Как создать организационную диаграмму в Excel (с советами)

14 октября 2021 г.

Предприятия часто используют Microsoft Excel для ввода и хранения важной информации. В программе вы можете найти возможность создавать организационные диаграммы, которые помогут вам улучшить хранение и доступность данных. Организационные диаграммы также являются полезными инструментами для ведения баз данных сотрудников. В этой статье мы обсудим, что такое организационные диаграммы, как создать организационную диаграмму в Excel и что следует учитывать при оценке этих информационных инструментов.

Что такое организационная схема?

Организационная диаграмма показывает взаимосвязь или иерархию отчетности операций компании. Организационные диаграммы Excel предоставляют простые функции, которые позволяют отслеживать различные структуры, роли и функции отделов, команд и даже между различными районами. Этот организационный инструмент также часто эффективен для переходных изменений, поскольку предприятия могут создавать организационные диаграммы для детализации новых ролей, задач и функций, возникающих в связи с организационными изменениями.

Зачем создавать организационные диаграммы?

Создание организационной диаграммы в Excel — это эффективный способ наметить важные процессы, задачи и данные, которые предприятия используют для финансовой отчетности, создания бюджетов и планирования стратегий. Еще несколько причин для использования организационной диаграммы включают в себя:

• Планирование проектов. Многие предприятия используют организационные диаграммы для планирования проектов, назначения задач и контроля за их выполнением.

• Определение задач отдела. Организационные диаграммы также полезны для организации обязанностей сотрудников различных отделов компании, включая продажи, маркетинг, финансы и управление.

• Отслеживание рабочего процесса сотрудников и менеджеров: вы также можете использовать организационные диаграммы для отслеживания отдельных, групповых и управленческих рабочих процессов, чтобы лучше оценивать производительность.

• Оценка функций отдела или команды. Многие компании также используют организационные схемы для определения основных функций и целей различных отделов.

Как создать организационную диаграмму в Excel

Используйте следующие шаги, чтобы создать базовую организационную диаграмму Excel:

1. Используйте функцию SmartArt

Откройте новый лист Excel и перейдите к строке меню в верхней части страницы. Выберите опцию «Вставить», которая дает вам возможность вставлять различные элементы в вашу электронную таблицу. Для организационных диаграмм щелкните значок SmartArt. Это дает вам раскрывающееся меню с несколькими функциями. Выберите параметр «Иерархия», чтобы отобразить различные типы организационных диаграмм.

2. Выберите макет

Параметр «Иерархия» дает вам несколько типов макетов на выбор для вашей диаграммы. Некоторые макеты имеют вертикальную иерархию, в то время как другие читаются горизонтально. Выбрав макет, вставьте его в электронную таблицу. Как горизонтальное, так и вертикальное выравнивание позволяют расположить текстовые поля в нужном вам порядке.

3. Введите текст в поля на диаграмме.

Введите данные для каждого элемента, включенного в диаграмму. Используйте отдельные строки для нескольких точек данных в текстовых полях, нажимая «Ввод» после каждого значения, например имени или конкретной задачи. Вы также можете ввести данные диаграммы в текстовое поле SmartArt, которое размещает значения в соответствующих фигурах.

4. Добавляйте и удаляйте фигуры

Excel также позволяет вставлять новые фигуры в диаграммы, а также удалять фигуры по мере необходимости. Чтобы вставить дополнительные текстовые поля, щелкните правой кнопкой мыши и выберите «Добавить фигуру». Это дает вам список вариантов, где вы хотите добавить фигуру. Вы также можете добавить фигуры в текстовое поле SmartArt, щелкнув значок плюса в верхней части панели инструментов. Чтобы удалить фигуры, перейдите на панель инструментов Smart Art, щелкните символ минус и выберите фигуру, которую хотите удалить.

5. Настройте стили диаграммы

Рассмотрите пользовательские функции в своей организационной диаграмме, чтобы прояснить и выделить ключевую информацию. Стили шрифта, такие как жирный шрифт или курсив, также могут помочь выделить важные данные, которые команды используют в организационных диаграммах. Параметр «Формат» также позволяет добавлять различные элементы для улучшения дизайна ваших диаграмм, включая стили шрифтов, заголовки и стили форм.

6. Обновите организационные диаграммы для точности

Функции Excel позволяют обновлять создаваемые вами электронные таблицы, включая организационные диаграммы и другие элементы, которые вы включаете. По мере изменения данных обновляйте организационную диаграмму, добавляя дополнительные данные и удаляя устаревшую информацию. Этот процесс является непрерывным и обеспечивает точность организационного отслеживания и структуры.

7. Скопируйте и вставьте точки данных

Вы также можете копировать и вставлять данные из рабочих листов, которые у вас уже есть. Этот процесс особенно полезен для элементов списка, таких как имена сотрудников, адреса и номера телефонов. Перейдите к рабочему листу, из которого вы хотите извлечь данные, выберите и выделите диапазон, который вы хотите упорядочить на диаграмме. Щелкните правой кнопкой мыши и выберите «Копировать» и вставьте данные в текстовое поле SmartArt для каждой фигуры, которая у вас есть. Расположите значения данных в соответствующих формах диаграммы в соответствии с иерархией вашего списка.

3 совета по чтению организационных схем

Организационные диаграммы эффективны, потому что вы можете обновлять их по мере сбора дополнительных данных. Это может сделать некоторые организационные диаграммы сложными, но вы можете лучше оценить организационные диаграммы с помощью нескольких полезных подходов:

1. Следуйте вертикальным графикам, как пирамиде

Посмотрите на текстовые поля в верхней части пирамиды как на самые высокие позиции, где каждая строка показывает разные уровни управления и расширяется к низу, чтобы показать более низкие уровни организации. Линии, соединяющие каждое текстовое поле, представляют отчетные отношения между командами, руководством и отделами.

2. Читайте горизонтальные диаграммы слева направо

Горизонтальные диаграммы показывают организационные отношения слева направо, где форма пирамиды расширяется по электронной таблице. Подобно вертикальной компоновке, в горизонтальной компоновке самые высокопоставленные сотрудники находятся в самом левом текстовом поле. Каждый уровень управления расширяется вправо, из них строятся более низкие организационные уровни. Соединительные линии также показывают отношения отчетности между каждым отделом.

3. Используйте ландшафтный режим

По мере того как организационные диаграммы расширяются и включают больше фигур и точек данных, вы можете улучшить читаемость, переключившись в ландшафтный режим. Перейдите в меню страницы и выберите «Файл». Выберите «Параметры страницы», чтобы открыть окно меню, и измените ориентацию с «Книжная» на «Пейзажная».

Обратите внимание, что ни одна из компаний, упомянутых в этой статье, не связана с компанией Indeed.