Как создать рабочий график в Excel для вашей команды

17 марта 2022 г.

Электронные таблицы — это полезные инструменты, которые можно использовать для систематизации информации о сотрудниках при подготовке графиков работы. Подготовив шаблоны расписаний в программе для работы с электронными таблицами, такой как Excel, вы можете быстро обновлять и распространять информацию о смене для своей команды. Понимание методов создания расписаний в Excel может помочь вам повысить эффективность и сэкономить время при составлении и распространении рабочих графиков для сотрудников. В этой статье мы объясним, как создать рабочий график в Excel, и поделимся советами по созданию удобного шаблона расписания.

Связанный: [Becoming a Manager: How To Develop a Work Schedule]( career-advice/career-development/how-to-develop-a-work-schedule)

Преимущества составления рабочего графика в Excel

Существует множество способов организации смен сотрудников: от написания расписания вручную до использования автоматизированного программного обеспечения для планирования. Вот некоторые из основных преимуществ использования Excel для разработки графиков работы:

Экономия времени

Разработав шаблон рабочего расписания в Excel, вы сможете сэкономить время при создании расписаний для команды. Внесение изменений в цифровой файл зачастую намного быстрее, чем еженедельное составление нового расписания на бумаге. Хотя вы можете решить интегрировать формулы и другие функции высокого уровня в электронную таблицу Excel, вы также можете использовать простые функции, щелкая каждую строку и столбец, чтобы быстро составить расписание. Это может помочь вам сэкономить время, изменяя расписание, если вы хотите внести какие-либо коррективы.

Связанный: [15 Schedule Templates To Improve Workflow]( career-advice/career-development/schedule-templates-to-improve-workflow)

Снижение затрат

Excel может быть доступным программным обеспечением для составления расписаний сотрудников. Многие типы программ и приложений для планирования имеют высокую ежемесячную или годовую плату. Часто организации предоставляют сотрудникам доступ к Excel бесплатно и уже имеют программу, установленную на компьютерах компании. Excel — это популярная программа, и вы также можете бесплатно создавать электронные таблицы Excel на компьютерах в публичных библиотеках. Вы также можете бесплатно использовать базовую форму Excel на веб-сайте Microsoft Office.

Делаем эффективные обновления

После того как вы закончите свое первое рабочее расписание в Excel, вы сможете использовать тот же файл для эффективных обновлений. Вы можете сохранить несколько шаблонов или версий расписания, чтобы подготовиться к различным ситуациям на рабочем месте, и выбрать соответствующий файл для предстоящего расписания. Вместо того, чтобы полностью воссоздавать расписание каждую неделю, вы можете просто настроить имена или время в каждом разделе электронной таблицы. Это может сделать процесс планирования более удобным и эффективным.

Связанный: [Employee Schedule Templates and Examples (Free Download)]( career-advice/career-development/employee-schedule-template)

Улучшение связи

После того, как вы составите расписание в Excel, у вас будет удобный цифровой файл, которым вы сможете поделиться с сотрудниками. Вы можете преобразовать файл Excel в другой формат файла, отправить файл по электронной почте сотрудникам, загрузить его на общий диск или распечатать электронную таблицу и раздать физические копии своей команде. Вы даже можете предоставить всем членам вашей команды доступ к просмотру фактического файла Excel, гарантируя, что все будут иметь одинаковую информацию о своих сменах. Это может улучшить общение в вашей команде и дать каждому возможность немедленно обсудить любые изменения или запросы.

Документирование прошлых графиков

Вы можете использовать Excel для создания записи предыдущих графиков работы. Каждый раз, когда вы обновляете расписание, вы можете сохранить новую версию файла, в которой сохраняется информация о предыдущих сменах. Это дает вам подробную справочную информацию о часах работы всех в вашей команде, которую вы можете использовать при выполнении административных задач или уточнении любых вопросов от членов команды.

Как составить график работы в Excel

Используйте эти шаги в качестве справки при составлении графика работы для вашей команды:

1. Откройте пустую таблицу

Начните с поиска приложения Excel на своем компьютере или щелкните значок Excel на рабочем столе. На главном экране нажмите «Пустая книга». Откроется новая электронная таблица, в которой вы можете создать собственное расписание.

2. Создайте заголовок

Вставьте заголовок для своего расписания, чтобы все в команде четко понимали документ. Для этого выберите несколько ячеек в верхней части таблицы, которую вы хотите создать, и объедините их. Например, если вы хотите создать расписание шириной в семь столбцов, выберите ячейки от A1 до F1. Затем нажмите «Объединить и центрировать» на панели инструментов выравнивания. В этой большой ячейке введите название своего расписания, например «Расписание на неделю» или «Расписание группы». Вы можете настроить размер ячейки и увеличить размер шрифта, чтобы настроить внешний вид заголовка.

3. Назовите свои столбцы днями недели

Под заголовком используйте следующую строку, чтобы написать рабочие дни для вашей команды. Оставьте первый столбец пустым, чтобы у вас было место для написания названий вашей команды, а затем начните перечислять каждый день в последующих столбцах. Например, если ваша команда работает с понедельника по пятницу, напишите понедельник буквой B2, вторник буквой C2, среду буквой D2, четверг буквой E2 и пятницу буквой F2.

В следующей строке перечислите конкретные даты, соответствующие каждому дню недели. Вы можете изменить эти даты с каждым новым расписанием. Например, вы можете включить даты с 10 по 14 января в ячейки с B3 по F3 для своего первого расписания, а затем обновить эти даты до 17 января по 21 января для расписания на следующую неделю.

4. Перечислите имена сотрудников в каждой строке

Затем напишите имена каждого сотрудника в первом столбце, оставив первые несколько строк пустыми из-за информации о заголовке и дате. Если вы назначаете разные должности для каждой смены, назначьте каждому сотруднику две строки, чтобы вы могли написать как время их смены, так и название их должности. Например, вы можете начать с написания имени сотрудника в ячейке A4. Вы пропускаете ячейку A5, чтобы добавить дополнительную информацию об их смене, а затем добавляете имя следующего сотрудника в ячейку A6.

5. Введите данные смены

Под пересечением даты и имени каждого сотрудника добавьте сведения об их смене. Включите часы их смены в один раз и добавьте их должность, если это необходимо. Например, вы можете назначить сотрудника с 13:00 до 21:00 в понедельник для работы в патио ресторана. В расписании Excel вы можете написать «с 13:00 до 21:00» в ячейке B4 рядом с их именем. Прямо внизу, в ячейке B5, вы можете написать «Патио», чтобы указать их назначение на смену.

Связанный: [Shift Schedules: Examples and Explanations]( career-advice/career-development/shift-schedule)

6. Сохраните свое расписание

Сохраните файл, чтобы закончить расписание. Нажмите «Файл», выберите «Сохранить как» и выберите место, где вы хотите сохранить книгу. Введите имя книги и нажмите «Сохранить». Вы также можете экспортировать документ или распечатать расписание прямо из рабочей книги.