Как создать эффективный план коммуникации с заинтересованными сторонами

29 июля 2021 г.

Эффективное общение с заинтересованными сторонами позволяет вам получать отзывы от заинтересованных сторон вашей организации относительно любого решения, которое может повлиять на них. Независимо от вашей роли в управленческой команде компании, знание того, как создать план взаимодействия с заинтересованными сторонами, может помочь вам внедрить полезные методы общения с заинтересованными сторонами. Способность составить такой план может быть важным навыком, но для этого требуются исследования и практика. В этой статье мы обсудим, что такое план коммуникации с заинтересованными сторонами, почему он важен, как его создать и пример для использования в качестве руководства.

Что такое план коммуникации с заинтересованными сторонами?

План коммуникации с заинтересованными сторонами — это стратегия, разработанная организацией для улучшения связи со своими заинтересованными сторонами и оценки их отзывов относительно основных проектов, включенных в повестку дня компании. В качестве общего описания он определяет людей, с которыми компании необходимо общаться, темы, которые ей необходимо передавать, способ их распространения и частоту. Основными целями плана коммуникации с заинтересованными сторонами являются:

• Чтобы помочь организации достичь своих целей и достичь своих долгосрочных целей

• Поддерживать или улучшать отношения с людьми, которые могут повлиять на успех организации, также называемыми ключевыми заинтересованными сторонами или целевой аудиторией.

• Для повышения эффективности деятельности компании

Почему важны планы коммуникации с заинтересованными сторонами?

Планы коммуникации с заинтересованными сторонами важны по следующим причинам:

• Помогает компании управлять клиентами и другими заинтересованными сторонами: важно, чтобы потенциальные заинтересованные стороны проекта были хорошо информированы обо всех целях и этапах, а также о любых изменениях в первоначальном плане. Поддержание хорошей связи и постоянное информирование их об эволюции проекта может значительно улучшить отношения организации с ними.

• Помогает формировать ожидания от проекта и управлять ими: хорошо составленный план взаимодействия с заинтересованными сторонами показывает всем заинтересованным сторонам, чего им следует ожидать с точки зрения этапов проекта, качества, сроков реализации и других важных аспектов. Когда эти элементы должным образом сообщаются до начала проекта, все участники точно знают, каковы их обязанности.

• Помогает в общем планировании проекта: наличие плана коммуникаций, в котором четко указано, как важная информация предоставляется на любом этапе проекта и с какой периодичностью, может помочь различным заинтересованным сторонам быть хорошо информированными о сроках, целях, бюджетах и ​​других элементах проекта.

Как создать план коммуникации с заинтересованными сторонами

Рассмотрите возможность выполнения следующих шагов при попытке создать план коммуникации с заинтересованными сторонами:

1. Определите заинтересованные стороны проекта

Первый шаг — определить, кто является заинтересованными сторонами проекта, то есть людьми, которые прямо или косвенно заинтересованы в проекте или могут прямо или косвенно влиять на него. Точные заинтересованные стороны зависят от отличительных характеристик каждого проекта, но, как правило, они делятся на две категории:

• Внутренние заинтересованные стороны: те, кто участвует в управлении и выполнении проекта, например, менеджер проекта, спонсоры проекта и сотрудники, которые должны завершить проект.

• Внешние заинтересованные стороны: те, кто не имеет отношения к компании, но заинтересован в проекте, например, клиенты, конкуренты, подрядчики и регулирующие государственные органы.

2. Поставьте перед собой цели

Этот шаг в создании эффективного плана коммуникации с заинтересованными сторонами, пожалуй, самый важный. Это потому, что он направлен на четкое определение всех коммуникационных целей, которые помогают организации достичь своих целей. В общем, чем точнее вы определяете, чего организация должна достичь и где она должна быть в обозримом будущем, тем эффективнее вы доносите эту информацию до заинтересованных сторон.

3. Установите свои методы общения

После того, как вы определили, что организации нужно сообщить и кому она должна отправлять свои сообщения, пришло время определить точные методы, которые вы будете использовать для реализации своего плана. Самый эффективный способ определить, какой канал связи наиболее эффективен, — это рассмотреть, кто является получателем и каким сообщением вы будете делиться.

Например, при попытке связаться с внешним заинтересованным лицом вы можете использовать такой метод связи, как электронная почта или пресс-релиз, тогда как, если вы хотите отправить сообщение команде, отвечающей за выполнение проекта, вы можете сообщить об этом напрямую или использовать онлайн-чат, позволяющий членам команды общаться друг с другом, делиться обновлениями и в целом сотрудничать на благо проекта.

4. Используйте собранные данные для создания плана взаимодействия с заинтересованными сторонами.

Определив, кто является заинтересованными сторонами проекта, каковы цели вашего проекта и каковы наиболее эффективные методы коммуникации с каждой заинтересованной стороной, вы можете использовать собранные данные, чтобы приступить к созданию своего плана коммуникации.

Во-первых, вы должны разделить общение по частоте и создать столбцы для ежедневного, еженедельного, ежемесячного, ежеквартального, ежегодного и специального общения или другой список различных частот, который имеет смысл для вашей организации. Затем вы должны решить, как часто вам нужно общаться с каждой группой заинтересованных сторон, какой канал связи вы будете использовать для каждой, какое именно сообщение вы хотите донести, и любые другие детали, которые могут иметь отношение к общению.

5. Назначьте владельца плана связи

Как только план коммуникаций будет готов, вам нужно назначить сотрудника, который будет управлять им в будущем. По мере изменения различных внутренних и внешних элементов проекта владельцу плана коммуникаций необходимо оценивать изменения и соответствующим образом модифицировать план. В зависимости от размера и сложности плана коммуникации вы можете назначить нескольких владельцев, каждый из которых будет охватывать определенный тип коммуникации или конкретную заинтересованную сторону.

Пример плана коммуникации с заинтересованными сторонами

Pink Horse Entertainment — компания, занимающаяся видеоиграми, которая планирует выпустить новую игру к концу следующего года. Поскольку разработка игры является непрерывным проектом, они создают план взаимодействия с заинтересованными сторонами, чтобы информировать всех участников о том, как развивается проект.

Первым шагом является определение основных стейкхолдеров, среди которых фанаты компании, разработчики игр, работающие над проектом, и спонсоры проекта. Затем компания устанавливает свои коммуникационные цели, которые заключаются в том, чтобы информировать фанатов о том, как продвигается разработка игры, через страницы в социальных сетях, предоставлять разработчикам игр отзывы от тестировщиков игр относительно функциональности игры через внутренний чат и информировать спонсоров. относительно способности компании доставить игру в оговоренные сроки по электронной почте.

Примерный план коммуникации с заинтересованными сторонами будет выглядеть следующим образом:

• *Еженедельно: отправляйте разработчикам обновления на основе отзывов тестировщиков игр.*

• *Ежемесячно: информируйте фанатов о том, как продвигается производство, и предлагайте им небольшие превью.*

• *Ежеквартально: предоставлять спонсорам пересчитанную оценку способности компании доставить игру издателю до оговоренного срока.*