Эффективность расчета заработной платы: определение и 7 ключевых показателей
10 сентября 2021 г.
Наличие эффективной системы расчета заработной платы является неотъемлемой частью бизнеса. Сотрудники рассчитывают получать точную заработную плату вовремя в каждый платежный период, и предприятия могут оправдать это ожидание, обеспечив эффективную работу своих отделов расчета заработной платы. Изучение некоторых общих ключевых показателей эффективности (KPI) эффективных отделов расчета заработной платы может помочь вам отслеживать производительность вашего отдела расчета заработной платы, находить области для улучшения и ставить цели, чтобы обеспечить его бесперебойную работу. В этой статье мы определяем, что такое эффективность расчета заработной платы, и приводим семь примеров ключевых показателей эффективности расчета заработной платы, которые нужно отслеживать в вашем бизнесе.
Что такое эффективность расчета заработной платы?
Эффективность расчета заработной платы — это то, как предприятия оценивают свою способность точно и своевременно платить своим сотрудникам. Многие работники зависят от того, что их работодатели вовремя доставят им зарплату с правильной суммой заработка, чтобы они могли выполнять свои финансовые обязательства. Когда работодатели оправдывают ожидания своих сотрудников в отношении оплаты, это может повысить удовлетворенность сотрудников и сократить время, затрачиваемое на исправление ошибок и реагирование на проблемы сотрудников. Чтобы обеспечить бесперебойную работу по расчету заработной платы, предприятия отслеживают эффективность расчета заработной платы с помощью конкретных измеримых KPI. Эти показатели помогают компаниям оценить свои сильные и слабые стороны, чтобы они могли разработать эффективные внутренние процессы, обеспечивающие успех в начислении заработной платы.
7 показателей эффективности расчета заработной платы
Вот семь ключевых показателей эффективности для отслеживания показателей эффективности заработной платы вашего бизнеса:
1. Затраты на заработную плату
Знание стоимости процесса начисления заработной платы может помочь вам определить области, в которых вы можете сократить расходы на заработную плату. Например, вы можете отслеживать любые расходы, связанные с ошибками в расчете заработной платы, такие как штрафы или штрафы за просрочку платежа, а также сумму сверхурочных, выплаченных сотрудникам. Вы также можете оценить расходы на содержание отдела расчета заработной платы, включая его персонал и офисные помещения, а также любые расходы, связанные с приобретением программного обеспечения для хранения и обработки информации о заработной плате. Отслеживание расходов на заработную плату помогает вам контролировать свои расходы.
Вы можете ставить цели по сокращению расходов отдела расчета заработной платы без потери эффективности и точности. Например, вы можете поставить перед собой цель сократить расходы на заработную плату на 15 % в течение следующего квартала. Вы можете разработать план по снижению затрат на эксплуатацию офисных помещений для расчета заработной платы, организовав один раз в неделю день работы на дому для сотрудников отдела заработной платы. После постановки цели и реализации плана отслеживайте эффективность своей стратегии в ключевые моменты, например, раз в месяц. Корректируйте план по мере необходимости, чтобы достичь своей цели.
2. Производительность и эффективность
Эффективность — еще один важный аспект расчета заработной платы. Этот показатель измеряет, насколько хорошо ваш отдел расчета заработной платы использует свои ресурсы, такие как время и бюджет, для достижения результатов. Когда отдел расчета заработной платы работает продуктивно и эффективно, он максимально использует свои ресурсы для достижения своих целей, таких как обеспечение того, чтобы сотрудники получали точные и своевременные зарплаты. Даже предприятия, использующие автоматизированную систему расчета заработной платы, могут иногда сталкиваться с особыми обстоятельствами, требующими ручной корректировки. Например, если сотрудник уходит в оплачиваемый отпуск, работодателю может потребоваться учесть его вручную.
Чтобы оценить и улучшить этот KPI, рассмотрите такие факторы, как время, затраченное на исправление ошибок в платежной ведомости, как часто отделу необходимо производить ретроспективные платежи и сколько платежей отдел производит вне типичного платежного цикла. Выявив любые области ошибок, вы можете разработать планы по повышению производительности отдела. Например, вы можете поставить цель сократить количество ошибок на 10% в течение следующих трех периодов оплаты. Отслеживайте среднее количество допущенных ошибок и тип ошибки, а затем внедряйте новые системы для предотвращения наиболее распространенных ошибок в расчете заработной платы в вашем бизнесе.
3. Сверхурочные
Точное отслеживание сверхурочной работы сотрудников важно для вознаграждения сотрудников, которые много часов посвящают вашему бизнесу, и обеспечения того, чтобы они получали заработанную заработную плату. Сверхурочные также могут быть индикатором проблем с рабочей нагрузкой в отделах. Если сотрудники определенного отдела постоянно работают сверхурочно, это может свидетельствовать о том, что у их отдела слишком много обязанностей или что вам нужно нанять больше членов команды для поддержки их работы. Отслеживание расходов на сверхурочную работу также может помочь вам оценить, является ли более или менее экономически выгодным платить вашим нынешним сотрудникам больше за более продолжительный рабочий день, чем наем дополнительных сотрудников.
Отслеживая этот KPI, подумайте, сколько сверхурочных вы планируете платить своим сотрудникам за каждый период оплаты. Установите бюджет сверхурочной работы и отслеживайте, насколько хорошо вы укладываетесь в этот бюджет каждый период. Если ваши сотрудники постоянно работают сверхурочно больше, чем вы заложили в бюджет, изучите, что способствует этой сверхурочной работе. Затем подумайте, нужно ли вам увеличить бюджет на сверхурочную работу или найти стратегии для сокращения сверхурочных часов работы ваших сотрудников. Поставьте перед собой цель сократить количество сверхурочных часов на определенный процент или изучите расходы на заработную плату, чтобы увеличить бюджет на сверхурочные.
4. Отпуск
Работодатели предлагают различные варианты отсутствия сотрудников в рамках своих трудовых договоров. Эти варианты включают время отпуска, время болезни, отпуск по беременности и родам и отпуск в связи с утратой близких. Предприятия должны предоставлять возможность отпуска сотрудникам, работающим полный рабочий день, и важно фиксировать оплачиваемый отпуск сотрудника как часть вашей платежной ведомости. Отслеживание отпусков сотрудников помогает вам улучшить общение с вашими сотрудниками по поводу их выходных, позволяет вам понять закономерности отпусков, например по сезонам, и показывает минимальное и максимальное количество отпускного времени, которое сотрудники используют в среднем.
Отслеживание отпусков сотрудников — это важный KPI, который может предоставить ключевые данные, которые помогут вам планировать периоды отсутствия сотрудников. Например, вы можете использовать показатель отсутствия сотрудников, чтобы определить, когда большинство сотрудников берут отпуск. Если большинство сотрудников берут отпуск летом, вы можете внедрить системы на рабочем месте для учета этих отсутствий без потери производительности.
5. Стоимость обучения
Процесс найма и адаптации может быть дорогостоящим, поэтому отслеживание затрат, связанных с обучением новых сотрудников, важно для планирования бюджета найма. Некоторые расходы, связанные с обучением новых сотрудников, включают в себя оплату инструкторов, инвестиции в учебные помещения, оборудование и материалы, оплату командировочных расходов новых сотрудников и учет потери производительности по мере того, как новые сотрудники привыкают к рабочему месту. Расчет общей стоимости обучения новых сотрудников и деление ее на количество стажеров может помочь вам определить индивидуальную стоимость обучения новых сотрудников.
Отслеживание стоимости обучения важно для определения основных расходов на процесс адаптации. После того, как вы определили, какие затраты влияют на ваши общие расходы на обучение, вы можете определить способы снижения этих расходов. Например, вы можете сократить любые командировочные расходы, переведя свою систему обучения на удаленный процесс. Вы также можете проводить групповые тренинги, если вы нанимаете несколько новых сотрудников одновременно, а не обучаете сотрудников индивидуально.
6. Количество ошибок
Учет ошибок — еще один важный показатель эффективности расчета заработной платы. Сокращение или устранение потенциальных ошибок является ключом к экономии времени и денег бизнеса. Отсутствие ошибок при расчете заработной платы сокращает время, затрачиваемое на исправление ошибок и решение проблем. Это также сводит к минимуму риск финансовых штрафов, что экономит деньги бизнеса. Некоторые области, которые специалисты по расчету заработной платы должны проверить при поиске ошибок, включают:
Налоги и сборы, уплачиваемые по всем направлениям
Точность табель учета рабочего времени сотрудников и почасовая оплата
Правильные записи для сотрудников, получающих разные типы заработной платы, например почасовую или комиссионную.
Документ об оплачиваемом отпуске работника
Предприятия могут отслеживать этот KPI, оценивая количество ошибок, о которых сообщается в каждый платежный период. Они могут поставить перед собой цель сократить количество ошибок на определенный процент за установленный период. Если вы заметили область, в которой отдел расчета заработной платы постоянно допускает ошибки, вы можете внедрить новую политику или систему, чтобы помочь выявить эти ошибки до обработки расчета заработной платы.
7. Время запуска платежной ведомости
Наконец, обеспечение эффективной работы отдела расчета заработной платы является ключевым показателем для обеспечения его производительности. Требуется время, чтобы управлять отделом расчета заработной платы, следить за тем, чтобы персонал, занимающийся расчетом заработной платы, соответствовал целям отдела и чтобы представленные платежные ведомости были точными. Предприятия могут отслеживать производительность и эффективность отдела расчета заработной платы, чтобы определить области для улучшения. Они могут внедрить такие системы, как программное обеспечение для автоматического расчета заработной платы, чтобы повысить эффективность работы отдела.
Например, при измерении эффективности расчета заработной платы вы можете заметить, что сотрудники тратят большую часть своего времени на ввод запросов сотрудников на отгулы. Выполнение этой задачи по вводу данных требует времени, поскольку сотрудники отдела должны каждый раз просматривать запрос на выходной и вручную вносить его в систему, проверяя наличие ошибок в процессе работы. Установка электронной системы, которая автоматически регистрирует свободное время сотрудника, может сократить время, затрачиваемое персоналом по расчету заработной платы на ввод информации об отпуске. Это позволяет им уделять больше времени выполнению других задач, повышая эффективность работы отдела.