Как создать эффективную презентацию данных за 6 шагов (с советами)

8 апреля 2022 г.

Эффективное представление данных может помочь вам сообщить важные выводы, предоставить ценные обновления и направить важные бизнес-решения. Знание того, как представлять данные, полезно для преобразования фактов и статистики в полезную информацию. Качественная презентация может помочь любому, даже тому, кто не является специалистом в вашей области, понять важность вашей информации и улучшить свои коммуникационные стратегии. В этой статье мы определяем представление данных, перечисляем причины их важности, объясняем, как создать представление данных, и предлагаем советы по созданию успешных презентаций.

Что такое представление данных?

Презентация данных — это речь, в которой докладчик сообщает аудитории о тенденциях, статистике и фактах. Часто в презентации данных используются визуальные элементы, такие как графики, диаграммы и иллюстрации, чтобы донести важную информацию до зрителей. Докладчики могут использовать специальные программы или программное обеспечение для организации и отображения данных презентации в цифровом виде. Представляя свои данные, докладчики могут поделиться ценными концепциями и идеями по различным темам. Они могут выступать перед коллегами-экспертами, знакомыми с данными, или перед аудиторией, не взаимодействующей с данными и нуждающейся в справочной информации для понимания концепций, включенных в презентацию.

Почему представление данных важно?

Представление данных важно по многим причинам, например:

Делает данные более доступными

Сами по себе необработанные данные могут быть бесполезны. Путем тщательного анализа, обработки, сравнения и компиляции аналитики и другие специалисты по данным могут преобразовать необработанные данные в полезную информацию. То, как выступающий оформляет и делится своей информацией, важно, потому что это может помочь другим, кто может не сразу осознать важность данных, понять их ценность. Использование презентаций для визуального выражения идей, предоставления объяснений и предыстории может дать другим ценную информацию о релевантности данных.

Сообщает важные понятия

Презентации данных также важны, потому что они часто являются полезным инструментом для обмена информацией. В презентации докладчики могут объединять информацию и отображать ее так, чтобы ее было легче понять другим. Например, в презентации может быть показан график, иллюстрирующий прибыль компании за каждый месяц года. Если в какие-то месяцы прибыли были ниже, график может помочь визуально заметить тенденцию, потому что зрители могут увидеть физический провал на линии графика в месяцы с низкой прибылью.

Затем докладчик может показать дополнительные данные, объясняющие падение прибыли, а другие сотрудники компании, занимающиеся стратегией, смогут принимать более обоснованные решения о том, как улучшить операции и увеличить прибыль. Презентации позволяют обмениваться важными идеями между отделами или группами, поскольку они часто содержат удобоваримое изложение важных идей.

Разрешить возможность презентаций с другими виртуально

Хотя не все докладчики данных используют программное обеспечение для организации и обмена данными, те, кто это делает, могут сохранить свою презентацию и поделиться ею с другими в любое время. Это может облегчить обращение к презентации позже или к определенным слайдам. Это также может упростить ведение учета важных показателей для сравнения с будущими и прошлыми презентациями.

Что включать в презентации данных

То, что вы включаете в свою презентацию, может зависеть от типа данных, которые вы представляете, вашей аудитории и выбранного вами формата презентации. Вот некоторые элементы, которые следует включить в презентацию данных:

Визуальное представление данных

Хотя иногда вам, возможно, придется включать необработанные данные в презентацию, вместо этого попробуйте найти лучший способ сообщить о тенденциях, присутствующих в ваших данных. Графики и диаграммы могут быть эффективными инструментами для отображения данных и визуальной передачи значимости. Визуальные элементы также могут помочь сделать презентации более привлекательными и полезными для зрителей.

Описания

Если вы включаете графики или диаграммы, не забудьте полностью пометить визуальные элементы. Опишите, что показывают данные, и отметьте временные рамки для данных. При создании описаний представьте, что кто-то просматривает вашу презентацию без вас, чтобы объяснить ее. Убедитесь, что у вас достаточно информации, чтобы они могли понять, что вы пытаетесь сообщить, без особых указаний.

Дискуссии об актуальности

Если вы создаете виртуальную презентацию со слайдами, рассмотрите возможность включения слайдов, которые описывают, что означают данные и почему вы ими делитесь. Опять же, попытайтесь создать презентацию, которую мог бы понять человек с небольшим опытом в вашей теме или доступом к дополнительным объяснениям. Будьте готовы объяснить конкретные предположения, которые вы сделали, или причины, по которым вы используете определенные методы.

Резюме

Создание периодических возможностей для обобщения важных моментов в вашей презентации может позволить другим узнать, каковы наиболее важные аспекты ваших данных. После каждого раздела содержания или в конце презентации рассмотрите возможность написания краткого изложения основных выводов. Это может сделать вашу презентацию более понятной.

Как создавать презентации данных

Если вы готовы создать презентацию данных, вот несколько шагов, которые вы можете предпринять:

1. Соберите свои данные

Первым шагом к созданию презентации данных является сбор данных, которые вы хотите использовать в своей публикации. У вас могут быть некоторые рекомендации относительно того, что слушатели ищут в вашем выступлении. Если вы получили задание от менеджера или кого-то из вашей компании, следуйте инструкциям, которые они вам дают, и включите всю запрашиваемую информацию. Если вы создаете презентацию, чтобы поделиться обновлениями, поделиться определенной идеей или побудить к действию, выберите данные, которые помогут поддержать ваши идеи.

Не все данные актуальны или полезны, поэтому важно выбирать точки, которые представляют ценность или понимание для вашей аудитории. Тем не менее, стремитесь представить правду с вашими данными. Представление только благоприятных статистических данных или данных, которые искажают ситуацию, может плохо отразиться на вашем профессионализме и надежности. Учитывайте точность ваших заявлений и полную историю, которую данные рассказывают при сборке вашей презентации.

2. Организуйте свои данные

Затем выберите наиболее эффективный способ организации данных. Использование графиков, диаграмм и таблиц может помочь вам сделать информацию более доступной и действенной. Инструменты организации, которые вы выбираете, часто зависят от типа данных, которые вы представляете. Поэкспериментируйте с несколькими инструментами, чтобы найти те, которые лучше всего передают вашу информацию.

3. Создавайте слайды презентации

Хотя это необязательно, использование программного обеспечения для презентаций может помочь вам изложить свои идеи в удобном для понимания формате. Многие зрители знакомы со слайд-шоу из-за их популярности. Многие считают их стандартом, потому что это профессиональные и полезные инструменты, которые могут структурировать ваши идеи. Изучите различные темы, чтобы найти простую и не отвлекающую внимание от вашей информации.

4. Отредактируйте свои слайды

Когда вся информация будет введена на слайды, просмотрите информацию, чтобы убедиться, что она организована разумно. Убедитесь, что вашу графику легко увидеть и прочитать, и что у вас нет орфографических или грамматических ошибок. Кроме того, проверьте свою работу на общий внешний вид. Убедитесь, что вы остаетесь последовательными в выборе форматирования, цвета и шрифта.

5. Практикуйте свою презентацию

Если вы представляете свои данные аудитории, практика подачи может помочь вам максимально эффективно донести свои идеи. Рассчитывайте время презентации, чтобы убедиться, что вы говорите в подходящее время. Также может быть полезно записать себя или отрепетировать свою презентацию перед другими, чтобы вы могли услышать или получить обратную связь, если вы говорите слишком быстро или слайд звучит неуместно.

6. Проведите презентацию

Когда вы представляете свою презентацию, особенно если вы делитесь ею с группой, незнакомой с вашей темой, отмечайте реакцию аудитории или замешательство. Это может помочь вам вспомнить, что нужно улучшить в следующий раз. Не забывайте говорить медленно и четко и оставляйте время для вопросов.

Советы по представлению данных

Вот несколько дополнительных советов, которые могут улучшить качество ваших презентаций:

Подчеркните визуальные элементы

Создание визуальных представлений данных — один из самых простых способов донести информацию до аудитории. При создании презентации уделяйте большое внимание визуальным элементам. Используйте жирные цвета и описательные метки, чтобы другие могли легко интерпретировать общую значимость ваших данных. Также важна последовательность в презентации. Вдумчиво используйте цвета. Например, если синий представляет количество продаж на одном графике, используйте синий цвет для представления той же информации на следующих слайдах.

Создавайте читаемые слайды

Во всех презентациях важно создавать четкие и упорядоченные слайды. Вместо того, чтобы писать блоки текста, объясняющие ваши методы, предположения или выводы, напишите описательное слово или фразу, которая побуждает вас объяснять свои идеи во время презентации. Это может гарантировать, что ваша аудитория не будет отвлекаться на загруженные слайды.

Получить отзыв

Если вы часто представляете похожие данные, вы можете получить отзыв от менеджера или члена аудитории об изменениях, которые они хотели бы видеть. Не забудьте включить эти запросы, чтобы вы могли сделать максимально надежные и полные презентации.

Если вы представляете новую тему перед большой аудиторией, попробуйте сначала потренироваться перед кем-то, кому вы доверяете. Попросите их оценить ясность вашей презентации и отметить области, в которых они чувствуют себя запутанными или где, по их мнению, вы могли бы лучше организовать свои данные. Рекомендации других могут помочь вам создать четкие и эффективные презентации.