Как создать справочник сотрудника

24 марта 2021 г.

Подробное и информативное руководство для сотрудников может помочь новым сотрудникам ориентироваться в различных политиках и руководящих принципах организации. Справочники для сотрудников обычно содержат одну и ту же стандартную информацию об основных политиках, но вы можете включить любые детали, которые, по вашему мнению, должны знать ваши новые сотрудники. В этой статье мы объясним, что такое справочник сотрудника, почему он важен, что он должен включать и как создать его для вашего рабочего места.

Что такое справочник сотрудника?

Справочник сотрудника — это ресурс, который вы даете новым сотрудникам и который содержит правила, рекомендации и политики, помогающие им преуспеть на рабочем месте и в своей роли. Он может содержать такую ​​информацию, как единые правила, ожидаемый этикет на рабочем месте и правила отпуска. Нет ограничений на информацию, которую вы можете включить в руководство для сотрудников, если оно сообщает информацию, которую сотрудники должны знать, чтобы добиться успеха на рабочем месте. Сотрудники могут обращаться к справочникам сотрудников в течение всего времени, проведенного в вашей компании.

Почему справочник сотрудника важен?

Вот некоторые преимущества справочника сотрудника:

Вдохновляющий профессионализм

В вашем руководстве для сотрудников может быть описан тип трудовой этики и отношения, которые вы ожидаете. Этот кодекс поведения может помочь сотрудникам чувствовать себя более комфортно с тем типом профессионализма, которого вы хотите достичь на рабочем месте.

Установление стандартов

Справочники для сотрудников — отличный инструмент для установления важных стандартов на рабочем месте. В вашем справочнике могут быть четко изложены все рекомендации по рабочему месту, что поможет вашему бизнесу лучше справиться с любыми потенциальными проблемами. Если каждый сотрудник знает о правилах, которым он должен следовать, все стороны находятся в большей безопасности и защищены в случае возникновения любых потенциальных проблем.

Сохранение корпоративной культуры

Важно создать корпоративную культуру, соответствующую вашей организации, ее сильным сторонам, ценностям и целям. Справочники для сотрудников обеспечивают основу для понимания сотрудниками вашей компании и того, что она считает важным, способствуя более сильному чувству общности и сопричастности. Если ваше руководство для сотрудников отражает вашу компанию и ее ценности, это может улучшить вашу корпоративную культуру и вдохновить сотрудников на более сильную и преданную работу.

Что включить в должностную инструкцию?

Когда вы создаете руководство для сотрудников, помните, что каждый бизнес уникален. Ваши конкретные правила, положения и рекомендации могут различаться в зависимости от размера вашей компании и вашей отрасли. Вот некоторые стандартные пункты, которые вы можете включить в свой справочник сотрудника:

Заявление о миссии

Заявление о миссии вашей компании объясняет ее ценности и цели. Заявление о миссии создает основу, которой сотрудники могут следовать, чтобы добиться успеха для себя и своей компании. По этой причине формулировка миссии обычно является первым пунктом в руководстве для сотрудников. Он задает тон тому, что вы ожидаете от своих сотрудников, и тому, как они могут отражать ценности и цели вашей компании на работе.

Нормы поведения

Независимо от вашей отрасли, вполне вероятно, что вы ожидаете, что ваши сотрудники будут следовать набору правил. Кодекс поведения описывает эти правила в одном месте, поэтому их легко найти. Некоторые примеры правил, которые вы могли бы включить в свой кодекс поведения, включают:

• Дресс-код

• Политика борьбы с дискриминацией и преследованием

• Отношения сотрудников

• Политика в отношении социальных сетей и технологий

Если есть какая-либо информация, которую ваши сотрудники должны знать, чтобы они могли лучше себя чувствовать на рабочем месте, кодекс поведения — это то место, где ее можно разместить. Четкое общение на этом фронте может привести к более успешному опыту как для сотрудников, так и для руководства.

Информация о занятости

В разделе общей информации о занятости вы можете передать любую информацию, необходимую вашим сотрудникам, относительно:

• Графики расчета заработной платы

• Политика сверхурочной работы

• Графики проверки производительности

• Политика отставки и/или увольнения

Этот раздел часто является одним из самых полезных инструментов для ваших сотрудников, когда они знакомятся с вашим рабочим местом.

Преимущества

В этом разделе перечислены подробности о любых преимуществах, которыми они могут пользоваться. Преимущества могут включать программы поощрения, оплачиваемый отпуск, политику здравоохранения и пенсионного обеспечения. Систематизация и обновление этой информации может сэкономить время вашим сотрудникам и вашему отделу кадров.

Дисциплинарные процедуры

Если сотрудники не соблюдают установленный кодекс поведения, могут быть случаи, когда необходимо принять дисциплинарные меры. В этих случаях полезно иметь письменную дисциплинарную процедуру, чтобы сотрудники могли знать, чего ожидать, если они столкнутся с такой ситуацией. Это также поможет вам справедливо относиться к каждому сотруднику.

Этапы создания справочника сотрудников

Выполните следующие шаги, чтобы создать эффективное и всеобъемлющее руководство для сотрудников вашего бизнеса:

1. Не торопитесь

Политика и кодекс поведения, изложенные в вашем руководстве для сотрудников, должны быть конкретными и подробными. Закладка основы и размещение информации в вашем справочнике сотрудников должны быть вашим главным приоритетом.

Дайте себе время, чтобы убедиться, что вся информация, которая будет в вашем справочнике для сотрудников, точна и актуальна с тем, что ваш бизнес должен сообщить своим сотрудникам. Сотрудничайте со своими менеджерами и специалистом по кадрам, чтобы убедиться, что вы включили всю информацию, которая нужна новым сотрудникам. Не стесняйтесь регулярно редактировать свой справочник, чтобы создать подробное руководство, в котором легко ориентироваться.

2. Используйте понятный язык

Язык, который вы используете в своем руководстве для сотрудников, должен быть четким и кратким, чтобы ваши новые сотрудники могли быстро находить и читать необходимую им информацию. Используйте удобный для чтения язык и организуйте информацию в виде таблиц и маркеров, чтобы информацию было легко просматривать.

3. Соберите информацию

Вы можете использовать любой текстовый редактор, чтобы написать справочник со всеми необходимыми разделами. Большинство программ обработки текста поддерживают создание руководств, а также предлагают варианты дизайна. Если вы хотите, вы можете воспользоваться помощью графического дизайнера, чтобы добавить логотип вашей компании и другие элементы дизайна, характерные для компании, чтобы сделать руководство эстетически привлекательным.

4. Будьте доступны

Справочник сотрудника должен быть легко доступен для всех сотрудников. Вы можете предложить бумажную копию или сохранить документ в формате PDF и отправить его по электронной почте. Таким образом, они могут легко найти файл на своих компьютерах в любое время. Если у вас есть корпоративный корпоративный портал, добавьте туда также руководство для сотрудников.