Как создать эффективный план коммуникации (с шагами и определением)

22 апреля 2021 г.

Существуют различные случаи, когда эффективное общение имеет решающее значение для успеха на рабочем месте. Независимо от того, продвигаете ли вы новый продукт, поддерживаете отношения с клиентами или организуете проект, четкая и тщательная коммуникация может помочь гарантировать, что процесс идет по плану. Коммуникационный план — это мощный инструмент, который поможет вам организовать ваши маркетинговые и коммуникационные усилия. В этой статье мы даем определение коммуникативному планированию, обсуждаем его важность и ситуации, в которых вам следует его создать, а также предлагаем простое руководство, которое поможет вам создать эффективный коммуникационный план.

Что такое планирование коммуникаций?

Коммуникационный план — это стратегия донесения важной информации до вашей целевой аудитории. Информация и целевая аудитория могут варьироваться в зависимости от ситуации, но могут включать текущих и потенциальных клиентов, членов команды, заинтересованных лиц, клиентов или инвесторов. План коммуникации обычно описывает следующее:

• Способ общения: план общения часто определяет желаемую форму общения. Это может быть электронная почта, информационный бюллетень, прямая почтовая рассылка, памятка или веб-страница.

• Целевая аудитория: при планировании коммуникации обычно указываются все предполагаемые получатели информации.

• Содержание. В планах коммуникации обычно излагаются основные моменты готового контента и предлагаются стратегии включения всей важной информации в ясной и краткой форме.

• График общения: часто в этих планах содержится график повторяющегося общения, в том числе время и частота предоставления информации.

• Последующие действия и анализ. Иногда планы коммуникации включают любые последующие методы или процедуры, чтобы убедиться, что целевая аудитория четко понимает всю коммуникацию, и измерить общий успех плана.

Почему важно планирование коммуникаций?

Коммуникационное планирование играет важную роль в успехе маркетинговой или коммуникационной кампании по нескольким причинам, в том числе:

Установление ожиданий и управление ими

Ожидания являются важной частью эффективного достижения целей общения с целевой аудиторией. Установление четких ожиданий с помощью плана коммуникации может помочь вам установить тон для остальной части проекта или взаимодействия с клиентами, обеспечивая ясность и понимание для всех вовлеченных сторон.

Включив в свою стратегию конкретные цели и сроки, вы можете возложить на себя или свою команду ответственность за выполнение каждого этапа и предоставить получателю вашего сообщения четкие стандарты и ожидания.

Управление отношениями с клиентами

Планы коммуникаций — отличный способ координировать свои действия с клиентами и согласовывать цели вашего бизнеса или проекта. Прозрачное планирование коммуникаций позволяет вам корректировать свои задачи и элементы действий в соответствии с потребностями вашего клиента, что может привести к более высокому удовлетворению клиента. Открытое общение часто является ключом к поддержанию позитивных отношений с клиентами, и комплексный план общения может помочь вам прийти к взаимному пониманию текущего состояния вашего проекта или следующих шагов, необходимых для достижения целей вашего проекта.

Планирование проектов

Планирование коммуникаций может помочь в управлении крупномасштабными или сложными проектами за счет разработки стратегии распространения важной информации в ходе завершения проекта, повышения эффективности и организации. Четкий план коммуникации также может помочь каждому члену команды проекта четко понять свои задачи и обязанности. Часто планирование коммуникации и планирование проекта происходят одновременно и влияют друг на друга, такие как бюджет, сроки и результаты.

Успешный маркетинг

План коммуникаций может помочь вам донести четкую и краткую информацию о новом продукте или услуге до вашей целевой аудитории. Это мощный организационный инструмент, часто используемый при разработке кампаний прямого маркетинга, таких как электронная почта, информационные бюллетени или прямая почтовая рассылка. Наличие комплексного плана коммуникаций может помочь вам более эффективно адаптировать свои маркетинговые усилия к вашей целевой аудитории и реализовать эффективную стратегию выбора времени.

Когда разрабатывать план коммуникации

Существует несколько случаев, когда разработка плана коммуникации может быть полезной, в том числе:

• Запуск нового продукта или услуги: Планы коммуникаций организуют внедрение методов прямого маркетинга, таких как кампании по электронной почте и информационные бюллетени, при запуске продукта или услуги.

• Запуск проекта: при запуске бизнеса или проектов продаж план коммуникаций может помочь скоординировать усилия и обеспечить каждого члена команды информацией, необходимой для достижения успеха в своей роли.

• Крупномасштабные изменения в компании. Когда в компании происходят крупные изменения, план коммуникаций может помочь информировать сотрудников об обновлениях и изменениях, которые могут повлиять на их положение.

• Внедрение новых политик и процедур. В случае внедрения новых политик или процедур на рабочем месте план коммуникации может помочь сотрудникам понять новые стандарты и ожидания от их ролей.

• Охват клиентов: план коммуникации — отличный способ обновить информацию о существующих клиентах на протяжении всего проекта или связаться с потенциальными клиентами, чтобы предложить свои продукты или услуги.

Как создать эффективный план коммуникаций

Следуйте этому пошаговому руководству, чтобы создать эффективный план коммуникации:

1. Проанализируйте ситуацию

Перед созданием плана коммуникации полезно понять ресурсы и возможности, доступные вашей компании или команде. Попробуйте обсудить предыдущие методы общения, которые были успешными в прошлом, и подумайте, как применить эти методы к вашим будущим планам общения. Вы можете провести краткий коммуникационный аудит, чтобы определить свои ресурсы:

• Встреча с отделом коммуникаций или маркетинга для обсуждения прошлых и будущих стратегий

• Создание фокус-групп, чтобы посвятить время коммуникационным усилиям

• Обсуждение коммуникационных стратегий с другими отделами вашей компании.

Полное понимание коммуникационных возможностей вашей компании или команды и ранее использованных стратегий планирования может дать вам точное представление о том, как успешно продвигаться вперед с вашим текущим планом коммуникации.

2. Разработайте четкие цели

После завершения краткого аудита коммуникаций подумайте о результатах, которых вы хотели бы достичь с помощью своего плана. Понимание ваших целей может помочь вам более конкретно сосредоточиться на содержании и стратегии вашего плана коммуникаций. Общие цели коммуникационных планов включают:

• Повышение осведомленности о новом продукте или услуге

• Успешное завершение или планирование проекта

• Поддержание позитивных отношений с клиентами

• Подключение к новым клиентам

• Осуществление организационных изменений или слияний компаний

При разработке своих целей постарайтесь сформулировать их как можно более четко и измеримо. Успешные цели, как правило, реалистичны, ориентированы на время, измеримы, достижимы и конкретны. Использование четких и измеримых целей помогает всем, кто участвует в плане коммуникации, лучше понять желаемые результаты и подходящую тактику для их достижения.

3. Определите свою целевую аудиторию

Целевая аудитория вашего коммуникационного плана может радикально изменить содержание, метод и тон вашей информации, поэтому важно полностью понять, кто получит ваше сообщение. Типичные примеры целевых аудиторий включают в себя:

• Текущие и будущие клиенты

• Представители СМИ

• Клиенты

• Члены

• Заинтересованные стороны

• Государственные чиновники

• Педагоги

• Сотрудники

• Члены команды

Постарайтесь помнить, что эти люди будут напрямую получать содержание вашего плана, и подумайте о том, чтобы адаптировать информацию, чтобы максимально удовлетворить их потребности. Понимание информации, которую ваша целевая аудитория сочла бы полезной, может помочь вам решить, какая информация необходима в вашем сообщении, а какую вы можете опустить, чтобы сделать ваше сообщение ясным и содержательным.

4. Определите, как доставить вашу информацию

На этом этапе построения плана коммуникации постарайтесь определить наилучший метод доставки для вашей целевой аудитории. Способ доставки должен быть доступен и удобен для вашей аудитории, позволяя вам включить всю необходимую информацию.

Например, если ваш план коммуникаций предназначен для реализации новых политик компании и не требует длинных сообщений, рассмотрите возможность использования заметок для информирования об изменениях ваших сотрудников и членов команды. Если ваш план продвигает новый продукт или услугу, рассмотрите возможность отправки клиентам прямых электронных писем, содержащих всю необходимую информацию о продукте.

5. Установите график

Для эффективного выполнения вашего плана коммуникации четкий график является полезным инструментом, позволяющим поддерживать процесс в рабочем состоянии и в соответствии с графиком. встретились.

6. Обзор целей и этапов

После завершения и предоставления вашего плана коммуникации важно просмотреть свои цели и этапы, чтобы проанализировать успех вашего плана. Понимание частей вашего плана, которые сработали хорошо, и частей вашего плана, которые нуждаются в улучшении, может помочь вам внести необходимые изменения для более успешных планов в будущем. При определении успеха вашего плана рассмотрите возможность анализа следующего:

• Продажи продукции и прибыль

• Удовлетворенность клиентов

• Завершение проекта и качество

• Отчеты о проделанной работе

• Показатели производительности