Как скопировать лист в Google Sheets (с советами)

Если вы часто создаете электронные таблицы и делитесь ими, Google Таблицы представляют собой один из вариантов инструмента, который вы можете использовать для этих задач. Как и другие программы для работы с электронными таблицами, это веб-приложение позволяет дублировать отдельные листы, помогая избежать копирования данных электронных таблиц вручную. Понимание этой функции и способов ее использования для копирования электронных таблиц несколькими способами поможет вам сэкономить время и эффективно обмениваться данными. В этой статье мы обсудим, когда вам может понадобиться скопировать электронную таблицу в Google Sheets, включая шаги для завершения этого процесса и советы по использованию Google Sheets.

Когда вам нужно скопировать лист в Google Sheets?

Google Sheets — это веб-программа для работы с электронными таблицами, включенная в пакет Google Workspace. Лица с личными и деловыми учетными записями Google имеют доступ к этой программе, которая позволяет пользователям создавать, редактировать и обмениваться табличными документами. Есть две ситуации, в которых требуется копирование электронной таблицы при использовании Google Sheets:

• Дублирование листа в той же электронной таблице: Google Таблицы позволяют пользователям иметь несколько листов, также называемых «вкладками», в одной электронной таблице. В некоторых ситуациях пользователь может захотеть продублировать одну из своих вкладок, чтобы создать ее копию в той же электронной таблице.

• Копирование листа в новый или существующий документ. Пользователи также могут столкнуться с ситуациями, когда они хотят скопировать лист или вкладку из одного документа в новую или уже существующую книгу Google Sheets. Они могут захотеть скопировать лист в другую книгу, сохраненную под своей учетной записью Google, или в книгу, которой поделятся со своими коллегами, командой проекта или друзьями и членами семьи.

Как скопировать лист в документе Google Sheets

Если вы хотите дублировать лист в том же документе, вы можете использовать следующие шаги:

1. Откройте книгу Google Таблиц.

Перейдите в веб-приложение Google Sheets и выберите соответствующую книгу. Затем укажите конкретный лист в книге, который вы хотите продублировать. Вы можете увидеть все вкладки в книге в нижней части экрана. Слева от вкладок есть кнопка с тремя горизонтальными линиями, нажатие на которую позволяет увидеть заголовки всех вкладок в виде списка. Щелкнув одну из вкладок в этом списке, вы перейдете прямо к ней, что может быть полезно, если вы пытаетесь найти вкладку в большой книге.

2. Дублируйте лист

Оказавшись на соответствующем листе, вы заметите, что вкладка выделена в нижней части экрана приложения. Нажмите на стрелку вниз на вкладке и нажмите на опцию «дублировать», которая появляется во всплывающем списке. Вы также можете выполнить этот шаг, щелкнув правой кнопкой мыши вкладку, и снова появится всплывающий список с опцией «дублировать».

3. Внесите необходимые изменения

После того, как вы нажмете «дублировать», справа от исходного листа появится копия выбранного листа. Скопированная вкладка включает в себя точную информацию, найденную в исходной. В зависимости от ситуации вы можете изменить данные или ввести новую информацию. Он также автоматически получает титул «Копия [original sheet name].” Если вы хотите переименовать вкладку, вы можете выполнить этот процесс несколькими способами:

• Двойной щелчок по заголовку вкладки

• Нажав на стрелку вниз и выбрав опцию «переименовать».

• Щелкните правой кнопкой мыши вкладку и выберите параметр «переименовать».

Как скопировать лист в новую или уже существующую электронную таблицу Google

Если вы хотите скопировать лист в другую книгу Google, вы можете выполнить следующие действия:

1. Откройте книгу Google Таблиц.

Как и в другой ситуации, вы можете зайти в веб-приложение Google Sheets и открыть книгу, содержащую лист, который вы хотите скопировать. Как только вы найдете соответствующую вкладку в рабочей книге, вы можете щелкнуть ее напрямую, чтобы войти в нее. В противном случае вы можете использовать кнопку с тремя горизонтальными линиями, чтобы выбрать ее из списка вкладок в книге.

2. Выберите вариант «Копировать в».

Когда вы окажетесь на соответствующей вкладке, вы можете щелкнуть по ней или щелкнуть стрелку вниз, чтобы появился всплывающий список. Когда вы наводите курсор на опцию «Копировать в», вы можете выбрать между копированием электронной таблицы в «существующую электронную таблицу» или «новую электронную таблицу». Если вы выберете «опцию новой электронной таблицы», появится окно с сообщением о том, что Google успешно скопировал электронную таблицу.

Если вы выберете вариант «существующая электронная таблица», появится окно, в котором вас попросят выбрать электронную таблицу, в которую вы хотите скопировать лист, и включает несколько параметров. Вы можете выбирать из электронных таблиц, размещенных в вашей учетной записи Google Диска, или электронных таблиц, которыми с вами поделились другие пользователи Google Диска. Щелкните соответствующую таблицу, а затем кнопку «Выбрать» в нижней части окна. В нижней части окна также есть область, которая позволяет вам вставить веб-адрес рабочего листа Google Sheets, в который вы хотите дублировать лист, если он в настоящее время не размещен в вашей учетной записи или не предоставлен вам.

3. Внесите необходимые изменения

С обоими вариантами из предыдущего шага в окне «лист успешно скопирован» есть кнопка, по которой вы можете щелкнуть, чтобы перейти к только что скопированному листу. В противном случае вы можете нажать зеленую кнопку «ОК», чтобы просмотреть его позже. Когда вы переходите к своему новому листу (либо в новой рабочей книге, либо в существующей), вы можете видеть, что он содержит точную информацию из исходного листа.

Если вы создали новую электронную таблицу, она обычно имеет заголовок «Таблица без названия», который вы можете изменить, щелкнув заголовок и введя новый. В противном случае вы можете нажать «файл» в строке меню и выбрать опцию «переименовать». Вкладка скопированного листа имеет то же название, что и исходный лист. Если вы скопировали свой лист в существующую электронную таблицу, эта вкладка будет иметь заголовок «Копия [original sheet name]”, и вы можете изменить его соответствующим образом.

Советы по использованию Google Таблиц

Вы можете использовать следующие советы в качестве рекомендаций по более эффективному использованию Google Sheets:

Сотрудничайте с другими пользователями

Поскольку Google Таблицы — это веб-приложение, оно позволяет вам совместно работать над документом с вашими коллегами или другими пользователями, когда они находятся в разных местах. Когда вы создаете книгу Google Sheets, вы можете нажать «Файл», а затем «Поделиться», а затем ввести адреса электронной почты пользователей. Некоторые организации, использующие пакет Google Workspace, могут ограничивать количество пользователей, с которыми вы можете обмениваться документами, и разрешать обмен документами только внутренним сотрудникам.

После предоставления общего доступа к документу вы можете назначать роли пользователям. Например, вы можете разрешить некоторым пользователям редактировать документ, а другим просматривать его без права редактирования. Редакторы также могут предлагать изменения, которые должен одобрить владелец, или оставлять комментарии к документу. Когда в электронной таблице одновременно находятся несколько человек, вы можете использовать функцию чата в правой части страницы, чтобы общаться друг с другом в режиме реального времени.

Создание графиков

При работе с данными может оказаться полезным создание визуальных представлений. Если вы делитесь электронной таблицей или представляете ее коллегам или заинтересованным сторонам, включение диаграмм или таблиц на основе данных может облегчить им понимание и интерпретацию результатов. Эти элементы также помогают более четко отображать тенденции или закономерности в данных.

После того, как вы ввели данные, нажмите и перетащите, чтобы выделить ячейки, которые вы хотите включить в свою диаграмму, и нажмите «Вставить», затем «Диаграмма». Появится диаграмма, а в правой части экрана появится боковая панель. На этой боковой панели вы можете настроить и внести изменения в свою диаграмму по мере необходимости. Например, вы можете настроить тип диаграммы, оси x и y, легенду диаграммы и ее цвета или шрифты.

Используйте функции

Подобно Microsoft Excel, Google Таблицы позволяют пользователям использовать заранее определенные формулы для выполнения математических операций. Вы можете включить эти функции в ячейки электронной таблицы, столбцы, строки или диапазоны для автоматизации вычислений. Если вы нажмете «Вставить», а затем опцию «Функция», вы увидите список доступных вам опций. Этот список включает те же основные функции, такие как СРЗНАЧ, СЧЁТ, СУММ, МИН и МАКС. Он также предлагает более продвинутые функции, включая операторы VLOOKUP и IF.

Воспользуйтесь преимуществами шаблонов

Если вы используете Google Таблицы в профессиональных целях, вы можете регулярно использовать один и тот же формат электронных таблиц. Вместо того чтобы каждый раз создавать новый документ, вы можете использовать или создавать шаблоны, чтобы сэкономить время. Шаблоны также приносят пользу командам, поскольку они помогают каждому участнику одинаково форматировать свои электронные таблицы, возможно, в соответствии с рекомендациями по стилю или предпочтениями своей организации.

На главной странице Google Sheets вы можете найти галерею существующих шаблонов для использования и редактирования. Когда вы открываете новый пустой табличный документ, вы также можете нажать «Файл», затем «Создать» и опцию «Из шаблона», чтобы выбрать шаблон для использования из этой галереи. Некоторые организации, использующие пакет Google, также позволяют пользователям создавать и отправлять шаблоны в галерею шаблонов компании.

Попробуйте сочетания клавиш

Сочетания клавиш могут помочь вам более эффективно выполнять действия при использовании Google Sheets. Вместо того, чтобы перемещать мышь по экрану, чтобы указать и щелкнуть, вы можете работать в многозадачном режиме и выполнять действия быстрее и с меньшими усилиями, удерживая одновременно пару кнопок на клавиатуре. Эти ярлыки различаются в зависимости от используемого устройства. Когда вы открываете документ Google Sheets, вы можете увидеть список доступных сочетаний клавиш, нажав клавиши «CTRL» и «/» на компьютере с Windows или клавиши «command» и «/» на Mac.

Обратите внимание, что ни одна из компаний, упомянутых в этой статье, не связана с компанией Indeed.