Как создать шаблон для проверки занятости

30 апреля 2021 г.

Если вы владеете бизнесом и нанимаете сотрудников, вы обычно несете ответственность за предоставление форм проверки сотрудников. Эти документы служат официальным доказательством того, что сотрудник работает на вас и получает заработную плату. Разработка шаблона формы подтверждения занятости, который поможет вам последовательно и эффективно составлять эти документы, поможет упростить этот процесс. В этой статье мы определяем, что такое шаблон формы подтверждения занятости и для чего он используется, опишем, как его создать, и предоставим шаблон, который вы можете использовать в качестве руководства для своего бизнеса.

Что представляет собой образец бланка подтверждения занятости?

Шаблон формы подтверждения занятости является полезным руководством для создания формы подтверждения занятости, иногда называемой письмом, подтверждающим занятость. Этот документ подтверждает, что сотрудник получает стабильный доход, работая полный или неполный рабочий день. Работодатели предоставляют своим сотрудникам формы подтверждения занятости, и они могут использовать шаблон для быстрого и простого написания этих документов.

Какова цель формы подтверждения занятости?

Сотрудники обычно используют формы подтверждения занятости, чтобы доказать людям или организациям, таким как арендодатели или банки, что они получают зарплату и могут позволить себе оплачивать жилую площадь или кредит. Иногда те, кто проверяет занятость человека, также запрашивают недавние банковские выписки, налоговые формы или кредитный отчет, чтобы подтвердить, получают ли они стабильный доход. Некоторые примеры ситуаций, в которых сотрудники могут запросить форму подтверждения занятости, включают:

• Аренда квартиры: арендодатели обычно хотят видеть подтверждение занятости, чтобы они могли убедиться, что потенциальный арендатор имеет возможность платить арендную плату каждый месяц.

• Покупка дома: поскольку покупка дома или другого имущества может быть дорогостоящей, отдельные лица и семьи часто обращаются за ипотекой, которая представляет собой тип кредита, который помогает им постепенно оплачивать недвижимость. Ипотечные кредиторы и другие финансовые учреждения используют формы проверки занятости, чтобы оценить, дает ли заработная плата право на ипотеку.

• Получение кредита: люди могут получить другие виды кредитов на покупку автомобилей, консолидацию долгов, оплату медицинских счетов или полный ремонт дома. Кредиторы обычно требуют, чтобы человек предоставил подтверждение занятости, чтобы доказать, что он может погасить свои кредиты в течение долгого времени.

• Подача заявления о приеме на работу: иногда потенциальный работодатель может проверить точность резюме кандидата, запросив подтверждение занятости. Это может варьироваться в зависимости от штата, поэтому важно проверить местные правила, чтобы определить, является ли эта практика общепринятой или приемлемой.

• Оформление кредитной карты. Некоторые компании, выпускающие кредитные карты, требуют от вас подтверждения источника дохода, чтобы они могли подтвердить вашу платежеспособность и принять решение о кредитном лимите.

Как создать шаблон формы подтверждения занятости

Поскольку сотрудники часто используют формы подтверждения занятости для получения значительных ресурсов, таких как кредиты, жилые площади или другие виды занятости, для работодателей крайне важно обеспечить, чтобы эти формы были четкими, подробными, безошибочными и профессиональными. Чтобы создать правильный шаблон формы подтверждения занятости, обязательно выполните следующие действия:

1. Включите информацию о получателе

Укажите полное имя вашего получателя или того, кому вы или ваш сотрудник доставите его, а также название их компании и ее адрес. Вы также можете проявить сердечность, используя любые титулы, которые у них есть. Получателем может быть, например, другой работодатель, банк или лизинговая фирма.

2. Укажите строку темы

Уточните цель формы подтверждения занятости, включив в нее строку темы. Это может быть предложение или фраза, поясняющая, что форма является формой подтверждения занятости. Подумайте также о том, чтобы включить в этот раздел полное имя вашего сотрудника.

3. Перечислите информацию о сотруднике

Включите название должности сотрудника, дату начала работы, информацию о том, работают ли они полный или неполный рабочий день, сколько часов они работают в неделю, их заработная плата или оклад и как часто они получают оплату. Вы также можете объяснить, получили ли они бонус за дополнительный доход.

4. Напишите свою контактную информацию

Как работодатель, укажите название своей компании на видном месте в форме, вверху или внизу. Чтобы узаконить форму, вы можете использовать фирменный бланк вашей компании, если он у вас есть. Напишите свое полное имя и контактную информацию, включая адрес, номер телефона и адрес электронной почты. Если у кого-то есть вопросы по форме, они могут связаться с вами, используя эту информацию.

Подпись работодателя является одной из наиболее важных частей формы проверки сотрудника, поскольку она служит официальным, юридическим признанием того, что форма является точной и законной. Убедитесь, что вы указали свое напечатанное имя, подпись и должность в качестве доказательства того, что форма является законной.

5. Предлагайте последние платежные квитанции

Те, кто читает форму проверки сотрудников, обычно хотят видеть последние платежные квитанции для сотрудника. Работодатели выдают своим сотрудникам платежные квитанции, также называемые «зарплатными чеками», которые представляют собой документы, в которых указана оплата за выполнение работы работника. Работодатели могут использовать онлайн-программное обеспечение для управления персоналом, чтобы легко отслеживать и администрировать платежи. Если они управляют платежами лично, они часто организуют свои записи, чтобы при необходимости иметь быстрый доступ к квитанциям о заработной плате сотрудников.

Образец формы подтверждения занятости

Хотя это и не всегда необходимо, вы можете добавить информацию в форму подтверждения занятости с подробным описанием навыков, достижений и положительных отзывов вашего сотрудника, если это применимо. Это может быть особенно полезно, если вы рекомендуете сотрудника для другой работы, но вместо этого вы также можете выбрать рекомендательное письмо.

Если вы пишете форму подтверждения занятости, вот базовый шаблон, который вы можете использовать:

[Recipient’s first and last name]
[Recipient’s company name]
[Recipient’s street address]
[Recipient’s city, state and zip code]

[Date]

[Your first and last name]
[Your job title]
[Your company name]
[Your street address]
[Your city, state and zip code]

Тема: Проверка занятости для [employee’s first and last name]

Для предъявления по месту требования:

Пожалуйста, примите это письмо как подтверждение того, что [employee’s first and last name] работал с [your company’s name] поскольку [employee’s start date].

В настоящее время, [employee’s first and last name]:

• Имеет звание [employee’s job title]

• Зарабатывает [hourly or annual] зарплата [employee’s salary]подлежащий оплате [frequency of payment]

• Работает на [part-time or full-time] основа для [employee’s weekly hours] в неделю

• Получает бонус в размере [amount and frequency of bonus they receive, if applicable]

Если у вас есть какие-либо вопросы, пожалуйста, свяжитесь со мной по адресу [your phone number] или [your email].

С наилучшими пожеланиями,

[Your name printed]
[Your job title]
[Your signature]
[Your phone number and email address]
[Your company’s name]
[Your company’s website address]