Как создать систему управления документами (плюс преимущества и советы)

17 марта 2022 г.

Система управления документацией представляет собой электронную систему хранения и организации для сбора и сортировки документов. Эта система может быть полезным инструментом, если вы часто работаете с цифровыми и физическими файлами, и вам необходимо организовать и хранить их. Если вы заинтересованы в улучшении способов работы с документами, вам могут быть полезны знания о системах управления документами.

В этой статье мы объясним, как создать систему управления документацией, рассмотрим преимущества этого и дадим полезные советы, которые следует учитывать при ее создании.

Что такое система управления документацией?

Система управления документацией — это организованная система баз данных, которая позволяет собирать, сортировать, обрабатывать и отправлять документы всех типов. Цифровая система также просто и эффективно позволяет хранить документы и защищать конфиденциальную информацию. Все сотрудники на рабочем месте обычно используют централизованную систему управления документацией для повышения доступности, эффективности и видимости файлов, записей и других документов.

Профессионалы во всех областях и отраслях используют системы управления документацией для организации соответствующих документов и файлов. В зависимости от конкретного направления работы или количества документов, которые компания должна хранить, у них могут быть более сложные системы.

Преимущества системы управления документацией

Существует множество преимуществ, которые вы можете получить от использования системы управления документацией в компании или организации, в которой вы работаете, или для хранения и организации документов и записей. Система управления документацией также может принести вам пользу:

• Обеспечение организованного хранения: система управления документацией по своей сути существует для организации и хранения файлов и документов логичным и легкодоступным способом.

• **Повышение доступности**. Система управления документацией обычно помогает улучшить и повысить уровень доступа к файлам, имеющимся в компании.

• Защита важной информации. Обычно системы управления документацией представляют собой базы данных с высоким уровнем безопасности, поэтому ее наличие может помочь вам защитить важную информацию, найденную в документах.

• Обеспечение легкого поиска: база данных, в которой существует система управления, обычно позволяет быстро и эффективно извлекать любые типы документов или файлов, которые могут вам понадобиться.

Как создать систему управления документацией

Создание системы управления документацией может стать простым и эффективным процессом, если вы выполните несколько шагов. Вы можете использовать это как руководство при создании собственной системы управления документацией:

1. Определите свои потребности

Прежде чем вы сможете начать создавать свою систему управления документацией, вы сначала определите, что именно вам нужно, чтобы она делала для вас. Например, если вам нужна система управления документацией просто для хранения документов, вам может потребоваться только система с большим объемом памяти и простым в использовании инструментом сортировки. Вы можете учитывать следующие факторы при определении потребностей и требований вашей системы управления документацией:

• Сколько документов или файлов вам нужно хранить в системе

• Сколько человек должно получить доступ к системе и активно ее использовать

• Какими возможностями должна обладать система

• Кто будет создавать систему

• Кто будет перемещать файлы в систему

• Кто будет обучать людей пользоваться системой

• Кто будет поддерживать систему

2. Установите установленный план создания документа

Обычно полезно иметь стандарт, по которому люди создают документы. Использование определенных протоколов или соблюдение определенных процедур при создании документов может помочь сохранить аккуратность и организованность системы управления документацией, а также возможность беспрепятственно читать и сортировать документы. Таким образом, создание установленного плана создания документов для сотрудников, которому они должны следовать, прежде чем приступить к созданию фактической системы управления документацией, может помочь обеспечить плавный процесс перехода к использованию системы. Например, вы можете потребовать, чтобы документы имели следующее:

• Конкретный шаблон

• Отметка времени

• Конкретная дата

• Определенный формат файла

• Определенные имена файлов

• Особые правила обмена или просмотра

• Особые рекомендации по стилю

3. Проведите инвентаризацию всех документов

Как только все ваши документы будут соответствовать вашим протоколам и процедурам создания документов, вы сможете провести их инвентаризацию и определить, с какими типами документов вы имеете дело и как они используются в компании. Важно провести инвентаризацию каждого отдельного документа, который вы должны добавить в систему управления документацией. Вы можете идентифицировать свои документы как файлы следующих типов:

• Формы

• Рекорды

• Справочные документы

• Копии документов

• Общие документы

• Информационные документы для клиентов

Инвентаризация всех ваших документов может помочь вам узнать, нужны ли вам дополнительные ресурсы для надлежащей организации, сортировки и хранения всего, что вы надеетесь включить в свою систему управления документацией. Вы также можете очистить любые документы, которые вам просто больше не нужны, чтобы получить лучшее представление о том, сколько документов должна хранить система, и чтобы система была максимально организованной и точной.

4. Подготовьте схему использования системы

Как только вы узнаете, что вы храните и как вы это храните, вы можете наметить план, чтобы другие узнали об этих деталях. В этом плане вы можете обсудить, как сотрудники должны создавать документы и сохранять их, а также как они должны использовать систему управления документацией. Вы также можете включить информацию о конкретных людях, с которыми можно связаться, если им потребуется помощь в использовании системы или у них возникнут какие-либо вопросы или проблемы.

5. Внедрить и поддерживать систему управления документацией

Наконец, вы можете полностью внедрить свою систему управления документацией, запустив ее. После того, как вы внедрили систему документации, вы можете активно поддерживать ее, чтобы убедиться, что она работает должным образом, а персонал использует ее должным образом. Это может повлечь за собой загрузку новых документов в систему каждый раз, когда они поступают, удаление ненужных документов, изменение защиты и других мер безопасности по мере необходимости и сортировку документов.

Связанный**: [11 Tips To Help You Manage Your Electronic Files**]( career-advice/career-development/file-management)

Советы по созданию системы управления документацией

Примите во внимание эти полезные советы при создании системы управления документацией для себя или для компании или организации, в которой вы работаете:

• Будь проще. Стремясь сделать систему как можно более доступной и удобной в использовании, может быть хорошей идеей сделать вашу систему управления документацией максимально простой и удобной для пользователя.

• Проводите обучающие занятия. Вы можете убедиться, что все сотрудники знают, как правильно использовать систему управления документацией, проведя обязательные учебные занятия, чтобы научить их этому.

• Храните документ с инструкциями в системе. Особенно полезно иметь документ с инструкциями по использованию системы управления документацией. В случае, если сотрудник не уверен в правильности протокола, которому следует следовать при использовании системы управления документацией, он может обратиться к легкодоступному документу с инструкциями.