Как создать структуру разбивки работ (с советами и примерами)

30 декабря 2021 г.

Эффективная структура разбивки работ создает основу для проекта, за которым вы наблюдаете. Он также может служить ценным документом при планировании проекта, который охватывает многие элементы проекта, включая бюджет, сроки и рабочие задания. Создание структуры декомпозиции работ предоставляет членам команды информацию о том, что вы ожидаете от них, и как их работа вписывается в более крупную цель проекта. В этой статье мы обсудим, что такое структура декомпозиции работ, почему это ценная задача и как ее создать.

Что такое структурная разбивка работ?

Структура декомпозиции работ — это документ, в котором элементы проекта представлены в виде иерархической структуры. В нем перечислены отдельные элементы проекта с упором на результаты каждого элемента, а не на отдельные действия персонала, работающего над этим элементом. Он служит обзором проекта, который иллюстрирует большую цель и все более мелкие компоненты, необходимые для достижения этой цели.

Какова цель структур разбивки работ?

Структура декомпозиции работ является ценным документом для крупных проектов, который предотвращает упущение каких-либо элементов и гарантирует, что вся работа выполняется для достижения более крупной цели. Структура декомпозиции работ помогает вашей компании во многих отношениях, в том числе:

Назначение ролей

Документ с разбивкой работы упрощает распределение рабочих заданий. Помимо демонстрации сотрудникам того, что вы ожидаете от них, и того, как это влияет на общий проект, это также позволяет легко избежать повторяющейся работы, гарантируя, что никакие элементы не будут назначены на два разных раздела структуры разбивки.

Создание временной шкалы

Указав все элементы, необходимые для плана, и персонал, назначенный для его выполнения, вы можете принять обоснованное решение о том, сколько времени займет каждый элемент, и, как следствие, график всего проекта.

Выявление зависимостей

Часто в большом проекте одновременно ведется работа над многими взаимосвязанными элементами. При создании структуры декомпозиции работ вы можете определить области, в которых проект не может быть завершен, пока не будут завершены более ранние элементы.

Оценка затрат

Точная оценка важна для крупных проектов, чтобы убедиться, что у вас достаточно ресурсов для завершения проекта, и избежать неожиданного перерасхода средств. Разбивая проект на более мелкие элементы, вы можете предоставить каждому свою собственную оценку, уменьшая вероятность пропуска потенциальных расходов и помогая вам составить более точный бюджет.

Оценка риска

Понимание потенциального риска проекта важно перед тем, как приступить к нему, чтобы снизить вероятность негативных результатов и получить более точную оценку потенциальных затрат на проект. Разбивка работ позволяет разбить проект на более мелкие части, что упрощает выявление областей, в которых существует вероятность потерь, связанных с риском.

Отслеживание прогресса

Мониторинг хода выполнения проекта позволяет поддерживать процесс в соответствии с графиком и выявлять области, в которых производства не хватает и которые нуждаются в корректировке. Детализированный стиль разбивки работ позволяет легко идентифицировать различные секторы проекта и искать обновления о ходе выполнения каждого из них, чтобы убедиться, что все команды выполняют график выполнения того, что вы ожидаете от них, когда вы ожидаете, что они это предоставят.

Создание технического задания

Предлагая проект группе заинтересованных сторон, они могут запросить техническое задание, чтобы указать, что вы предоставите, если проект будет выполнен. Структура декомпозиции работ может служить в качестве технического задания благодаря подробному представлению различных элементов, выполняемых в рамках проекта.

Ключевые компоненты структуры декомпозиции работ

При создании разбивки работы необходимо включить много важных элементов. Разбивка вашей работы может включать:

Единая структура

Как следует из названия, цель структурной декомпозиции работ — организовать и упорядочить план проекта. Независимо от того, какой тип формата разбивки работ вы выберете, важно поддерживать структуру всего документа, чтобы читателю было легче находить важную информацию.

Блоки

Основным элементом структур разбивки работ является сортировка важных компонентов проекта на короткие и отдельные блоки или сегменты. Это обеспечивает быстрое потребление, чтобы читатель мог легко получить обзор любого элемента проекта.

Результаты

Структура декомпозиции работ фокусируется на создаваемых конечных продуктах, а не на подробных оценках процесса их создания. Например, при построении компьютерной сети в офисном здании блок в разбивке может включать «Электропроводку», чтобы показать, что в здании должны быть проложены кабели, но не будет включать подробные инструкции по прокладке кабелей.

Расходы

Включение ожидаемых затрат на различные элементы проекта позволяет эффективно установить общий бюджет проекта. Он также предоставляет сотрудникам, работающим над проектом, простую справочную информацию о том, сколько средств доступно для разделов, за принятие которых они несут ответственность.

График

Сроки, назначенные каждому элементу разбивки работ, — еще одна ключевая информация, которую полезно включать в блоки разбивки работ. Это позволяет любому, кто читает документ, быстро определить, когда ожидается завершение каждого этапа, и отметить любые области, где производство отстает от графика, чтобы увидеть, на какие блоки повлияют задержки и как им может потребоваться внести изменения в предыдущие планы.

Статус

Отметка о статусе блока в структуре работы занимает минимум места в вашей структуре и предоставляет ключевую информацию.

Как создать структуру декомпозиции работ

Структуры разбивки работы помогают вам быть организованными и улучшают выполнение. Вот как создать разбивку работы для вашего следующего проекта:

1. Выберите формат

Существует несколько распространенных форматов структурной декомпозиции работ, каждый из которых можно использовать для создания полезного документа. Лучший вариант для вашей разбивки — это вариант, с которым вам и вашим сотрудникам будет проще всего работать, включая популярные варианты:

• Иерархическая структура. Иерархическая структурная структура работы представляет собой формат таблицы, в которой каждая строка содержит только один элемент. Простая структура состоит из трех столбцов: уровень, структура работы и имя элемента. Уровень элемента показывает, где он расположен в структуре по отношению к другим элементам.

• Код структуры декомпозиции работ: во втором столбце указан справочный код для каждого элемента в структуре. Структурируйте код как ряд чисел, разделенных точками, где каждая цифра представляет местоположение этого элемента на данном уровне. Например, код 1.3.2. Это означает, что элемент является вторым элементом в своей группе. Эта группа сама находится под элементом, который является третьим элементом в своей группе, которая находится ниже первого элемента верхнего уровня.

• Имя элемента: Каждому элементу в структуре нужна метка, чтобы его можно было быстро, но отчетливо идентифицировать. Для элементов, представляющих собой нижнюю часть цепочки, это обычно результат, который представляет элемент. Для записей верхнего или среднего уровня это может быть категория, в которую вписываются все подэлементы.

• Структура схемы. Структура схемы работы приводит к разбивке работы, которая, вероятно, будет знакома всем, кто читает документ, поскольку она следует основному формату структуры, используемому во время обучения. Перечислите все элементы верхнего уровня для проекта, выровненные по левому полю.

• Табличная структура. Табличная структура организует структуру разбивки вашей работы на ряд строк, каждая из которых может быть разделена на элементы более низкого уровня. Крайний левый столбец в табличной структуре работы предназначен для элементов верхнего уровня, второй столбец — для элементов второго уровня и так далее. В то время как элементы на самом низком уровне представляют собой только одну строку каждый, элементы, у которых есть вложенные элементы под ними, расширяются, так что родительский элемент в одном столбце имеет такую ​​же высоту, как и все вложенные элементы в нем в столбце справа от него.

2. Начните сверху

Структура декомпозиции работ — это многоуровневый подход к организации проектных задач и обязанностей. Используйте самый высокий уровень для самодостаточных задач, которые не требуются для выполнения каких-либо других элементов, а также для категорий, которые охватывают несколько более мелких задач. При организации задач первого уровня вы можете упорядочить их по степени важности или по размеру, чтобы проекты с большим количеством подзадач были первыми.

3. Разделите большие задачи на более мелкие компоненты

Большие задачи первого уровня необходимо разбивать на более мелкие компоненты. Добавьте два или более элемента под задачу, убедившись, что вы перечислили все подзадачи, необходимые для выполнения задачи более высокого уровня. Используйте дополнительные уровни по мере необходимости, чтобы полностью построить проект.

4. Назначайте сотрудников задачам

Структура декомпозиции работ позволяет легко и эффективно назначать сотрудников и проектные группы. Вы можете назначить все задачи одновременно со списками приоритетов для сотрудников, которым вы назначаете несколько элементов, или вы можете назначать задачи по одной, а затем давать открытую задачу сотруднику, который выполняет свое текущее задание.

Советы по созданию структуры декомпозиции работ

Помните об этих советах при создании структуры разбивки работы, чтобы сделать ее максимально эффективной:

• Проверить, что все элементы проекта включены в задачу по разбивке

• Поместите каждый элемент проекта только на одну задачу, без пересечения

• Сосредоточьте задачи на получаемых результатах, а не на используемом процессе

• Используйте правило 8/80 для создания задач идеального размера, сохраняя все задачи между 8 и 80 часами работы.

• Держите свою структуру максимум на трех уровнях, когда это возможно

Пример структуры разбивки работ

В этой простой разбивке работы используется формат плана для планирования новой программы боевых искусств в тренажерном зале:

1. Программа бразильского джиу-джитсу

2. Классы

   1. Разработка учебного плана

   2. Инструкция

      1. Базовые классы

      2. Продвинутые классы

3. Видео

   1. Еженедельный пост на YouTube

      1. Экранизация

      2. Редактирование

      3. Проводка

   2. Ежедневный пост в социальных сетях

      1. Экранизация

      2. Обмен