Что такое подтверждающая расписка? (И как написать один)

26 августа 2021 г.

Предприятия могут использовать официальные документы для проверки того, что их сотрудники или клиенты получили предмет, форму или сообщение. Один из способов, с помощью которого компании могут убедиться, что получатель принял документ или продукт, — отправить подтверждающую квитанцию. Понимание цели и содержания этих форм может помочь вам определить, сможете ли вы извлечь пользу из их использования при выполнении своих профессиональных обязанностей. В этой статье мы рассмотрим, что такое квитанция о подтверждении, перечислим, что нужно включить в нее, опишем, как ее написать, и предоставим советы и пример.

Что такое подтверждающая расписка?

Подтверждающая квитанция, также называемая подтверждающей квитанцией, представляет собой документ, который менеджеры и руководители в основном используют для подтверждения того, что они получили документ, платеж или другой предмет, связанный с бизнесом. Эти документы обычно требуют подписи получателя, чтобы продемонстрировать, что он успешно получил предмет.

Подтверждающие квитанции не являются юридическими документами, хотя они позволяют бизнес-руководителям и сотрудникам иметь полную прозрачность при регистрации распространения и признания важных форм компании или справочников сотрудников. Менеджеры могут использовать их при администрировании важной информации или профессиональных предметов, таких как корпоративный ноутбук или необходимое программное обеспечение, для отслеживания и учета предмета.

Что указать в расписке о подтверждении

Вот список вещей, которые вы обычно можете включить в подтверждающую квитанцию:

• Название квитанции: включение заголовка может гарантировать, что и получатель, и отправитель смогут отслеживать или хранить квитанцию. Заголовка «Подтверждение получения» может быть достаточно.

• Дата: укажите дату подтверждения получения. Это может позволить вам и получателю использовать его в качестве ссылки позже.

• Название элемента, документа или сообщения. Затем добавьте имя документа, элемента или сообщения, которое получает получатель, чтобы не запутаться в содержании квитанции.

• Имя получателя и подпись. Цель квитанции о подтверждении состоит в том, чтобы получатель официально признал, что он что-то получил, поэтому в этом документе требуется его подпись и напечатанное имя.

• Заявление о подтверждении: этот раздел является наиболее существенным аспектом квитанции и обычно состоит из нескольких предложений, которые подтверждают, что нужный человек получил элемент или форму, и подчеркивают любые важные аспекты того, что они получают.

Как написать расписку о приеме

Выполните следующие действия, чтобы создать квитанцию ​​о подтверждении:

1. Начните с профессионального фирменного бланка или логотипа

Вы можете начать с включения фирменного бланка или логотипа вашего работодателя. Если вы отправляете квитанцию ​​о подтверждении по почте, рассмотрите возможность использования канцелярских принадлежностей компании. Если у вас нет логотипа или фирменного бланка, вы можете вместо этого ввести название компании в верхней части документа. Шрифтом на два-три размера меньше названия компании укажите веб-сайт компании и номер телефона.

2. Включите заявление о подтверждении

Следующим шагом является написание заявления о подтверждении, в котором вы указываете название предмета или документа, который принимает получатель. В дополнение к имени укажите номер версии, если применимо. Затем напишите заявление о том, что получатель получил отправление от отправителя. Отдел кадров может также включить предложение, которое подчеркивает, что получатель понимает содержание предмета или документа, который он получает.

3. Подпишите документ

После того, как вы заполнили выписку, вы можете подписать и поставить дату в квитанции о подтверждении. Включите ваше напечатанное имя, а также вашу официальную подпись. Важно, чтобы документ содержал подписи отправителя и получателя после его завершения.

4. Опишите, что делать дальше

Если необходимы дальнейшие действия со стороны получателя, включите следующие шаги в квитанцию ​​о подтверждении. Опишите, требуется ли вам подпись третьей стороны, например, руководителя или другого специалиста по управлению. Вы также можете указать, подлежит ли квитанция юридической проверке.

5. Добавьте свою контактную информацию

Добавьте свою контактную информацию, такую ​​как адрес электронной почты и номер телефона. Это гарантирует, что получатель знает, как связаться с вами, если у него возникнут вопросы или опасения по поводу содержания квитанции. Они также могут связаться с вами, если они не получили предмет или документ, о котором идет речь.

6. Вычитывайте и редактируйте

Рассмотрите возможность проверки квитанции о подтверждении, чтобы убедиться, что вся информация ясна и лаконична. Это также может помочь вам выявить и исправить орфографические или грамматические ошибки. Подумайте о том, чтобы прочитать его вслух коллеге, чтобы получить его отзыв и убедиться, что вы используете правильный язык и тон.

Советы по написанию квитанции о подтверждении

Соблюдайте следующие советы при написании квитанции о подтверждении:

• Будьте профессиональны: используйте формальный язык и профессиональный тон, чтобы проиллюстрировать серьезность квитанции и помочь передать последствия подписания формы.

• Включите все соответствующие детали: в дополнение к объяснению цели получения, выделите и опишите последствия несоблюдения получателем политики обслуживания и использования. Это может гарантировать, что они не только понимают, что они принимают, но и понимают, как следовать правилам содержания документа.

• Будьте ясны и конкретны: убедитесь, что вы указали имя человека и компании, отправляющих товар или документ, а также имя получателя. Четко укажите цель квитанции и укажите название предметов или документов, которые вы распространяете, и дату. Четко перечислите любые правила, ожидания или политики, содержащиеся в документе.

• Создайте дополнительную копию: рассмотрите возможность создания копии электронного письма или физического документа подтверждающей квитанции, которую вы отправляете, чтобы вы могли сохранить ее для своих собственных записей. Это поможет избежать путаницы в отношении его статуса и даты выдачи документа.

Пример подтверждения получения

Вот пример квитанции о подтверждении для ознакомления:

Название: Подтверждение получения
1 апреля 2021 г.
Я, Джулия Эдвардс, получила копию руководства для сотрудников маркетингового агентства Next Step и подтверждаю получение этого подробного документа.

Я, Джулия Эдвардс, понимаю и соглашаюсь с тем, что эта копия справочника для сотрудников заменяет собой и отменяет все предыдущие версии документа. Я прочитал руководство для сотрудников маркетингового агентства Next Step и понимаю перечисленные условия работы, политики и льготы. Я согласен соблюдать правила, нормы и процедуры, перечисленные в документе, и понимаю, что могу связаться с персоналом отдела кадров, если у меня возникнут вопросы или сомнения.

Моя работа в маркетинговом агентстве Next Step осуществляется по желанию в соответствии с трудовым законодательством штата Колорадо, и я понимаю, что маркетинговое агентство Next Step или я могу уволить меня в любое время по любой причине.

Примечание для всех сотрудников: пожалуйста, прочтите перечисленные политики, чтобы убедиться, что вы их понимаете, прежде чем подписывать эту форму.

Имя сотрудника: Джулия Эдвардс
Подпись работника:
Дата: 1 апреля 2021 г.
Благодарность получена: Томасом Джонсом, маркетинговым агентством Nest Step, директором по маркетингу.