Как составить отчет о KPI за 6 шагов

Отслеживание данных, связанных с производительностью, сегодня является важной частью бизнеса. Отчетность по ключевым показателям эффективности (KPI) может позволить сотрудникам всех уровней понять, как работает бизнес, а также отдельные отделы и команды. В этой статье мы объясним, что такое отчет о ключевых показателях эффективности и почему важно документировать эти показатели, а также расскажем, как составлять отчеты о ключевых показателях эффективности для любого типа бизнеса.

Что такое отчет KPI?

Отчет KPI — это подробный отчет с информацией о ключевых показателях эффективности (KPI), которые отслеживает компания, отдел, команда или отдельный человек. KPI могут различаться в зависимости от отрасли и типа работы, которую выполняет команда, поскольку лучшие показатели эффективности для маркетинговой команды, вероятно, будут сильно отличаться от лучших показателей для производственной команды. В зависимости от объема отслеживаемых данных и целевой аудитории отчеты KPI могут быть обширными и подробными.

Почему важно сообщать KPI?

KPI являются актуальными и важными данными для многих сотрудников, менеджеров и руководителей. KPI показывают не только то, насколько хорошо работает отдельный человек или команда, но и то, как их работа влияет на бизнес в целом. Компиляция данных KPI в отчет позволяет любому, кому нужны эти данные, легче понять производительность, а не разбросанность или недоступность данных. Кроме того, если KPI являются частью оценки эффективности сотрудников, менеджерам важно регулярно просматривать эти данные, чтобы понять, как все работают.

Типы отчетов KPI

Существует три основных типа отчетов KPI:

аналитический

Аналитические отчеты о KPI в значительной степени сосредоточены на данных и аналитических выводах, касающихся KPI. Они могут включать новейшие данные, исторические данные, анализ тенденций и многое другое. Аналитические отчеты могут быть полезны в большинстве областей бизнеса, если отслеживаемые ключевые показатели эффективности актуальны для тех, кто их использует. Например, маркетинговая команда может отслеживать ключевые показатели эффективности SEO, чтобы определить области, которые необходимо улучшить.

Оперативный

Операционные отчеты KPI включают данные о ежедневных операциях бизнеса. Эти типы отчетов, скорее всего, будут полезны менеджерам и руководителям, которым приходится принимать оперативные решения. Однако некоторые неуправленческие сотрудники также могут использовать эти отчеты, если они имеют отношение к выполняемой ими работе. Например, менеджер по продажам может использовать отчет о тенденциях продаж, чтобы определить, как назначать торговых представителей.

Стратегический

Отчеты о стратегических ключевых показателях эффективности отражают общее состояние бизнеса и его эффективность. Эти отчеты обычно наиболее полезны для руководителей, владельцев и акционеров, поскольку они принимают решения относительно будущего бизнеса и стратегий, которые они хотят попробовать в будущем. Например, генеральный директор может оценить отчет о стратегических ключевых показателях эффективности с данными о текущих клиентах, чтобы спрогнозировать, каким может быть следующий год для бизнеса, и принять решение о дальнейших действиях.

Как сообщать KPI

Вот шаги, которые вы можете предпринять, чтобы создать отчет KPI:

1. Определите цель или цели

Одним из наиболее важных шагов в составлении отчетов по KPI является определение цели или целей как для ваших KPI, так и для отчета. Это означает постановку целей для отслеживаемых KPI, чтобы все участники знали, как будет выглядеть успех, а также понимали, какой тип информации необходим в отчете, который вы создаете. Поскольку существует три разных типа отчетов KPI, вы, вероятно, захотите решить, какой тип вы создаете, кто ваша аудитория и какую информацию вы хотите предоставить. Вы можете указать свои цели в начале отчета.

2. Отслеживайте ключевые показатели эффективности

Чтобы иметь KPI для включения в отчет, вам необходимо отслеживать эти KPI. В зависимости от типа бизнеса сотрудники могут автоматически отслеживать некоторые KPI через соответствующие системы, такие как программное обеспечение для продаж, но вам, вероятно, все равно нужно собирать эти данные и систематизировать их для регулярного отслеживания. Тип отчета, аудитория и отдельные ключевые показатели эффективности определяют период времени, который необходимо включить в отчет, но многие отчеты охватывают как краткосрочные, так и долгосрочные данные.

3. Сделайте набросок

Несмотря на то, что отчеты KPI в основном представляют собой данные, все же рекомендуется создать схему, чтобы определить, как вы хотите организовать информацию. Обычно это включает в себя введение с целью отчета, информацию о том, какие ключевые показатели эффективности включены, данные для каждого ключевого показателя эффективности и любые диаграммы и графики, необходимые для данных. Поскольку некоторые данные могут быть показаны перед другими данными по контекстным причинам, ваша схема может также включать порядок того, что включено.

4. Определите свои ключевые показатели эффективности

В отчете важно определить ключевые показатели эффективности. Это может включать объяснение того, почему используются определенные ключевые показатели эффективности, как отслеживались данные и что означают любые соответствующие термины. Это может быть особенно важно, если аудитория вашего отчета не состоит из экспертов по включенным KPI, поскольку вы хотите убедиться, что ваша информация ясна и понятна.

5. Показать ключевые показатели эффективности

После того, как вы определили свои ключевые показатели эффективности, вы хотите показать все данные, которые вы включили в свой отчет. Существует множество форматов, которые вы можете выбрать для отображения своих KPI, таких как электронные таблицы, списки, диаграммы и графики. Полезно определить, какой формат лучше всего подходит для каждого типа данных, поскольку не вся информация понятна в каждом формате. Это особенно важно, если вы хотите, чтобы ваша аудитория делала определенные выводы или понимала ключевые показатели эффективности определенным образом.

6. Проверьте и доработайте отчет

Включив всю необходимую информацию, проверьте свой отчет, чтобы убедиться, что в нем нет ошибок. Во время проверки вы также можете обнаружить, что есть области, которые вы могли бы улучшить, изменив форматирование, перегруппировав информацию или предоставив дополнительные данные. Ваш первый черновик — это всего лишь отправная точка, поэтому очень важно проверить ваш отчет, чтобы убедиться, что он максимально эффективен и полезен.