Как составить таблицу запасов (плюс преимущества)

Управление запасами включает в себя надзор за товарами от производителей до розничных продавцов и конечных точек продажи. Это важный процесс для обеспечения того, чтобы клиенты имели доступ к элементам, которые им нужны, и что организации могут быть прибыльными. Эффективное управление запасами требует тщательной организации и точного ведения записей. В этой статье мы определим, что такое таблица запасов, обсудим преимущества ее использования для управления запасами и наметим шаги по ее созданию.

Что такое таблица запасов?

Электронная таблица запасов является важной частью процесса управления запасами. Это документ, который позволяет владельцам бизнеса и менеджерам записывать и отслеживать уровень своих запасов. Это помогает им лучше отслеживать и управлять своими запасами, чтобы обеспечить здоровую оборачиваемость запасов.

Оборачиваемость запасов показывает, насколько успешно организация продает свои запасы в течение определенного периода. Высокая оборачиваемость запасов указывает на то, что организация быстро продает товары и создает на них спрос, а низкая оборачиваемость запасов свидетельствует о том, что ей трудно продавать товары и, возможно, ей необходимо улучшить свои маркетинговые усилия. Важно стремиться к сбалансированному обороту запасов, когда существует постоянный спрос на продукты, в то время как организация может хранить достаточное количество единиц продукта на складе для удовлетворения потребностей клиентов.

Преимущества создания инвентаризационной таблицы

Управление запасами имеет важное значение для поддержки успеха бизнеса. Это гарантирует организациям наличие необходимых им продуктов и расходных материалов, что в конечном итоге способствует удовлетворенности клиентов и приносит доход. Для эффективного управления запасами важно создавать и поддерживать точные записи.

Вот некоторые преимущества создания электронной таблицы запасов:

• Доступность. Создание электронной таблицы инвентаризации в стандартном текстовом редакторе или на онлайн-платформе может сделать ее более доступной для других пользователей и более удобной для обмена. И наоборот, использование выделенной системы может ограничить круг лиц, которые могут получить доступ к файлу или открыть его.

• Точность: ведение электронной таблицы запасов позволяет получать точные данные в режиме реального времени. Это может быть полезно для составления точного прогноза продаж и обеспечения заказа соответствующего количества товаров.

• Доступность: большинство программ, которые вы можете использовать для создания электронных таблиц инвентаризации, бесплатны или могут быть программами, которые уже есть в вашей организации. Это позволяет сократить расходы, а не инвестировать в отдельную систему управления запасами.

• Настраиваемость: создание собственной таблицы запасов гарантирует, что вы сможете добиться именно того, чего хотите. Например, вы можете добавлять именно те строки и столбцы, которые вам нужны, и использовать функции для добавления цветов или изменения размеров форматирования.

• Эффективность. Электронная таблица запасов необходима для поддержки процессов управления запасами. Использование электронной таблицы позволяет вам отслеживать уровень ваших запасов и то, что вам может понадобиться в ближайшее время заказать, поддерживая эффективную деловую практику.

Как составить таблицу запасов

Вот шаги, которым нужно следовать, чтобы сделать таблицу запасов:

1. Выберите программу

Многие стандартные программы обработки текстов позволяют создавать и обновлять электронные таблицы. Некоторые программы могут также включать шаблоны или быть доступными бесплатно. Хотя каждая программа может предлагать немного разные возможности или функции, в целом процессы создания схожи. При выборе программы важно убедиться, что она способна удовлетворить ваши потребности, проста в навигации и доступна для всех необходимых пользователей в вашей организации.

2. Создайте новый лист

После выбора программы создайте новый лист. Вы можете создать новую книгу, которую полностью посвятите управлению запасами, или добавить новую вкладку в существующую электронную таблицу. Если вы решите создать новую книгу, рассмотрите возможность изучения доступных параметров шаблона.

3. Добавьте заголовки

Используйте верхнюю строку электронной таблицы, чтобы создать заголовки для каждой категории вашего инвентаря. В верхней ячейке каждого столбца строки введите название категории инвентаря. Рассмотрите возможность изменения цвета ячеек или использования полужирного шрифта, чтобы отличить эту строку от других. Отрегулируйте ширину каждой ячейки, чтобы вместить полное название категории, или рассмотрите возможность включения обтекания текстом, чтобы сохранить постоянную ширину, но увеличить высоту каждой ячейки.

Точные категории инвентаря могут различаться в зависимости от вашего бизнеса, ваших продуктов и методов инвентаризации. Некоторые общие категории инвентаря для использования включают в себя:

• Номер ячейки

• Стоимость за единицу

• Инвентарная стоимость

• Имя элемента

• Место расположения

• Минимум для заказа

• Время заказа

• Чистая стоимость

• Количество единиц на складе

• номер QR-кода

• Флаг изменения порядка

• Цена продажи

• Серийный номер

• Поставщик

Когда вы добавляете свои категории, помните о том, как вы их упорядочиваете. Старайтесь сгруппировать похожие категории вместе, особенно если вы можете использовать их для выполнения вычислений. Например, рассмотрите возможность размещения столбцов для стоимости товара, количества товаров и чистой стоимости вместе. Большинство программ позволяют вам добавить формулу, которая автоматически вычисляет чистую стоимость предмета на основе информации в соответствующих значениях стоимости предмета и количества предметов в ячейках.

Некоторые распространенные примеры вычислений, которые вы можете выполнять с помощью добавленных формул:

• Инвентарная стоимость

• Затраты на покупку

• Количество под заказ

• Количество на складе

4. Введите информацию

После создания категорий добавьте самую актуальную информацию об инвентаре. Помните, что вы вводите правильную информацию в соответствующие поля. Рассмотрите возможность обновления форматирования, чтобы различать строки и столбцы друг от друга. Например, некоторые программы позволяют чередовать строки как серые и белые, создавая визуальный контраст, облегчающий чтение электронной таблицы.

5. Сохраните свою работу

Рассмотрите возможность включения раздела в вашу электронную таблицу, чтобы добавить дату, когда вы последний раз обновляли информацию. Сохраните электронную таблицу и обязательно озаглавьте файл соответствующим образом. Храните файл в безопасном месте, к которому вы можете легко получить доступ. Если вы создаете свою таблицу запасов на онлайн-платформе, обязательно предоставьте соответствующим сторонам необходимый доступ.

6. Обновите лист

Определите регулярный график того, как часто вы обновляете информацию на листе. Частота может зависеть от размера вашего бизнеса и от того, как часто меняется информация. Например, некоторые организации могут еженедельно обновлять информацию о своих товарах на складе, но обновлять информацию о ценах или стоимости ежемесячно. Обновляйте свои записи в соответствии с установленным расписанием и всегда сохраняйте свою работу.