Как создать эффективную повестку дня встречи один на один за 6 шагов
Как для менеджеров, так и для сотрудников встречи один на один могут стать отличной возможностью откровенно обсудить важные темы. Для менеджеров они также полезны для проверки прогресса сотрудника, и они дают сотрудникам возможность информировать менеджера о проблемах или проблемах. Если вы менеджер, который регулярно проводит встречи один на один, создание повестки дня может помочь вам получить максимальную отдачу от практики. В этой статье мы определяем повестку дня встречи один на один, объясняем, как ее создать, и предоставляем шаблон и пример, которые помогут вам.
Что такое повестка встречи 1 на 1?
Повестка дня встречи один на один — это план того, какие темы вы хотите обсудить во время встречи один на один — неформальной запланированной беседы лицом к лицу между менеджером и отдельным сотрудником. Наедине принято обсуждать самые разные темы, включая личные события, проблемы и идеи. Повестка дня помогает убедиться, что обе стороны помнят важные моменты, сохраняя при этом структуру и облегчая ход встречи. Количество времени на рассмотрение всех тем ограничено, поэтому планирование помогает оптимизировать доступное время.
Обычно менеджер создает повестку дня для встречи один на один, но нередко сотрудник вносит свой вклад или даже имеет свою собственную повестку дня. Как и повестка дня для официальных встреч, повестка дня один на один может иметь цель или тему. Например, если менеджер хочет оценить акклиматизацию нового сотрудника в компании, он может сосредоточить свои вопросы на обучении и построении отношений. Другими компонентами, которые обычно включаются в повестку дня, являются:
Сотрудник: Для менеджера, у которого может быть запланировано несколько встреч один на один, важно отметить сотрудника, с которым они планируют встретиться.
Дата и время: указывают, когда запланировано собрание, что является важным напоминанием, когда участники просматривают повестку дня перед собранием.
Место: для официальных встреч место часто представляет собой комнату в офисе, но один на один может также проходить в другом месте, например, в учреждении обслуживания или общественном месте.
Пункты повестки дня. Пункты повестки дня — это темы для обсуждения на собрании, часто с описательными или уточняющими примечаниями.
Как составить повестку встречи один на один
Выполните следующие шаги, чтобы создать эффективную повестку дня встречи один на один:
1. Настройте документ
Повестка — это реальный документ, который вы можете увидеть и откорректировать. Важно настроить документ таким образом, чтобы информацию в нем было легко идентифицировать и понять. Для каждой встречи один на один создайте широкий заголовок, включающий следующие сведения:
Имя сотрудника
Дата и время встречи
Место встречи
Тема или цель
Посвятите оставшуюся часть документа пунктам повестки дня, которые вы хотите обсудить.
2. Установите дату, время и место
Частота ваших личных встреч зависит от вашего стиля управления, потребностей вашей команды и их доступности. Важно сбалансировать эти компоненты, чтобы установить время, которое подходит как вам, так и сотруднику. Проконсультируйтесь с сотрудником, чтобы определить идеальную для него дату и время, или предложите ему несколько вариантов.
Предложите такое же внимание при определении местоположения, адаптируя его к личности сотрудника. Например, если сотрудник говорит тихо, встреча в сервисном учреждении может вызвать трудности в том, чтобы его услышали. Если сотрудник новый, уютная обстановка, такая как парк, может помочь ему чувствовать себя более комфортно. Опять же, проконсультируйтесь с сотрудником, чтобы узнать, одобряют ли они это место. Запишите выбранные детали в соответствующих областях заголовка вашей повестки дня.
3. Поставьте цель
Цель собрания — это рамка, которая придает некоторую структуру собранию. Встречи один на один неформальны, но наличие объединяющей темы может помочь создать чувство сплоченности, которое может помочь сотруднику вспомнить и усвоить обсуждаемые вопросы. Целью здесь может быть только один или два вопроса, на которых вы хотели бы уделить больше времени.
Вы можете поставить цель на основе вопросов для обсуждения на предыдущих встречах. Например, если вы и сотрудник ранее обсуждали проблемы, с которыми они столкнулись при выполнении определенных типов заданий, вы можете сосредоточиться на достигнутом прогрессе и мерах, которые могут им помочь. В качестве альтернативы вы можете основывать цель или тему на текущих проблемах организации. Если беседа один на один проводится с новым или недавно нанятым сотрудником, уместно поставить менее конкретную цель, например связаться с ним или обсудить его цели.
4. Определите пункты повестки дня
Пункты повестки дня — это темы, которые вы хотите обсудить с сотрудником. Необязательно, чтобы все элементы были непосредственно связаны с темой. Личные встречи обычно начинаются небрежно, возвращаются к предыдущей встрече, а затем переходят к основным темам. Рассмотрим следующий поток:
Контрольные вопросы: контрольные вопросы, которые не обязательно связаны с работой, но направлены на то, чтобы помочь сотруднику чувствовать себя комфортно. Для них рассмотрите возможность ввода сведений об известных событиях в их личной жизни, таких как поездка, которую они предприняли, или их хобби.
Обратный звонок: Для вопросов обратного звонка введите примечания по основным моментам, обсуждавшимся на предыдущей встрече. Если встреча проводится с новым или недавно нанятым сотрудником, вы можете пропустить эти вопросы или спросить о темах, которые они, возможно, упоминали в других настройках до этой встречи.
Основные пункты повестки дня. Основными пунктами повестки дня являются те, которые относятся к вашей цели или касаются важных аспектов работы сотрудника, таких как его успехи, проблемы, моральное состояние и профессиональные отношения.
Достижения: Достижения относятся к успехам или случаям, когда сотрудник продемонстрировал свои сильные стороны. Это хорошая идея, чтобы включить примеры из них в вашу повестку дня, что позволит официально признать способности сотрудника и укрепить его моральный дух.
Ожидания или цели. Личные встречи обычно заканчиваются обсуждением того, что вы хотите, чтобы сотрудник сделал или достиг к следующей встрече. Они также часто связаны с целью собрания.
После добавления пунктов повестки дня вы можете назначить оценку времени для каждого раздела повестки дня. Например, если у вас есть 60 минут, заблокированных в расписании, вы можете потратить 10 минут на ответы на вопросы о регистрации и обратных звонках, 35 минут на основные пункты повестки дня и оставшиеся 15 минут на обсуждение достижений и целей. Время не обязательно должно быть точным. Их цель — дать вам приблизительное представление о пропорциях.
5. Создайте и поделитесь копией сотрудника
После того, как вы заполнили пункты повестки дня, создайте ее копию и поделитесь ею с сотрудником. Для копии вы можете опустить любые детали, которые хотите сохранить для самой встречи. Как минимум, включите в общий доступ информацию заголовка, вопросы для перезвона и основные пункты повестки дня. Предоставление копии сотруднику позволяет ему подготовиться к встрече и внести свой вклад в более продуктивное обсуждение.
6. Обновите повестку дня
В дни, предшествующие собранию, вы можете подумать о новых темах или расширениях существующих тем в повестке дня. Не стесняйтесь обновлять повестку дня этими новыми идеями, когда вы о них думаете. Если вы вносите какие-либо изменения в основные пункты повестки дня и вопросы для перезвона, обязательно сообщите об этом сотруднику, чтобы он мог подготовиться к новым темам.
Образец повестки дня встречи один на один
Вы можете настроить этот шаблон в соответствии со своими потребностями, когда пишете повестку дня встречи один на один:
Встреча один на один с: [Name of employee]
Дата: [Date of the meeting]
Время: [Start time]–[end time]
Место: [Location of the meeting]
Цель: [The main point or line of questioning you want to discuss]
Вопросы по заезду ([estimated length of time])
[Introductory or ice-breaking questions]
Вопросы обратного звонка ([estimated length of time])
[Questions following up on the previous meeting or an earlier encounter]
Основные вопросы повестки ([estimated length of time)]
[Objective-relevant question 1]
[Objective-relevant question 2]
[Objective-relevant question 3]
Достижения ([estimated length of time])
[Acknowledge a specific achievement, success or skill. Consider including descriptions given by team members or other managers.]
Ожидания/цели ([estimated length of time])
[One or two goals to achieve by the time of the next meeting]
Пример повестки дня встречи один на один
Рассмотрите следующий образец повестки дня, который поможет вам написать свою собственную:
Встреча один на один с: Джейми Болдуином
*Дата: 23 сентября 2021 г.*
*Время: 14-15 часов*
*Место: Эдина Кофе*
*Цель: знакомство и вовлечение*
Контрольные вопросы (пять минут)
Как прошла ваша неделя?
Какие планы на ближайшие выходные?
Ответные вопросы (пять минут)
Насколько я понимаю, вам поручили написать отчет. Как ты с этим справляешься?
Основные пункты повестки дня (15 минут)
Какие интересы или увлечения побуждают вас работать вне работы?
Какие проблемы вы видите на этой должности?
Могу ли я чем-нибудь помочь вам вовлечь вас в вашу работу?
Достижения (две-три минуты)
Впечатление от команды на данный момент: «кажется трудолюбивым и целеустремленным», «готовность проявлять инициативу».
Ожидания/цели (две минуты)
Поддерживайте текущий уровень производительности.
Подумайте о типе проекта, над которым вы хотели бы работать.