Как создать контрольный список при планировании мероприятия

29 апреля 2021 г.

Планирование мероприятия — это процесс, который может занять много времени и организации. Контрольные списки помогут вам запланировать время для задач, отслеживать прогресс и систематизировать полезную информацию для мероприятия. Понимание того, что включить в контрольный список для планирования мероприятия, как его создать и почему это важно, может помочь вам добиться успеха при планировании мероприятия. В этой статье мы обсудим, почему контрольные списки полезны, общие задачи планирования, которые вы должны включить, и различные способы использования контрольного списка, чтобы вы могли создавать полезные контрольные списки при планировании мероприятий.

Зачем использовать контрольный список для планирования мероприятия?

Планирование мероприятий может включать в себя множество обязанностей, задач и обязанностей, а это означает, что вы можете извлечь выгоду из создания контрольного списка. Независимо от того, включает ли это организацию поставщиков, поиск подходящего места или рассылку приглашений по почте, успех мероприятия обычно зависит от выполнения всех этих задач вовремя и в рамках бюджета.

Вы можете использовать контрольные списки для организации информации таким образом, чтобы помочь вам понять, что вам нужно сделать, когда вам нужно это сделать и какая помощь вам может понадобиться. Они также помогут вам оценить, какая часть вашего бюджета может потребоваться для различных аспектов вашей подготовки. Контрольные списки также упрощают отслеживание вашего прогресса по мере выполнения каждой задачи, чтобы вы могли видеть, что еще нужно сделать вам и вашей команде.

Использование для контрольного списка планирования мероприятий

Контрольные списки для планирования мероприятий — это полезные инструменты планирования, которые можно использовать несколькими важными способами. Некоторые способы использования контрольного списка планирования мероприятий включают в себя:

Отслеживание прогресса

Постоянно обращаясь к своему контрольному списку, вы можете определить прогресс, которого ваша команда достигает на каждом этапе процесса. Вычеркивание выполненных задач помогает понять, сколько работы осталось до дня мероприятия. Вы также можете расставить приоритеты задач в своем списке, чтобы сначала выполнить самые важные, или запланировать время для тех, выполнение которых может занять больше всего времени.

Отслеживание вашего бюджета

Поскольку ваш контрольный список содержит список задач, вы можете оставить в нем место для оценки стоимости и фактической стоимости каждой из них. Затем список становится полезным документом для отслеживания оставшейся части вашего бюджета, сколько денег вы экономите на каждой задаче и сколько вам нужно для выполнения оставшихся задач.

Организация и аранжировка

Если вы отмечаете конкретные результаты каждой задачи, такие как нанятые поставщики или приглашенные докладчики, вы можете ссылаться на них при организации контрактов, времени прибытия, платежей и других необходимых задач. Вы также можете использовать его, чтобы отмечать выполнение этих небольших задач по мере организации каждой из них.

Время планирования

Когда вы знаете, какие задачи вам нужно выполнить, например найти развлечения, вы можете запланировать свое время, чтобы сосредоточиться на конкретных задачах и определить, когда вы планируете выполнять каждую из них.

Напоминайте себе о важной информации

Поскольку планирование мероприятия включает в себя множество задач и много информации, контрольные списки являются полезным документом для напоминания о конкретных деталях мероприятия. Постоянно отслеживая ваш прогресс в контрольном списке, он становится ориентиром для времени проведения мероприятия, кто такие продавцы, что вам нужно предоставить артистам и любая другая информация, которую важно отметить, чтобы вы могли обеспечить успешное мероприятие.

Как создать контрольный список планирования мероприятия и что включить в него

Хотя единого контрольного списка «планирования мероприятия» не существует, есть несколько общих пунктов, которые обычно требуются для большинства контрольных списков планирования мероприятий. Некоторые задачи, которые необходимо включить при создании базового контрольного списка для мероприятия, включают:

1. Постановка целей вашего мероприятия

Первый шаг, который вы должны сделать при планировании мероприятия, — понять цель этого конкретного мероприятия. Некоторые события посвящены известному человеку или достижению. Некоторые из них, такие как лекции и семинары, носят информационный характер. Некоторые мероприятия могут способствовать продвижению нового продукта или услуги потенциальным клиентам. Какова бы ни была цель вашего мероприятия, она задает тему и тон мероприятия и помогает вам понять, какие конкретные элементы вы должны запланировать включить в него.

2. Выяснение списка гостей

Понимание предполагаемой аудитории вашего мероприятия, в том числе конкретных приглашенных вами лиц, поможет вам определить такие аспекты планирования, как размер места проведения, бюджет и кейтеринг. Это также поможет вам подготовиться к рассылке приглашений и организации поездки и проживания, если это необходимо.

3. Отмечайте, когда и где состоится ваше мероприятие

Прежде чем создавать приглашения или искать места, важно указать конкретную дату и время мероприятия, а также общее место, где оно должно состояться, например, город или регион организатора мероприятия.

4. Создание бюджета

Одна из самых важных частей информации, которую следует включить в контрольный список, — это бюджет вашего мероприятия. Хранение этого в вашем списке поможет вам напомнить, сколько денег вы можете потратить на отдельные аспекты вашего мероприятия.

5. Поиск места проведения

Когда у вас будет достаточно информации, вы сможете определить, какое место вам нужно, и исследовать потенциальные места. Наличие установленного места поможет вам понять, какое место у вас есть для посадочных мест, поставщиков провизии, волонтеров и других конкретных требований к мероприятию, которые вам могут понадобиться для организации.

6. Разработка внешнего вида мероприятия

При планировании мероприятия важно выяснить, как наилучшим образом использовать пространство места проведения, чтобы спланировать мероприятие в соответствии со спецификациями и потребностями организации. Декорации, размещение столов для кейтеринга и зоны внимания, такие как сцена или подиум, — все это аспекты, которые вы можете использовать для создания пространства для мероприятий, которое будет полезно для любых выступающих или докладчиков, а также будет гостеприимным и комфортным для аудитории.

7. Организация еды и напитков

Если ваше мероприятие включает в себя еду и напитки, подумайте о поиске местных поставщиков общественного питания, чтобы предоставить их гостям. Если организация, для которой предназначено мероприятие, хочет, чтобы алкогольные напитки подавались, ей может потребоваться лицензия от местных властей. Ваш список гостей, тема мероприятия и место проведения могут помочь вам определить, какую еду подавать и сколько места у вас есть для еды.

8. Планирование развлечений

Независимо от того, есть ли на вашем мероприятии заранее определенные спикеры и ведущие или исполнитель, который еще не определился, выяснение конкретного развлечения может помочь в рекламе мероприятия и организации их поездки и отеля. Это также полезно для связи с агентами по бронированию и заключения любых необходимых контрактов. Тип развлечения также может помочь вам определить, какая область внимания требуется пространству для проведения конкретного представления.

9. Приглашение гостей или реклама мероприятия

Выяснив большую часть специфики мероприятия, у вас может быть достаточно информации, чтобы пригласить предполагаемых гостей на мероприятие или прорекламировать его целевой аудитории. Если вы рекламируете рекламу, вам может понадобиться найти специалиста по рекламе, который поможет вам, если организация, проводящая мероприятие, не предоставит вам его.

Также полезно определить, какие приглашения или реклама необходимы, так как это может потребовать организации принтеров для материалов или дизайнеров для веб-сайта и проверки этих материалов перед их отправкой.

10. Определение необходимых поставщиков, работников и волонтеров

Если на вашем мероприятии есть спикеры, артисты или другие развлекательные мероприятия, вам может потребоваться найти профессионалов в области аудио-, видео-, электротехники и освещения, чтобы настроить и контролировать эти аспекты. Волонтеры также часто участвуют в мероприятиях и могут помочь обустроить пространство, обеспечить безопасность гостей, подать еду и воду и помочь с другими задачами, необходимыми для успеха мероприятия. Определение этих потребностей может помочь вам понять, кого вам нужно нанять и сколько добровольцев вам нужно.

11. Составление расписания мероприятий

Если ваше мероприятие включает более одного докладчика или несколько важных сегментов, полезно определить, сколько времени требуется каждому, и организовать порядок мероприятий. Таким образом, вы можете предоставить гостям информацию о программе и подготовиться к каждому мероприятию по мере необходимости.

12. Подготовка к дню мероприятия

После того, как вы организовали все необходимое для мероприятия, подумайте о том, чтобы запланировать достаточно времени до мероприятия, чтобы подготовиться. Это может включать в себя время, чтобы украсить пространство, расставить стулья и другую мебель, а также встретиться с важными людьми, такими как исполнители или руководители организации, чтобы обеспечить успех мероприятия.

13. Список рабочих дней

Полезно отметить в контрольном списке любые обязанности, которые у вас есть в день мероприятия, такие как надзор за продавцами и организация артистов. Это может помочь вам понять, что вам нужно сделать, и определить, нужна ли вам помощь во время мероприятия.

14. Отмечать любые задачи после мероприятия

У организации, организующей мероприятие, могут быть определенные потребности после мероприятия, такие как отправка благодарственных записок спикерам или отчеты о продажах и реакциях гостей. Включение их в свой контрольный список помогает напомнить вам о выполнении этих задач по обслуживанию клиентов для организации и построить с ними позитивные отношения с клиентами.