Как создать общий диск на Google Диске за 4 шага

16 сентября 2021 г.

Если вы заинтересованы в обмене файлами со своей командой, Google Диск предоставляет услугу, которая может помочь в этой цели. Многие организации обычно используют общие диски для совместной работы и обмена файлами. Изучение того, как создать общий диск на Google Диске, может помочь вам, когда ваша команда надеется обмениваться файлами друг с другом. В этой статье мы обсудим, что такое общий диск на Google Диске, опишем, как его создать, дадим несколько советов по этому процессу и перечислим некоторые преимущества использования этого сервиса.

Что такое общий диск на Google Диске?

Общий диск на Google Диске — это папка с файлами, доступ к которой могут просматривать многие люди в целях совместной работы. Предприятия обычно используют его для организации файлов и отправки их нескольким сотрудникам или группам коллег. Например, когда члены команды совместно работают над электронной таблицей для предстоящего проекта, они могут создать общий диск, чтобы члены команды могли легко отслеживать и обновлять документы. Папка может быть общедоступной, чтобы любой человек, у которого есть ссылка, могла просматривать файлы внутри нее, или частной, чтобы их могли просматривать только пользователи с правами доступа.

Как создать общий диск на Google Диске

Вот список шагов по созданию общего диска на Google Диске с описанием каждого шага:

1. Создайте общий диск

Войдите в свою учетную запись Google Диска. Перейдите в раздел «Общие диски» папки вашего диска. Нажмите кнопку «+», чтобы создать новый общий диск. Укажите имя вашей новой папки и укажите, хотите ли вы сделать ее общедоступной или частной.

2. Скопируйте файлы на общий диск

Перейдите на вкладку «Файлы» в верхней части учетной записи Диска, затем нажмите «Выбрать или перетащить». Найдите любые файлы, которыми вы хотите поделиться, затем перетащите их в только что созданную общую папку. Вы также можете создавать файлы прямо на Google Диске, например новые документы или презентации.

3. Определите доступ пользователя

Вы можете пригласить людей просмотреть или получить доступ к общей папке вашего общего диска. Вы можете разрешить отдельным пользователям делиться файлами с другими, делать файлы личными или делиться файлами только в том случае, если человек соответствует каким-либо предопределенным критериям для их просмотра, например «всем, кроме тех, кто не является сотрудником». Вы также можете указать адрес электронной почты, который пользователи должны использовать при обмене с вами.

4. Разрешите другим загружать файлы на ваш общий диск

Получив разрешение, другие пользователи также смогут загружать файлы в вашу общую папку. Для этого перейдите на вкладку «Файлы» в верхней части учетной записи Диска, а затем нажмите «Загрузить эту папку». Они также могут использовать копирование и вставку для переноса файла на свой компьютер вручную.

Советы по использованию общего диска на Google Диске

Вот несколько советов по использованию общего диска на Google Диске:

• Убедитесь, что все пользователи, которым требуется доступ к диску, имеют правильные разрешения: для общедоступных общих дисков любой пользователь с правильной ссылкой может получить доступ к общему диску. Для частных общих дисков измените разрешения, чтобы доступ имели нужные пользователи.

• Делитесь определенными файлами на диске. Если вы хотите, чтобы кто-то просматривал или делился определенными файлами, но не другими файлами в вашей папке, создайте папку на общем диске, чтобы по умолчанию у них не было доступа к ней. Чтобы предоставить им доступ, переместите эту папку в видимую область общего диска.

• Помните о стоимости дополнительного места для хранения: не забудьте приобрести достаточно места для хранения, как только вы начнете делиться своими файлами с людьми. Это может предотвратить нехватку места, когда вы начнете хранить большие файлы на общем диске.

• Используйте группы Google при обмене файлами в определенной организации. Если вы предоставляете общий доступ к файлам в определенной организации, например в вашей организации или в университетской группе, используйте группы Google вместо того, чтобы напрямую отправлять чей-то адрес электронной почты, когда приглашаете других поделиться.

• Не забудьте сделать резервную копию файлов на общем диске: если вы хотите убедиться, что не потеряете файлы, убедитесь, что вы создали резервную копию общего диска с помощью функции «Резервное копирование и синхронизация» на Google Диске.

• Информируйте пользователей об обновлениях или дополнениях на общем диске. Если вы обновляете файлы в общей папке, вы можете отправить электронное письмо с уведомлением об этих изменениях. Таким образом, они могут оставаться в курсе того, что происходит в группе.

Преимущества использования общего диска на Google Диске

Вот список преимуществ использования общего диска с описанием каждого преимущества:

• Расширение совместной работы. Создание общих папок на Google Диске предназначено специально для группового использования и для поощрения совместной работы и общения между членами команды, желающими обмениваться файлами.

• Более простое отслеживание данных: когда вы храните все свои общие файлы в одном месте, их легче отслеживать, чем если бы каждый хранил их в своей индивидуальной учетной записи Google Диска. Вы можете лучше упорядочивать информацию и легче выявлять конфликты или отсутствующие документы, когда все они находятся в одном месте.

• Более дешевое хранилище. Благодаря бесплатному хранилищу, которое предоставляет Google, общие диски являются отличной альтернативой использованию внешних жестких дисков или компакт-дисков при сохранении больших объемов данных. Вы должны платить за дополнительное место для хранения только после того, как вы используете объем, который Google предоставляет бесплатно.

• Более безопасное онлайн-хранилище. Вы можете использовать функции безопасности Google для защиты файлов, которые вы создаете на общем диске. Например, вы можете использовать разрешения, чтобы решить, кто может просматривать или редактировать файлы, или настроить правила, требующие от любого доступа ввода пароля.

• Защищенные версии файлов. На общем диске можно сохранять версии любого файла, что позволяет вернуться к предыдущей версии, если кто-то случайно удалит важный файл или добавит файл с неверной информацией.

Обратите внимание, что ни одна из компаний, упомянутых в этой статье, не связана с компанией Indeed.