Как сказать сотруднику, что вы сокращаете его рабочий день, за 5 шагов

26 августа 2021 г.

Компании иногда проводят почасовые сокращения графика работы сотрудников, чтобы обеспечить долгосрочное финансовое благополучие. Предоставление надлежащих уведомлений и поддержка сотрудников во время перехода компании может помочь снизить стресс и повысить эффективность. Понимание того, как вести эти разговоры и предоставлять сотрудникам необходимую информацию и ресурсы, может помочь вам и вашему бизнесу оставаться продуктивными в условиях изменений. В этой статье мы объясним, почему компании могут сокращать часы работы сотрудников, обсудим пять шагов, как сообщить сотруднику, что вы сокращаете его часы, выделим 10 советов по распространению этой информации и предоставим образец письма, на которое вы можете сослаться.

Почему рабочие часы сокращаются?

Компании могут сокращать рабочие часы по разным причинам, например, из-за низкого спроса на товары или услуги или для соблюдения корректировок бюджета. Другой причиной может быть снижение спроса на обязанности той или иной должности. Например, в определенное время года розничные магазины могут нанимать сезонных сотрудников, чтобы помочь с повышенным спросом на покупки. Однако, как только этот спрос снизится, розничным торговцам может не потребоваться столько работников для управления своим рабочим процессом.

Как сказать сотруднику, что вы сокращаете его рабочий день, за 5 шагов

Вот пять шагов, которые вы можете использовать, чтобы поделиться этой важной информацией с сотрудниками:

1. Сообщите о скидках вашей компании

Электронное письмо часто является эффективным способом объявить о сокращении рабочего времени. В начале вашего сообщения вы можете объявить о сокращении сотрудников вашей компании. Это объявление может включать в себя различные детали, например, причину, по которой ваша компания решила сократить часы работы, что влечет за собой сокращение часов и когда компания планирует начать этот процесс. Размещение этой информации в начале вашего электронного письма может обеспечить ясность и снизить вероятность недопонимания. Отмечая важную информацию ранее в электронном письме, вы также можете побудить сотрудников продолжить чтение всего сообщения.

2. Персонализируйте детали почасового сокращения

Если ваша компания вводит отдельные почасовые сокращения для определенных областей деятельности, рассмотрите возможность персонализации следующего раздела сообщения. Например, у сотрудников производственного предприятия розничной торговли могут быть другие почасовые сокращения, чем у сотрудников в магазине. Это может предоставить сотрудникам актуальную для них информацию, что также может подчеркнуть профессионализм вашей компании.

3. Выделите потенциальные последствия

Вы также можете выделить потенциальные последствия в своем электронном письме, чтобы помочь определить изменения, которые могут вызвать сокращения компании. Это может быть особенно важно, если статус полной занятости сотрудника меняется из-за скорректированного рабочего времени. Другие потенциальные эффекты, которые вы могли бы выделить, — это то, как сотрудники могут столкнуться с изменениями в своей заработной плате или льготах в зависимости от количества существующих часов, которые они отработали. При написании этого раздела вы можете сослаться на политику вашей компании, например, на разницу, установленную вашей организацией между штатными и неполными сотрудниками, чтобы убедиться, что вы описали все возможные изменения, которые могут произойти.

4. Делитесь информацией о регулировании

Вы также можете предоставить сотрудникам дополнительную информацию об изменениях и о том, как они согласуются с государственными и федеральными нормами. Это может включать в себя поиск связанной информации и прикрепление ее к вашему сообщению для просмотра сотрудниками. Добавление этих сведений для справки сотрудников может помочь заблаговременно ответить на вопросы, которые у них есть относительно политики сокращения компании.

5. Предложите поддержку компании

В конце письма вы можете предложить поддержку компании своим сотрудникам. Это может включать в себя напоминание им, что они могут связаться с вашим отделом кадров с вопросами, которые у них могут возникнуть относительно изменений в компании. Если ваша компания предлагает сотрудникам дополнительную поддержку, вы также можете выделить эту информацию в конце письма.

10 советов, которые помогут вам сказать сотруднику, что вы сокращаете его рабочий день

Вот советы, которые могут помочь вам сказать сотруднику, что вы сокращаете его рабочий день:

1. Подумайте о языке, который вы используете, и оцените, звучит ли он позитивно и поддерживает.

2. Проверьте письмо, чтобы убедиться, что информация, которую вы предоставляете, полезна.

3. Просмотрите письмо, чтобы убедиться, что вы отправили соответствующую информацию правильному получателю.

4. Подумайте о том, чтобы предложить сотрудникам варианты или способы преодоления потенциальных потерь в оплате труда.

5. Предлагайте сотрудникам дополнительную поддержку помимо общения с представителями отдела кадров.

6. Сокращайте их часы поэтапно, чтобы изменения казались более постепенными.

7. Поделитесь с ними возможностями относительно того, когда может появиться больше часов.

8. Сообщите своим сотрудникам о почасовых сокращениях компании до их начала.

9. Скажите сотрудникам, что вы сообщите им, если у них появятся дополнительные часы для работы.

10. Покажите признательность вашей компании за их понимание на протяжении всего этого сложного процесса.

Образец сообщения, сообщающего сотруднику, что вы сокращаете его рабочий день

Вот образец электронного письма, в котором вы сообщаете сотруднику, что вы сокращаете его рабочий день, на который вы можете ссылаться при написании собственного:

Лин Браун
Представитель отдела кадров
Желтые игрушки подсолнуха
(555) 555-555
lynbrown@email.com

20 августа 2021 г.

Дэниел Рэнд
(555) 555-555
danielrand@email.com

Уважаемый мистер Рэнд,

Сегодня я пишу вам по электронной почте, чтобы поделиться информацией о предстоящих изменениях в компании. В связи с тем, что праздники прошли, Yellow Sunflower Toys планирует сократить количество рабочих часов в магазине. Это означает, что первого числа следующего месяца количество отработанных вами часов уменьшится.

В настоящее время ваши еженедельные часы составляют 40 часов в неделю. Однако с первого числа следующего месяца они изменятся на 30 часов в неделю, что изменит ваш статус занятости с полного рабочего дня на неполный рабочий день. Со статусом неполного рабочего дня вы больше не будете иметь права на льготы для сотрудников, а ваши зарплаты будут отражать ваши сокращенные часы. Если вы хотите узнать больше об этих изменениях, вы можете ознакомиться с политикой нашей компании, а также федеральными и государственными положениями о занятости, прикрепленными к этому письму.

Yellow Sunflower Toys хочет, чтобы все наши сотрудники чувствовали поддержку во время этих изменений в бизнесе. Так что, пожалуйста, свяжитесь со мной или с кем-нибудь в нашем отделе кадров, если у вас есть какие-либо проблемы. Мы будем рады помочь вам на протяжении всего этого процесса. Когда появятся возможности для дополнительных часов, мы сообщим вам об этом как можно скорее. Мы благодарим вас за понимание и сотрудничество, так как эти изменения начнутся в следующем месяце.

Искренне,
Лин Браун