Как создать эффективную политику работы на дому

18 июня 2021 г.

Если вы похожи на многие компании в 2021 году, вы можете подумать о добавлении политики работы на дому. Эффективные возможности удаленной работы могут привлечь более квалифицированных кандидатов, снизить накладные расходы и повысить общую производительность.

В этой статье мы объясняем, что такое политика работы на дому, описываем, что включать, объясняем, как ее создать, перечисляем преимущества и отвечаем на часто задаваемые вопросы, которые могут у вас возникнуть.

Что такое политика работы на дому?

Политика работы на дому относится к соглашению или набору руководящих принципов между работодателем и работником, в котором излагаются правила и ожидания относительно того, как сотрудники могут работать из дома. Политика работы на дому может также включать подробную информацию о правах на работу, о том, как запросить привилегии работы на дому и о процессе утверждения. Политика, по сути, настраивает удаленных сотрудников на успех и гарантирует, что они останутся продуктивными в течение всего рабочего дня.

Преимущества политики удаленной работы

Работа на дому может обеспечить ряд преимуществ как для сотрудников, так и для работодателей. Вот некоторые из наиболее веских причин, по которым следует рассмотреть возможность введения политики работы на дому:

Это укрепляет доверие

Когда вы позволяете своим сотрудникам работать из дома, это может помочь укрепить взаимное доверие и взаимодействие. Сотрудники чувствуют, что вы доверяете им выполнение своей работы и потенциальное самоуправление, а они, в свою очередь, будут верить, что вы уважаете их и заботитесь о них.

Это способствует более счастливым сотрудникам

Когда сотрудники имеют больший баланс между работой и личной жизнью, они часто более счастливы в целом, потому что их рабочие и личные потребности удовлетворяются. Долгие поездки на работу и перерывы в офисе требуют времени и часто вызывают стресс. Дома сотрудники экономят время, деньги и энергию.

Это помогает избежать прогулов

Когда вы позволяете своим сотрудникам работать из дома, они с меньшей вероятностью будут звонить по болезни, поскольку они уже дома. Мало того, если они заболеют, работа из дома не позволит им распространить болезнь на остальную часть своей команды.

Это способствует лучшему таланту и удержанию

Когда вы добавляете в свою компанию политику работы на дому, вы не только открываете возможности для найма кандидатов со всего мира, но и побуждаете сотрудников оставаться дольше. Если вашим сотрудникам не нужно ездить в офис или редко, то вы не ограничены лучшими местными кандидатами. Вы можете выбрать лучшего из всех кандидатов. Более того, чем счастливее ваши сотрудники, тем меньше вероятность того, что они уйдут.

Подробнее: 16 преимуществ работы на дому для работодателей

Как создать политику работы на дому

Чтобы удаленные работодатели могли эффективно выполнять свою работу, важно установить четко определенную политику работы на дому. Имейте в виду, что политика работы на дому должна устанавливать правила, которые помогут работодателям быть уверенными в способности своих сотрудников оставаться продуктивными вне офиса. Используйте эти шаги, чтобы создать политику работы на дому для вашей компании:

1. Определите, кто может работать из дома

Поскольку не все сотрудники могут эффективно работать без надзора, важно определить, кто из сотрудников может поддерживать строгую рабочую этику даже дома. Подумайте о должности сотрудника и о том, подходит ли она для удаленной работы, а также о том, нужно ли вам предоставить инструменты, программное обеспечение или другие системы, чтобы помочь им работать эффективно.

Наконец, решите, хотите ли вы предложить гибкую политику удаленного доступа на случай, если некоторые или все ваши сотрудники предпочтут какое-то время работать лично.

2. Установите ожидания

Установление четких ожиданий помогает обеспечить работу удаленных сотрудников в соответствии со стандартами вашей компании. Убедитесь, что они знают, сколько часов они должны работать, как они должны поддерживать связь со своей командой и какие встречи им нужно посещать. Не забудьте установить разумные цены или сроки, когда это возможно.

3. Выберите и, при необходимости, содействуйте способу связи

Поскольку удаленная работа не позволяет общаться лицом к лицу, вам необходимо рассмотреть альтернативные способы общения удаленных сотрудников, такие как видеочат, виртуальные встречи, групповые конференции, телефон, электронная почта и обмен мгновенными сообщениями. Существует несколько инструментов и программного обеспечения для совместной работы, проведения конференций и виртуального общения. Изучите затраты на функциональность, чтобы найти лучший вариант для вашей команды.

Подробнее: 28 советов, которые помогут проводить удаленные собрания

4. Обеспечьте цифровую безопасность

Поскольку удаленные сотрудники работают в цифровом формате, важно подчеркнуть важность цифровой безопасности в вашей политике работы на дому. Сотрудники, использующие собственные устройства, могут занести вирусы в сеть компании. Даже если они используют корпоративное устройство, они все равно могут загрузить приложение или файл, содержащий скрытое вредоносное ПО.

Чтобы избежать этого, ваш ИТ-отдел должен убедиться, что каждое устройство, имеющее доступ к сети компании, имеет достаточный уровень защиты, такой как брандмауэры или антивирусное программное обеспечение.

В своей политике работы на дому проинформируйте своих сотрудников об основных политиках безопасности. Например, убедитесь, что они умеют устанавливать безопасные пароли, избегать общедоступных сетей Wi-Fi и выходить из системы, когда отходят от своего устройства. Если они предпочитают работать вне дома, рассмотрите возможность настройки VPN, которая обеспечивает безопасный канал для удаленных сотрудников. Также важно предложить ИТ-поддержку и убедиться, что у них есть способ связи с ИТ-отделом.

5. Уточнить покрываемые расходы

Хотя удаленные сотрудники экономят деньги на транспорте, они могут столкнуться с более высокими расходами дома, когда речь идет об использовании высокоскоростного интернета, телефона и электричества. Из-за этого ваша компания может захотеть предложить удаленным сотрудникам надбавку или компенсацию. Укажите в своей политике работы на дому любые расходы, которые ваша компания планирует покрыть для своих удаленных сотрудников.

Кроме того, вы можете рассмотреть вопрос о предоставлении пособия или возмещения расходов на программное обеспечение, оборудование или мебель для домашнего офиса. Это не только поможет вашим удаленным сотрудникам работать дома так же продуктивно (или даже больше), чем они могли бы быть в офисе, но также обеспечивает еще один уровень ценности баланса между работой и личной жизнью вашего сотрудника.

6. Объясните процесс утверждения

Потратьте время, чтобы объяснить, как сотрудники могут квалифицировать и использовать привилегии работы на дому. Кроме того, сообщите им, кто утверждает привилегии работать на дому и сколько времени может занять процесс утверждения.

7. Предоставьте информацию о хронометраже

Если у вас есть почасовые, не освобожденные от уплаты налогов сотрудники, заинтересованные в удаленной работе, убедитесь, что они знают, как записывать свое рабочее время, и отправьте их своему руководителю. Часто компании используют веб-сайт или программное обеспечение для хронометража, чтобы их удаленные сотрудники работали положенное им время.

Что включить в политику работы на дому

Когда вы пишете политику работы на дому, важно включить определенные детали, чтобы помочь удаленным сотрудникам понять, что от них ожидается. Предоставленная вами информация может также ответить на любые вопросы, касающиеся удаленной занятости или удаленной работы. Вот что следует включить — но это может быть не все включено в зависимости от конкретных правил вашей компании — в политику работы на дому:

право

Поскольку не все рабочие места подходят для удаленной среды, вам необходимо включить подробную информацию о том, какие должности могут работать удаленно. Четко укажите, какие команды имеют право работать из дома, а какие должны оставаться на рабочем месте.

Процесс утверждения

Опишите процесс утверждения для удаленной работы. Убедитесь, что сотрудники знают, как запрашивать привилегии работы на дому. Кроме того, обязательно объясните, кто будет утверждать их запрос и сколько времени занимает процесс утверждения.

Рабочее время

Четко укажите часы работы удаленных сотрудников, указав время начала и окончания, если это применимо. Имейте в виду, что некоторые удаленные сотрудники могут находиться в разных часовых поясах, и ваша политика должна отражать это.

Хронометраж

Если у вас есть сотрудники с почасовой оплатой, работающие удаленно, предоставьте им информацию о том, как записывать их часы и как передавать эти часы их руководителям.

Способы связи

Поскольку удаленные сотрудники больше не общаются лицом к лицу, ваша политика работы на дому должна включать информацию о методах внутренней связи вашей компании и основной цели каждого из них.

Например, вы можете объяснить, что они могут использовать электронную почту для более длительного общения, определенный инструмент видеоконференций для виртуальных встреч и платформу обмена мгновенными сообщениями для быстрого и неформального общения.

Поддержка информационных технологий (ИТ)

Поскольку удаленные сотрудники полагаются на технологии для выполнения своей работы, важно предлагать им ИТ-поддержку, когда они в ней нуждаются. Обязательно объясните, как они могут общаться с ИТ-отделом в качестве удаленных сотрудников.

Стандарты безопасности

Информируйте удаленных сотрудников о рисках использования общедоступного Wi-Fi. Если в вашей компании есть виртуальная частная сеть (VPN), обязательно объясните, как они могут использовать ее из дома. По сути, опишите стандарты безопасности вашей компании, чтобы помочь удаленным сотрудникам избежать вредоносных программ и других вирусов, с которыми они могут столкнуться.

Подтверждение получения

Поскольку политика работы на дому является юридическим соглашением между работодателем и сотрудником, вам необходимо предусмотреть место, где сотрудники могут предоставить цифровую электронную подпись.

Подробнее: 16 вещей, которые нужно включить в политику удаленной работы

Советы по поддержке сотрудников, которые работают из дома

Вот несколько советов, которые помогут сотрудникам работать из дома более эффективно:

Установить графики

Особенно, если вы только начинаете работать на дому для своих сотрудников, вы должны помочь им организовать свой день с определенной структурой. Многие компании выбирают традиционный график работы с 9:00 до 17:00. Если вы рассматриваете более гибкую политику работы на дому, вы можете установить определенный минимум времени в день или отдать предпочтение часам в середине дня, когда, по вашему мнению, команда наиболее загружена. продуктивный.

Настройте инструменты для совместной работы и обмена мгновенными сообщениями

Для продуктивной и успешной политики удаленной работы необходимо предоставить вашим сотрудникам возможность постоянно общаться с вашей командой. Это не только поможет им оставаться подотчетными; но также упростите им возможность задавать вопросы, получать отзывы и предлагать информацию о проектах и ​​рабочем процессе.

Многие из этих онлайн-пространств для совместной работы предлагают способы организации команд по отдельным комнатам, проектам или целям и удобному обмену документами и ссылками.

Назначайте регулярные встречи

Организация регулярных виртуальных встреч с вашей командой — и даже один на один — позволит вам оставаться на связи со своими сотрудниками, измерять рабочий процесс, обсуждать достижения и возможности для улучшения и работать для достижения целей. В начале адаптации к новой политике работы на дому вы можете запланировать более регулярные встречи, чтобы проверить моральный дух, производительность, потенциальное устранение неполадок в ИТ и оборудовании и любые другие темы, которые могут возникнуть.

Часто задаваемые вопросы о создании политики работы на дому

Вот некоторые часто задаваемые вопросы, которые могут у вас возникнуть о введении политики работы на дому:

Как вы поддерживаете корпоративную культуру при удаленной работе?

Когда у вас есть удаленные сотрудники, важно оставаться на связи через выбранные вашей компанией каналы связи. Подумайте о том, чтобы запланировать виртуальные и личные благодарственные мероприятия или тимбилдинги, чтобы оставаться на связи, такие как «счастливые часы», праздничные вечеринки и мероприятия по достижениям. Кроме того, вы можете расширить офисные удобства, такие как коробка для доставки здоровых закусок или заказное питание, чтобы они не чувствовали себя обделенными.

Каковы некоторые распространенные должности для работы на дому?

В зависимости от типа работы, которую выполняет ваша компания, или продукта, который вы предлагаете, вам может быть проще разрешить сотрудникам работать из дома. Вот краткий список примеров профессий, которые можно делать из дома:

Подробнее: 25 работ, которые можно выполнять из дома

Как работодатели могут обеспечить производительность?

Работодатели могут использовать различные инструменты для мониторинга производительности своих удаленных сотрудников. Хотя важно постоянно мотивировать сотрудников в отношении их удаленной работы, вы также можете научить их добиваться успеха самостоятельно и регулярно проверять их. Последний не только позволяет работодателям следить за их прогрессом, но и позволяет им поддерживать связь со своими удаленными сотрудниками.

Какие еще варианты вы можете предложить сотрудникам для улучшения баланса между работой и личной жизнью?

Предложение политики работы на дому — не единственный способ поддержать баланс между работой и личной жизнью ваших сотрудников и их удовлетворенность работой. Вот другие варианты гибкой работы, которые вы можете рассмотреть:

• Гибкое время

• Частичный удаленный доступ или работа из дома

• Разделенная смена

• Сжатый график

• Альтернативный график

• Совместное использование смен

• Рабочая среда, ориентированная только на результат

• Щедрый оплачиваемый отпуск

• Неограниченный отпуск

Подробнее: Гибкая рабочая политика