Как сохранить документ Word (плюс советы по восстановлению работы)

8 апреля 2022 г.

При работе над проектом в Microsoft Word возможность сохранения вашей работы может помочь вам надежно отслеживать прогресс в документе. Программа предлагает множество полезных функций, таких как восстановление документов, возможность сохранения файла в нескольких форматах и ​​возможность давать вашим файлам собственные имена. Вы даже можете настроить параметры для автоматического сохранения документов по истечении заданного промежутка времени. В этой статье мы объясним, как сохранить документ Word, опишем, как использовать другие функции сохранения программы, и дадим советы по успешному сохранению ваших файлов.

Как сохранить документ Word

Если вы завершили свой документ или хотите сохранить проделанную работу, вот несколько шагов, которые вы можете предпринять:

1. Выберите «Файл»

В верхнем левом углу экрана выберите слово «Файл». Вы можете заметить, что экран уходит от вашего документа, но не беспокойтесь о потере каких-либо изменений. Чтобы вернуться к документу, просто выберите стрелку назад в верхней части раскрывающегося экрана.

2. Выберите «Сохранить» или «Сохранить как».

Если вы впервые сохраняете документ, выберите вариант «Сохранить как». Этот выбор позволяет вам дать вашему документу имя и выбрать место для вашего файла. Если вы уже назвали свой файл, вы можете просто нажать «Сохранить», чтобы сохранить самую последнюю версию документа. Если вы выберете «Сохранить» до того, как назвали свой файл, программа автоматически перенаправит вас в окно «Сохранить как» и предложит вам выбрать имя для вашего файла.

3. Выберите место для вашего файла

В окне «Сохранить как» вы можете выбрать, куда вы хотите сохранить документ. Это облегчит вам поиск работы позже, когда вы будете готовы к ней вернуться. Вы можете выбрать из ваших недавних папок, с общего диска, отдельного места в Интернете или из папки на вашем компьютере. Выбор места для сохранения вашего проекта может зависеть от объема памяти, доступной на вашем компьютере, от того, откуда вы планируете получить доступ к своему документу в будущем, или от того, как вы собираетесь поделиться своим документом.

Если вы собираетесь использовать документ в личных целях, хранение файла на вашем компьютере может облегчить доступ к нему в будущем.

4. Выберите имя файла

Выбрав место для документа, вы можете выбрать имя для файла. Постарайтесь выбрать что-то описательное, чтобы вам было легче найти файл позже, если вам понадобится его найти. Иногда Word автоматически заполняет первые строки документа именем. Вы можете просто удалить автоматически заполненный текст и добавить свой собственный.

5. Выберите формат для вашего файла

Под полем, позволяющим ввести имя файла, есть еще одно поле с надписью «Сохранить как тип». Скорее всего, на вашем поле написано «Документ Word». Это наиболее распространенный тип файла, поскольку это означает, что вы можете легко открыть файл с помощью программы Word или программы Word на другом компьютере. Однако, если вы хотите сохранить файл в формате PDF или в виде документа Word, совместимого с другой версией Microsoft Word, вы можете выбрать этот вариант из этих вариантов.

Сохранение в формате PDF может быть полезно, если вы отправляете документ кому-то, у кого может не быть Word, или если вы не хотите, чтобы он редактировал ваш документ в программе. Например, если вы подаете заявление о приеме на работу и сохраняете резюме, в инструкциях по приему на работу может потребоваться файл PDF, а не файл Word для ваших документов приложения.

6. Используйте функцию сохранения ярлыка, чтобы сохранить документ в будущем.

После того, как вы сохранили местоположение и имя документа, вы можете использовать параметры быстрого сохранения, чтобы быстро сохранять дополнительные изменения, которые вы вносите. Один из способов сделать это — выбрать значок дискеты в верхнем левом углу экрана. Просто щелкните значок, чтобы сохранить свою работу. Вы также можете сохранить документ, одновременно удерживая клавиши «CTRL» и «S». Если вы выберете любой из этих вариантов до того, как вы назвали или выбрали место для своего документа, вы можете ожидать, что программа предложит вам выполнить эти действия.

Как настроить параметры сохранения в Word

Чтобы выполнить более сложные функции, связанные с сохранением вашей работы, вы можете выполнить следующие действия:

1. Выберите «Файл»

Это тот же шаг, что и тот, который вы выполнили, чтобы «Сохранить» или «Сохранить как» ваш документ. Вы можете найти вкладку «Файл» в верхнем левом углу экрана. Отсюда Word показывает вам список вариантов на выбор.

2. Выберите «Параметры»

Вместо того, чтобы выбирать «Сохранить» или «Сохранить как» в меню «Файл», нажмите «Параметры». Вы можете найти этот выбор в нижней части списка в левой части экрана. Это самый последний вариант в списке.

3. Выберите «Сохранить»

Во всплывающем окне вы можете выбрать из набора параметров программы. Найдите пункт «Сохранить» в левой части окна. Это четвертый вниз.

4. Настройте способ сохранения документов

Отсюда вы можете настроить параметры сохранения в соответствии со своими предпочтениями. Вы можете изменить параметры форматирования по умолчанию для сохраненных документов, изменить частоту автоматического сохранения документов на компьютере или изменить место, где вы можете получить доступ к автоматически восстановленным файлам. Сделав все необходимые изменения и выбор, нажмите «ОК», чтобы закрыть окно и сохранить изменения.

Советы по сохранению в Word

Вот несколько дополнительных советов, которые помогут вам добиться максимального успеха при использовании программы:

Знайте, где получить доступ к автоматически восстановленным файлам

Иногда ваш компьютер или программа могут неожиданно завершить работу, или может произойти что-то, что может помешать вам сохранить вашу работу. Часто вы можете восстановить последнюю копию вашего документа с помощью инструмента автовосстановления на вашем компьютере. Word автоматически сохраняет версию вашего документа, чтобы вы могли получить доступ к файлу, если произойдет непредвиденное событие. Для этого выполните описанные выше действия по настройке параметров сохранения. Обратите внимание на поле с надписью «Расположение файла автоматического восстановления». В поле рядом с меткой вы можете увидеть, где программа сохраняет автоматически восстановленные файлы. Выберите «Обзор», чтобы просмотреть папку.

Как только вы восстановите свой файл, обязательно сохраните его с правильным именем и местоположением, чтобы вы могли найти его снова.

Выберите имя файла и сохраните местоположение с умом

При сохранении файла будьте осторожны при выборе папки, в которой вы хотите сохранить файл, и имени, которое вы выберете. Старайтесь хранить все связанные документы в одном месте. Вы даже можете создавать папки для определенных типов документов или тем. Это поможет вам поддерживать порядок на компьютере и упростить поиск файлов в дальнейшем.

Если вы выберете вариант «Сохранить как» более одного раза, вы можете сохранить разные версии одного и того же файла в нескольких местах на вашем компьютере. Если вы делаете это намеренно, подумайте о том, чтобы датировать ваши файлы, чтобы вы могли быстро определить самую последнюю версию.

Быстрый доступ к недавно использованным файлам

Если вы хотите вернуться к документу, над которым недавно работали, вы можете сделать это, не находя нужный файл в конкретной папке. В меню навигации «Файл» выберите «Открыть». Отсюда выберите опцию «Недавние» в верхней части экрана. Это показывает вам список всех документов, над которыми вы работали в последнее время. Просто выберите документ, с которым хотите начать работу.

Обратите внимание, что ни одна из компаний, упомянутых в этой статье, не связана с компанией Indeed.