Как создать организационную диаграмму в PowerPoint за 4 шага

8 апреля 2022 г.

Организационная диаграмма в PowerPoint — это эффективный метод отображения отношений отчетности внутри организации или проекта. Знание того, как создать организационную диаграмму, отображающую различные уровни иерархии, может быть ценным навыком для любой должности в компании. Развитие этого навыка может помочь вам улучшить качество ваших презентаций и улучшить понимание иерархических отношений. В этой статье мы обсудим, что такое организационная диаграмма, почему PowerPoint является подходящим средством для ее создания и как сделать ее за четыре шага, а также некоторые дополнительные советы по созданию организационной диаграммы в PowerPoint.

Что такое организационная схема?

Организационная диаграмма или организационная диаграмма — это визуальное представление внутренней иерархической структуры компании, учреждения или проекта. Его точный дизайн и макет во многом зависят от того, как организована соответствующая группа, поскольку она может отображать такие элементы, как отделы компании, роли сотрудников и внешних партнеров, а также отображать отношения между ними. Основная роль организационной схемы — показать людям, не входящим в анализируемую группу, какова иерархическая структура и как функционирует процесс принятия решений.

Зачем использовать PowerPoint для создания организационной диаграммы?

Некоторые из основных преимуществ использования PowerPoint для создания организационной диаграммы включают в себя:

• Относительно простой процесс: интерфейс PowerPoint делает создание организационных диаграмм доступной задачей для сотрудников, не имеющих опыта работы с программным обеспечением Microsoft Office.

• Легко редактировать: вы можете редактировать организационную диаграмму, чтобы отразить различные изменения в организационной структуре.

• Возможность делиться и обновлять: после создания организационной диаграммы вы можете поделиться ею с сотрудниками через внутреннюю сеть организации и периодически обновлять ее.

Как сделать организационную диаграмму в PowerPoint

Попробуйте выполнить следующие четыре шага при создании организационной диаграммы в PowerPoint:

1. Добавьте графику SmartArt

Графический элемент SmartArt — это способ визуального представления различных концепций и идей. Чтобы использовать его специально для создания организационной диаграммы, запустите приложение PowerPoint, перейдите на вкладку «Вставка» и выберите параметр «SmartArt» в разделе «Иллюстрация». Выбрав его, вы получаете доступ к различным визуальным представлениям для различных целей. Найдите категорию «Иерархия» и выберите один из шаблонов организационной диаграммы. Решите, какой из них лучше всего подходит для вашей конкретной цели.

2. Добавьте свою информацию

После выбора подходящего шаблона вы можете начать вводить информацию, такую ​​как имена в иерархической структуре. В шаблоне может не быть точного количества полей, которое требуется для отображения каждого человека или отдела, но вы можете добавить новые, выбрав только что созданный шаблон и используя опцию «Добавить фигуру». Затем у вас есть возможность разместить новую коробку там, где вам это нужно в организационной структуре.

У вас также есть возможность добавить изображение для каждого имени, что поможет тем, кто изучает организационную схему, идентифицировать каждого члена команды. В некоторых шаблонах также есть дополнительное место в каждом поле для описания должности или другой информации.

3. Отформатируйте свою организационную диаграмму

Вставив всю необходимую информацию в организационную диаграмму и поместив ее в выбранную вами иерархическую структуру, вы можете отформатировать стиль и внешний вид диаграммы. Для этого вы можете получить доступ к вкладкам «Дизайн» и «Формат». Некоторые из доступных опций включали изменение цветовой схемы, создание трехмерных блоков, изменение стиля шрифта и размера букв и добавление цветных контуров, чтобы отличать одни блоки от других.

4. Опубликуйте и поделитесь своей организационной схемой

После того, как организационная диаграмма будет завершена, вы можете поделиться ею с любым, кому требуется доступ. Если вы знаете, что у всех, кто его получает, есть приложение Microsoft PowerPoint, вы можете сохранить его в формате PowerPoint. Если вы, вероятно, отправите файл людям, у которых может не быть приложения, вы можете сохранить его как файл PDF, чтобы убедиться, что он правильно отображается на любом устройстве.

Советы по созданию организационной диаграммы в PowerPoint

Подумайте о том, чтобы следовать этим советам при создании организационной диаграммы для вашего отдела или организации с помощью PowerPoint:

• Используйте пунктирные линии, чтобы показать все иерархические отношения. Некоторые организации имеют более сложную структуру, в которой определенные сотрудники подчиняются нескольким людям. Вы можете проиллюстрировать это на своей организационной диаграмме, вставив дополнительные пунктирные линии с помощью кнопки «Вставить» и соответствующим образом связав поля.

• Назначьте кого-нибудь в организации для поддержания организационной схемы в актуальном состоянии. Использование программного приложения для создания организационной диаграммы и обмена ею через внутреннюю сеть организации может упростить получение регулярных обновлений о различных организационных изменениях для всех. Чтобы убедиться, что все знают об изменениях как можно быстрее, вы можете рассмотреть возможность внесения их самостоятельно и уведомить все соответствующие стороны или поручить это кому-то другому.

• Используйте организационные диаграммы для отображения ролей сотрудников. Помимо использования организационных диаграмм для отображения иерархической структуры организации или отдела, вы также можете использовать их для отображения точных функций каждого ключевого сотрудника. Это может помочь постороннему понять, как каждая роль вписывается в общую структуру организации.

• Отформатируйте организационную диаграмму так, чтобы она уместилась на одной странице. Просмотр организационной схемы на отдельных страницах может быть сложным для восприятия и понимания. В полной мере используйте параметры дизайна и формата, чтобы изменить размер и расположить каждое поле так, чтобы вся структура помещалась на одной странице.

• При отображении иерархии организации поместите название должности перед именем человека. При создании иерархической структуры вы можете упростить ее понимание, разместив должность каждого сотрудника в организации над его именем. Это также может упростить перестановку сотрудников на диаграмме без изменения иерархической структуры.

Обратите внимание, что ни одна из упомянутых выше компаний не аффилирована с Indeed.