Как создать табель учета рабочего времени в Excel за 8 шагов (плюс преимущества)

17 марта 2022 г.

Руководителям может быть чрезвычайно полезно знать, как члены их команды проводят время на работе. Табель учета рабочего времени предлагает простое решение для отслеживания времени и производительности сотрудников. Научившись создавать табели учета рабочего времени в Excel, вы сможете использовать простую программу, такую ​​как электронная таблица Excel, в качестве инструмента учета рабочего времени. В этой статье мы обсудим преимущества создания табеля учета рабочего времени в Excel и объясним, как создать его за восемь простых шагов.

Преимущества создания табеля учета рабочего времени в Excel

Создание табеля учета рабочего времени в Excel дает следующие основные преимущества:

• Он показывает, сколько времени ваша команда тратит на выполнение задач.

• Это помогает отслеживать эффективность и производительность удаленной команды.

• Данные таблицы рабочего времени Excel могут быть полезны отделу кадров при расчете заработной платы.

• Это помогает в предоставлении точных котировок для клиентов.

• Это сводит к минимуму разногласия и споры, связанные с оценкой производительности и расчетом заработной платы, повышая прозрачность процесса.

• Это помогает сотрудникам управлять временем и оставаться организованным.

• Использование расписания Excel бесплатно и просто.

• Менеджеры получают возможность предоставлять общий доступ к таблице онлайн или распространять распечатки в автономном режиме.

• Сотрудники могут сохранять заполненные табели учета рабочего времени в формате PDF перед отправкой их своему руководителю.

• Таблицы учета рабочего времени Excel могут быть идеальным решением для малого бизнеса и самозанятых специалистов.

Как создать табель учета рабочего времени в Excel

Вот пошаговое руководство, которое поможет вам создать табель учета рабочего времени в Excel:

1. Определите ваши требования к данным

Определите, нужен ли вам ежедневный, еженедельный, двухнедельный или ежемесячный табель учета рабочего времени. В зависимости от типа работы, количества сотрудников и других специфических требований вашей организации определите данные, которые вы хотите зафиксировать. На основе этой информации вы можете решить, какие столбцы и метки вы хотите создать в расписании.

Табель учета рабочего времени обычно включает следующую информацию:

• Подробная информация о работе, смене или проекте

• Сведения о сотруднике, такие как имя и идентификационный номер

• Отчетные периоды, такие как дата, неделя или месяц

• Время начала работы, в начале смены и после перерывов

• Время окончания задания, перерывов и в конце смены

• Общее количество отработанных часов

• Общее количество сверхурочных часов

• Общее количество часов отпуска

• Комментарии сотрудника, руководителя или клиента

• Ответы «да» или «нет», чтобы прояснить такие вопросы, как завершение проекта и производственная травма.

• Подпись работника, руководителя или клиента для проверки входных данных в случае печатного табеля учета рабочего времени

2. Добавьте подходящий заголовок

Заголовок обеспечивает общее имя для вашего расписания. Вы можете добавить название своей компании в заголовок или использовать какой-либо другой текст, облегчающий идентификацию табеля, например «Табель учета рабочего времени для первой задачи».

Вот как вы можете добавить заголовок:

1. Откройте новую таблицу, чтобы начать свой проект.

2. Выберите диапазон ячеек в первой строке и нажмите «Объединить и центрировать» на панели инструментов.

3. Введите текст заголовка по вашему выбору.

4. Увеличьте размер шрифта заголовка и подумайте о том, чтобы сделать его жирным.

5. Добавьте цвет и стиль к тексту.

6. Выделите ячейку заголовка подходящим цветом.

3. Добавьте ярлыки, связанные с идентификацией

Добавьте ярлыки, связанные с идентификацией, такие как имя сотрудника, идентификатор сотрудника, название проекта и отчетная дата. Вы можете использовать две или три строки под заголовком расписания, чтобы добавить эти метки. Попробуйте сгруппировать похожие или связанные ярлыки и разместить их в одном месте. Добавление двух или более меток в одну строку может сэкономить место и придать расписанию организованный вид. Не забудьте оставить пустую ячейку после каждой метки, если от пользователя требуется ввести соответствующую информацию, например имя и идентификатор сотрудника.

Например, вы можете добавить метку «Имя сотрудника» в первую ячейку второй строки и «Идентификатор сотрудника» чуть ниже нее, в первую ячейку третьей строки, чтобы они отображались в левой части электронной таблицы. . Затем вы можете снова добавить метку «Проект» во вторую, четвертую или пятую строку от «Имени сотрудника», чтобы она отображалась в правой части электронной таблицы. Точно так же вы можете добавить метку «Неделя» сразу под «Проектом». Если какая-либо метка превышает ширину столбца, отформатируйте ее как «Перенос текста».

4. Добавьте ярлыки, связанные со временем

Очень важно добавить метки, связанные со временем, чтобы сотрудники могли вводить соответствующие данные. Вот как вы можете добавить эти ярлыки:

1. Оставьте пустую строку после меток, связанных с идентификацией, которые вы добавили на третьем шаге.

2. Объедините ячейки этой пустой строки.

3. Начните добавлять метки, связанные со временем, в следующей строке, сразу под пустой объединенной строкой.

4. Вы можете добавить различные метки в соответствии с вашими требованиями, такие как день, дата, время прихода, время ожидания, общее количество часов, сверхурочные часы и часы отпуска.

5. Если между сменами есть перерыв, вы можете повторить метки «Время работы» и «Время ожидания».

6. Рассмотрите возможность использования заглавных букв для этих меток.

7. Выделите столбец метки цветом по вашему выбору.

8. Отформатируйте метки как «Перенос текста», чтобы они не перетекали в соседние ячейки.

9. Отформатируйте метки жирным шрифтом и отрегулируйте выравнивание текста.

5. Отформатируйте таблицу

Форматирование облегчает чтение вашего расписания. Excel предлагает множество вариантов форматирования электронной таблицы, таких как настройка ширины столбцов, увеличение размера шрифта, добавление стилей для вводимого текста и выделение ячеек.

Вот как вы можете отформатировать электронную таблицу Excel:

1. Вы можете отформатировать выбранный диапазон ячеек или весь столбец или строку.

2. Чтобы выбрать столбец, нажмите на самую верхнюю часть столбца, где вы видите его алфавитное имя.

3. Чтобы выбрать строку, нажмите на крайнюю левую часть строки, где вы видите ее числовой порядок.

4. Посмотрите, нужно ли вам сделать некоторые столбцы шире, чтобы входные данные были разборчивыми.

5. Чтобы расширить столбец, щелкните правый край самой верхней части столбца и перетащите его до нужной ширины.

6. Рассмотрите возможность использования цветов, если вам нужно выделить определенные столбцы.

7. Вы также можете сделать содержимое определенных столбцов жирным или крупным.

8. Используйте инструмент рисования формата, чтобы скопировать и вставить формат одной ячейки, столбца или строки в другую.

9. Рассмотрите возможность применения форматирования «Все границы» к ячейкам, чтобы они выглядели как сетка, или если вы собираетесь распечатать.

6. Добавьте формулы для автоматизации вычислений

В некоторых ячейках вашего табеля учета рабочего времени, таких как общая оплата и оплата за сверхурочную работу, может потребоваться выполнение вычислений в конце недели или месяца. Вы можете автоматизировать этот процесс, используя формулы Excel. Например, в последней ячейке столбца «Сверхурочные часы» вы можете использовать функцию СУММ, чтобы получить общее количество сверхурочных часов. Умножив это значение на ставку оплаты за сверхурочную работу, можно получить общую сумму оплаты за сверхурочную работу.

Обязательно используйте знак равенства перед вводом формулы в ячейку. Это сообщает Excel, что данные, которые вы вводите, являются функцией Excel.

7. Примените проверку данных

Рассмотрите возможность использования функции проверки данных, чтобы ограничить тип данных, которые пользователи могут вводить в ячейку. Это сводит к минимуму вероятность непреднамеренных ошибок при вводе данных в табеле учета рабочего времени. Например, вы можете настроить столбец даты так, чтобы он принимал только значение даты. После этого он отображает сообщение об ошибке всякий раз, когда пользователь пытается ввести любое другое значение.

Вот как вы можете применить проверку данных в Excel:

1. Выберите столбец или диапазон ячеек, для которых вы хотите создать правило проверки.

2. Выберите «Проверка данных» на вкладке «Данные» на панели инструментов.

3. На вкладке «Настройки» выберите тип данных, которые вы хотите разрешить, например дату, время, текст или целое число.

4. Выберите, могут ли пользователи оставлять данную ячейку пустой.

5. Настройте отображение входных данных и сообщений об ошибках, щелкнув соответствующие вкладки в диалоговом окне.

6. Нажмите «ОК», чтобы применить правило.

8. Заблокируйте ячейки, которые не нужны пользователям

Excel позволяет ограничить доступ к определенным ячейкам электронной таблицы. Вы можете использовать эту функцию, чтобы запретить пользователям вносить какие-либо изменения в ячейки, которые им не нужны. Например, вы можете заблокировать все ячейки, содержащие формулы, поскольку пользователям не нужно вводить данные в эти ячейки.

Блокировка ячеек работает в Excel только после того, как вы разграничите заблокированные и разблокированные ячейки и защитите электронную таблицу. Вот процедура блокировки ячеек в Excel:

1. Щелкните правой кнопкой мыши ячейку, которую хотите заблокировать.

2. Установите флажок «Заблокировано» на вкладке «Защита» и нажмите «ОК».

3. Заблокируйте все нужные ячейки, используя этот метод.

4. Разблокируйте все остальные ячейки в электронной таблице, используя аналогичный метод.

5. Защитите электронную таблицу, нажав «Защитить лист» на панели инструментов на вкладке «Рецензирование».

6. В диалоговом окне «Защитить лист» снимите все флажки, кроме «Выбрать разблокированные ячейки».

7. Выберите пароль для табеля учета рабочего времени и нажмите «ОК».

8. Поделитесь паролем с пользователями.

9. Теперь пользователи могут получить доступ к расписанию с помощью пароля и ввести данные в незащищенные ячейки, но они не могут вносить какие-либо изменения в защищенные ячейки.

Обратите внимание, что ни одна из компаний, упомянутых в этой статье, не связана с компанией Indeed.