проекта, который служит для управления бюджетами, сроками и ожиданиями. В этой статье мы рассмотрим, что такое устав проекта, перечислим элементы и советы по его созданию, а также приведем подробный пример того, как должен выглядеть устав управления проектом.
Какова цель устава проекта?
Устав проекта содержит определения того, что считается успешным проектом, включая определение показателей и необходимых ресурсов. После утверждения устав служит связующим звеном между проектной командой и спонсором на протяжении всего жизненного цикла проекта.
Любые обновления или запросы в рамках проекта после его утверждения называются «выходящими за рамки». Когда требуется обновление или изменение, документ «запрос на изменение» должен быть представлен как руководителю проекта, так и спонсору. Запрос на изменение обычно включает:
Влияние на сроки/график проекта
Ориентировочная стоимость
Ресурсы, необходимые для выполнения запроса на изменение
Уровень риска, связанный с внесением изменений
Во избежание путаницы спонсор проекта должен официально одобрить все изменения содержания. Менеджер проекта, как правило, хранит дополнительную документацию, в которой содержится подробная информация о статусе проекта, включая стратегию коммуникации, журнал проблем, журнал управления изменениями, график работы, бюджет и журнал рисков.
Пример шаблона устава управления проектом
Устав обычно включает следующие разделы:
Название Проекта
Проектная группа
Общее описание проекта и предыстория
Цели
Практические результаты
Объем
Вехи
Бюджет
Ограничения
Предположения
Риски
Внешние зависимости
Стратегия общения
Заинтересованные стороны
Утверждение проекта
Приложение
1. Название проекта
Убедитесь, что название является описательным. Хорошее название проекта должно информировать читателя о типе проекта, а также давать ему некоторое представление о том, почему вы начали этот проект.
2. Команда проекта
Каждая роль должна сопровождаться должностной инструкцией, в которой признаются навыки, критерии эффективности и обязанности. Вы также должны указать имя, отдел, номер телефона и адрес электронной почты каждого человека.
Руководитель проекта
Члены команды
Исполнительный спонсор
Спонсор отдела
3. Общее описание проекта и предыстория
Какова цель этого проекта? Почему это было задумано? Здесь вы кратко описываете мотивы и цели проекта.
4. Цели
Опишите SMART (разумные, измеримые, достижимые, реалистичные и ограниченные по времени) цели проекта (например, сократить расходы на 1 миллион долларов или увеличить выпуск на 10 миллионов единиц).
5. Результаты
Перечислите результаты, которые будут созданы (например, улучшенный процесс распределения, ускоренный процесс адаптации сотрудников).
6. Объем
Опишите, что включено в проект, а что нет (например, этот проект касается отделов, подчиняющихся финансовому директору. Подразделения, подчиняющиеся операционному директору, не включаются). Масштаб проекта должен концентрироваться на ответах на следующие вопросы:
Какие текущие процессы будут изменены?
Какие отделы и места будут затронуты?
Какие данные будут изменены?
Какие типы приложений или программного обеспечения будут изменены, установлены, выведены из эксплуатации или развернуты?
Кого или что затронет проект?
7. Вехи
Оцените важные даты начала и окончания для различных этапов проекта (например, начало, проработка, планирование, переход, строительство и сдача) и другие важные вехи. Эксперты настоятельно рекомендуют создать наглядную диаграмму, объясняющую, как будет решаться каждый этап. Многие руководители проектов используют диаграмму Ганта, которая обобщает план.
8. Бюджет
Финансовый план проекта признает все затраты, связанные с проектом. Эти расходы предусмотрены в бюджете таким образом, чтобы их можно было распределять в пределах имеющихся ресурсов. Как только это будет завершено, финансовый план будет определять, сколько можно потратить на каждую задачу, чтобы остаться в рамках бюджета. Значительно более подробный финансовый план может быть создан на этапе планирования.
9. Ограничения
Перечислите любые ситуации, которые могут ограничить варианты в отношении ресурсов, персонала или расписания (например, ограниченный бюджет, дата завершения проекта, количество членов команды, которые могут быть выделены для проекта).
10. Предположения
Укажите утверждения, из которых сделан вывод. Документируйте факты, заявления или интерпретации, которые, как ожидается, не изменятся в течение всего срока реализации проекта.
11. Риски
Определите любые основные риски, которые могут привести к провалу проекта, и классифицируйте их (низкие, средние или высокие).
12. Внешние зависимости
Перечислите любых лиц или группы, не входящие в команду проекта, от которых вы можете зависеть или координировать свои действия. Зависимости связаны с отношением предыдущей задачи к следующей за ней. Например, при покраске стены нанесение краски — это одно действие, а подготовка стены — другое. Маляр не может начать красить стену, если она предварительно не покрыта грунтовкой. Когда задача зависит от другой задачи, которая должна быть завершена до ее собственного завершения, она обозначается как зависящая от задачи. Проверьте, кто согласился работать с командой проекта.
13. Коммуникационная стратегия
Обратите внимание на то, как менеджер проекта будет общаться со спонсором (спонсорами), заинтересованными сторонами и командой проекта (например, частота встреч команды, частота обновлений отчета о состоянии и т. д.).
14. Заинтересованные стороны
Заинтересованные стороны проекта — это организации или лица, которые заинтересованы в проекте, но не обязательно входят в группу разработчиков проекта. Некоторые примеры заинтересованных сторон:
Регулирующие органы
Законодательные органы
Руководители компании
Укажите имя, отдел, номер телефона и адрес электронной почты каждого человека.
15. Утверждение проекта
Включите имя, подпись и дату для каждого человека.
Исполнительный спонсор
Спонсор отдела
Руководитель проекта
16. Приложение
Используйте приложение, чтобы прикрепить любую сопроводительную документацию.
Советы по написанию и использованию устава проекта
Многие организации используют приведенный ниже шаблон «лучших практик» для оптимизации процесса документирования. Это помогает их проекту успешно начаться. Вот несколько советов о том, с чего начать, когда вам нужно написать устав проекта, и как использовать его наиболее эффективно:
Ищите шаблоны
Многие компании имеют стандартный набор шаблонов для проектов и уставов проектов. Однако, если в вашей организации нет шаблонов, существует ряд веб-сайтов, которые позволят вам скачать их бесплатно.
Привлекайте нужные стороны
Устав проекта поможет привлечь к проекту основных заинтересованных лиц и спонсоров. Их участие поможет распознать потенциальные риски и даст представление о том, как их решить. Это поможет ограничить любые значительные задержки или финансовые катастрофы на протяжении всего проекта.
Выявление рисков
Потратьте дополнительное время на устранение любых потенциальных рисков, которые могут представлять возможную угрозу успеху проекта. Рассмотрите возможные альтернативы или способы устранения рисков. Заявление об управлении рисками помогает определить «следующие шаги» в случае возникновения проблемы.
Всегда обращайтесь к уставу проекта
Окончательный устав проекта следует использовать для руководства проектом к завершению, и к нему следует часто обращаться. Рекомендуется организовать периодические проверки с командой проекта, чтобы убедиться, что проект соответствует уставу.
Кроме того, после утверждения устава проекта обязательно проверьте все внесенные в него изменения или обновления. Если требуются изменения, делайте это только после получения надлежащего одобрения от заинтересованных сторон.