Как создать руководящий комитет по ИТ за 6 шагов

26 августа 2021 г.

Наличие квалифицированного отдела информационных технологий (ИТ) имеет решающее значение для успеха многих организаций. Обеспечение соответствия целей вашего ИТ-отдела целям вашей компании может помочь вам улучшить бизнес-функции и достичь ваших всеобъемлющих целей. Если вы хотите улучшить взаимодействие между вашим ИТ-отделом и остальной частью вашей организации, возможно, вам будет интересно узнать о роли руководящего комитета по ИТ.

В этой статье мы объясним, что такое руководящий комитет по ИТ, расскажем о преимуществах его наличия и перечислим шаги, которые вы можете предпринять, чтобы создать эффективный руководящий комитет по ИТ для вашей организации.

Что такое руководящий комитет по ИТ?

Руководящий комитет по ИТ — это консультативный совет, который отвечает за разработку и обеспечение соблюдения приоритетов организации в области ИТ. Они определяют, какие ИТ-проекты и инициативы являются наиболее важными для успеха организации, и обеспечивают поддержку, чтобы гарантировать, что ИТ-команда достигает своих бизнес-целей. Заинтересованные стороны высокого уровня, члены совета директоров, ИТ-эксперты и руководители компаний обычно входят в руководящий комитет организации по ИТ.

Эти люди работают вместе, чтобы контролировать все ИТ-проекты, делегировать задачи и отслеживать прогресс. Они контролируют объем, направление, бюджет, своевременность и методы, используемые для завершения каждого проекта. Их главная цель — направлять ИТ-отдел, определяя, на какие проекты они могут выделить свое время, бюджет и ресурсы, и направляя их в правильном направлении.

Каковы должностные обязанности руководящего комитета по ИТ?

Хотя конкретные задачи, за которые отвечает руководящий комитет по ИТ, могут различаться в зависимости от их организационных целей и проектов, существуют некоторые основные требования к членству. Некоторые из наиболее распространенных должностных обязанностей членов руководящего комитета по ИТ включают:

• Определение стратегического направления значимых ИТ-проектов

• Защита проектов и инициатив, которые могут принести пользу организации

• Выбор ключевых показателей эффективности для отслеживания прогресса

• Определение целей и этапов проекта

• Предлагая советы, рекомендации и вклад, чтобы помочь ИТ-отделу достичь своих целей

• Помощь в составлении бюджета, распределении ресурсов и принятии решений о найме

• Назначение менеджеров проектов для конкретных ИТ-проектов

• Создание политик и процедур для управления ИТ-проектами и процессами

• Выявление и снижение потенциальных рисков

• Встреча для обсуждения возможностей и проблем в области ИТ

• Отслеживание хода и качества каждого проекта

• Предоставление регулярных обновлений совету директоров

Каковы преимущества наличия руководящего комитета по ИТ?

Создание руководящего комитета по ИТ — отличный способ улучшить взаимодействие в вашей организации и повысить вероятность успеха ИТ-проектов. Это также может помочь вам достичь ваших долгосрочных бизнес-целей. Некоторые другие общие преимущества наличия руководящего комитета по ИТ включают:

• Согласование между ИТ-проектами и бизнес-целями

• Налаженная коммуникация между руководителями компании и ИТ-специалистами

• Снижение рисков и повышение производительности

• Повышение эффективности и хорошо разработанные стратегические планы

• Эффективное управление ресурсами и бюджетирование

• Повышение командной работы, сотрудничества и разрешения конфликтов

Как создать руководящий комитет по ИТ

Вот несколько шагов, которые вы можете выполнить, чтобы создать руководящий комитет по ИТ для вашей организации:

1. Установите устав

Прежде чем создавать руководящий комитет по ИТ, разработайте устав, определяющий вашу миссию. Эта миссия обычно поддерживает общие цели компании и дает рекомендации, помогающие вашему комитету работать эффективно. Используйте четкий, лаконичный язык, понятный другим членам вашей организации. Затем опишите конкретные роли и должностные обязанности, за выполнение которых отвечает ваш руководящий комитет по ИТ. Наконец, рассмотрите возможность введения минимальной продолжительности членства. Многие руководящие комитеты по ИТ требуют от своих членов обязательств не менее одного года. Это может уменьшить текучесть членов и улучшить вашу способность внедрять эффективные процессы в команде.

После того, как вы разработали свой устав, часто пересматривайте его. Этот официальный документ может стать отличным инструментом, помогающим направлять ваши обсуждения и гарантировать, что вы принимаете решения, соответствующие целям организации.

2. Пригласите участников

После того, как вы определили миссию руководящего комитета по ИТ, подумайте, кого вы хотели бы пригласить в качестве членов. В руководящие комитеты по ИТ обычно входят руководители компаний, старшие менеджеры, внешние заинтересованные стороны и ИТ-эксперты. Попробуйте включить представителей из каждого отдела или области вашего бизнеса. Это может дать вам больше перспектив при принятии важных решений и помочь вам снизить риск. Это также может способствовать сотрудничеству и командной работе в вашей организации.

Имейте в виду, что хотя руководящий комитет по ИТ может и не выполнять работу непосредственно над ИТ-проектами, ему все же необходимо хорошо понимать, как эти проекты могут повлиять на остальную часть организации, чтобы он мог эффективно руководить вашей ИТ-группой. Кроме того, убедитесь, что члены, которых вы выбираете для руководящего комитета по ИТ, понимают миссию вашей организации и разделяют общие бизнес-цели, даже если их конкретные методологии или программы отличаются друг от друга.

3. Назначьте председателя

Затем выберите председателя руководящего комитета по ИТ. Председатель играет ключевую роль в организации дискуссий, заключении сделок и принятии важных решений. Выбор председателя, который стремится ставить интересы вашей организации на первое место, имеет решающее значение. Хороший председатель также активно слушает своих коллег, чтобы убедиться, что они понимают точку зрения каждого. Это важно, поскольку последнее слово по важным вопросам часто остается за председателем. Другие качества эффективного председателя включают способность собирать соответствующие данные, критически оценивать ситуации, разрабатывать творческие решения и устанавливать цели и ориентиры.

Подумайте о том, чтобы члены руководящего комитета по ИТ избрали председателя для принятия более беспристрастных решений. Это может заставить участников почувствовать, что их мнение ценно, и увеличить вовлеченность. Вы также можете избирать нового председателя каждый год, чтобы поддерживать справедливость и равновесие в вашем комитете.

4. Организуйте повторяющиеся встречи

После того, как вы выбрали председателя, организуйте повторяющиеся встречи, чтобы привлечь к ответственности ваш руководящий комитет по ИТ и поощрять регулярное общение. Большинство руководящих комитетов по ИТ собираются один раз в четыре-шесть недель, но вы можете собираться чаще в начале, пока вы определяете, на какие ключевые проекты вы планируете выделить ресурсы.

Подумайте о личной встрече, чтобы улучшить дискурс и построить прочные отношения между членами комитета. Если вы не можете встретиться лично, запланируйте повторяющийся видеозвонок и предложите членам комитета включить свои видеокамеры, чтобы вы могли видеть друг друга. Это может улучшить ваше общение, позволяя участникам читать выражение лица и язык тела друг друга.

5. Разработайте повестку встречи

Перед каждым собранием руководящего комитета по ИТ разрабатывайте повестку дня, в которой излагаются темы, которые вы планируете обсудить. Председатель может решить создать повестку собрания, или эту роль может взять на себя другой избранный член вашего комитета. Рассмотрите возможность выделения определенного количества времени для обсуждения каждой темы при создании повестки дня встречи. Это может помочь вашему комитету быстрее принимать решения и гарантировать, что вы затронете все необходимые темы в отведенное время.

6. Регулярно проводите обзоры производительности

Планируйте регулярные обзоры производительности, чтобы отслеживать ход выполнения различных ИТ-проектов и определять их успех. Подумайте, какие ключевые показатели производительности вы можете отслеживать, чтобы определить влияние конкретного проекта на вашу организацию и его соответствие основным целям бизнеса. В зависимости от типа проектов, за которыми следит ваш руководящий комитет по ИТ, вы можете проводить обзоры производительности каждый месяц, каждый квартал или каждый год. Это может помочь вам оптимизировать ваши процессы и более эффективно распределять ресурсы.

Советы по созданию руководящего комитета по ИТ

Вот несколько дополнительных советов, которые помогут вам создать эффективный руководящий комитет по ИТ:

• Поощряйте открытое обсуждение. Постарайтесь услышать мнение каждого члена вашего комитета, попросив отдельных лиц поделиться своим мнением по важным темам. Это может помочь вам увидеть каждую ситуацию с разных точек зрения, чтобы принимать наиболее обоснованные решения.

• Делайте заметки о встречах. Выберите члена вашего комитета, который будет делать заметки во время каждой встречи, чтобы убедиться, что вы записываете все ключевые темы обсуждения и решения. После собрания отправьте заметки по электронной почте всему комитету и предложите участникам просмотреть их перед следующей встречей, чтобы убедиться, что все помнят основные моменты вашего предыдущего обсуждения.

• Сосредоточьтесь на ценности. Часто пересматривайте свой устав, миссию и долгосрочные цели. Это может помочь вам определить, какие проекты могут принести наибольшую пользу вашей организации и где ваши ресурсы могут оказать наибольшее влияние.

• Используйте данные для принятия решений. Хотя важно активно прислушиваться к мнению различных членов комитета, сбор и интерпретация соответствующих данных является ключом к принятию разумных бизнес-решений. Инвестируйте в методы бизнес-аналитики и программное обеспечение, которое упрощает сбор нужных данных и создание отчетов.

• Заручитесь поддержкой руководства. Поддерживайте открытую связь между руководящим комитетом по ИТ, советом директоров и другими ключевыми руководителями в вашей организации. Убедитесь, что руководители понимают ваши цели, чтобы они могли поддерживать проекты, которые вы реализуете.

• Примите постоянное совершенствование. Регулярно проверяйте свои процессы и прогрессируйте, чтобы определить области для улучшения. Это может помочь вам разработать более эффективные стратегии, поддерживающие долгосрочный рост бизнеса.

• Потерпи. Реализация крупномасштабных ИТ-проектов и процессов часто требует времени. Установите как краткосрочные, так и долгосрочные цели, чтобы отслеживать свой прогресс и наращивать темп, гарантируя, что вы выделяете достаточно времени для того, чтобы каждый проект полностью реализовал свой потенциал.