Как создать информационную панель в Excel за 5 шагов (с советами)

14 сентября 2021 г.

Microsoft Excel — ценный инструмент для организации, сортировки и работы с данными. Создание электронных таблиц в Excel может помочь вам упорядочить данные для последующего извлечения, а информационная панель Excel позволяет вам получать доступ к обновлениям в режиме реального времени важных данных, которые отслеживает ваша компания. Кроме того, ключевые показатели эффективности и метрики для бизнес-операций легче просматривать на информационной панели Excel. В этой статье мы обсудим, что такое панель мониторинга в Excel, чем она отличается от отчетов Excel и как создать панель мониторинга в Excel, а также дадим полезные советы по использованию инструмента для мониторинга важных бизнес-процессов.

Что такое дашборд в Excel?

Информационная панель в Microsoft Excel объединяет бизнес-данные в одностраничное представление и упрощает просмотр важных показателей и ключевых показателей эффективности. Панель инструментов Excel — эффективная функция программы, которая позволяет создавать таблицы, диаграммы и графики для организации и отображения ключевой информации. Вы можете более легко и быстро получить доступ к важным данным, а информационная панель Excel повышает удобство использования данных, отслеживая и обновляя данные в режиме реального времени.

Различия между информационными панелями Excel и отчетами

Хотя информационные панели могут быть эффективными для создания отчетов и документирования ключевой информации, они отличаются от отчетов Excel. При создании отчетов в Excel используются таблицы и текст, и они могут содержать более одной страницы. Кроме того, в отчете обычно рассматривается только одна область бизнеса, например, продажи, маркетинг или инвестиционная деятельность.

Тем не менее, информационная панель обеспечивает быстрый обзор всех процессов в различных бизнес-отделах и визуализирует обновления производительности в режиме реального времени. В отличие от отчетов, информационные панели обеспечивают легкий доступ к данным в отдельном приложении. Это означает, что компания может быстро оценить релевантную информацию в рамках одного ресурса при принятии важных решений.

Как создать дашборд в Excel

При создании информационной панели Excel выполните следующие шаги:

1. Определите, какие KPI или показатели отслеживать

Наметьте ключевые показатели эффективности или показатели, которые вы хотите отслеживать на информационной панели. Например, для отслеживания инвестиционных показателей цели могут включать сравнение между прошлыми и текущими доходами. Установление ваших KPI также важно для макета панели инструментов. Excel применяет функцию рабочего листа, которая позволяет вам создать виджет для типа данных, которые вы хотите отображать на панели мониторинга. В программе вы можете добавить эти элементы для ключевых показателей эффективности, которые вы хотите отслеживать на панели инструментов.

2. Скомпилируйте и импортируйте свои данные

Когда вы устанавливаете свои ключевые показатели эффективности и разрабатываете макет панели мониторинга, вы можете выбрать данные, которые хотите импортировать в приложение. Если у вас уже есть данные в Excel, вы можете просто импортировать их со вкладки «данные» в верхней части окна программы. Выберите из «параметров импорта» и выберите файлы, которые вы хотите поместить на свою панель инструментов. Например, вы можете импортировать данные из текстовых форматов или форматов CSV, веб-файлов и определенных таблиц или диапазонов данных.

3. Выполните любую необходимую очистку данных

Как только данные появятся на панели управления Excel, важно очистить их, чтобы обеспечить точность. Ищите любые дубликаты, ошибки и отсутствующие значения данных. Устраните любые конечные и начальные пробелы в вашем наборе данных, применив функцию «TRIM» в разделе «формула» в приложении. Вы можете скопировать полученную формулу для сортировки данных.

Вы также можете использовать инструмент сортировки в Excel для выявления и устранения ошибок в ваших данных. Просто используйте эту функцию, чтобы упорядочить данные в порядке возрастания или убывания. Таким образом, вы можете найти любые отклонения и экстремальные выбросы, которые могут повлиять на точность ваших данных.

4. Примените табличную функцию Excel для сортировки данных

После того, как вы примените очистку данных для обеспечения точности, вы можете отсортировать их на панели инструментов. Преобразуйте табличные форматы в таблицу Excel, выбрав данные, которые вы хотите отсортировать, и примените функцию «вставить таблицу». На этом этапе вы можете выбрать диапазон, который хотите отобразить на панели инструментов. Excel автоматически вставляет заголовки в первую строку ячеек таблицы, но вы можете добавить собственные заголовки для ключевых показателей эффективности, таких как доход от продаж или маркетинговые конверсии.

5. Визуализируйте данные с помощью диаграмм и графиков

После того, как вы импортируете, очистите и отсортируете данные на панели мониторинга, вы сможете выбрать тип инструмента визуализации, который лучше всего поддерживает отслеживание ваших показателей. Например, динамические диаграммы позволяют обновить вид страницы, чтобы включить последние обновления данных. Спарклайны также являются эффективными инструментами отображения, поскольку они создают небольшие графики, напрямую связанные с данными в одной ячейке. Excel предоставляет ряд инструментов визуализации данных, независимо от типа данных, которые вы отслеживаете.

Советы по созданию дашборда в Excel

При использовании панели мониторинга в Excel учитывайте следующие советы по обеспечению точности и доступности важных данных:

• Используйте интерактивные функции. Excel предоставляет интерактивные функции, которые могут поддерживать действия, которые вы выполняете на панели мониторинга. Например, такие функции, как полосы прокрутки, раскрывающиеся меню и флажки, могут помочь товарищам по команде получить доступ ко всем наборам данных из начальной точки на панели инструментов.

• Создайте резервную копию приборной панели. Вместо того чтобы сохранять дополнительные данные в рабочей книге панели мониторинга, создайте отдельную резервную панель панели мониторинга. Таким образом, вы можете получать дополнительные данные по мере необходимости и уменьшать объем информации в представлении панели мониторинга.

• Организуйте диаграммы данных. Если у вас есть несколько диаграмм или графиков для отображения информации, нумерация каждого набора данных, ячейки или раздела упорядочивает информацию в виде более понятных шагов или процессов.

• Комбинируйте дисплеи данных. Включение нескольких дисплеев данных со связанной информацией может занимать больше места на информационной панели. Используйте комбинированные диаграммы, такие как маркированные списки и сравнительные диаграммы, чтобы сэкономить место и сделать данные более доступными.

• Удалите неактуальную информацию. Иногда на панель мониторинга импортируются значения данных, которые не имеют отношения к отслеживаемым KPI. Удалите все данные, которые не соответствуют прямому назначению вашей информационной панели, чтобы в окне приложения отображалась только самая важная информация.

Обратите внимание, что ни одна из компаний, упомянутых в этой статье, не связана с компанией Indeed.