Как сделать собрания сотрудников более эффективными
30 сентября 2021 г.
Когда вы планируете собрание персонала, вы просите свою команду отвлечься от своих задач, чтобы встретиться. Поэтому важно, чтобы все в комнате считали это время ценным и продуктивным. Повестка дня, которую вы составите для встречи, и то, как вы ее проведете, могут повлиять на ценность этого времени. В этой статье мы объясним, почему собрания персонала важны и как сделать ваши собрания эффективными и полезными для всех.
Почему собрания персонала важны?
Встречи персонала важны по нескольким причинам, в том числе потому, что они дают возможность:
Поддерживайте командный дух и поощряйте участие
Информировать сотрудников о новых проектах и статусе текущих
Делитесь важными успехами компании и новостями
Получите обратную связь и мозговой штурм идей
Обучать сотрудников новым системам и программам
Сообщайте информацию всем сотрудникам одновременно
Дайте сотрудникам почувствовать себя услышанными, предложив им возможность участвовать в принятии решений.
Как сделать собрание сотрудников более продуктивным
Выполните следующие действия, чтобы провести конструктивное и эффективное собрание сотрудников:
Подавать пример.
Начинайте и заканчивайте вовремя.
Иметь повестку дня.
Дайте всем возможность участвовать.
Прийти к выводу.
Поощряйте обратную связь.
1. Подавайте пример
Когда вы ведете собрание команды, то, как вы говорите и действуете, может повлиять на ценность, которую члены вашей команды получат от этого. Своими действиями продемонстрируйте важность собраний сотрудников. Появляйтесь вовремя и готовы к работе. Будьте примером, которому должна следовать ваша команда, отмечая время встречи в своем собственном календаре. Кроме того, с энтузиазмом относитесь к тому, что вы делаете. Ваше волнение и вовлеченность могут повлиять на вашу команду и мотивировать ее.
2. Начинайте и заканчивайте вовремя
Убедитесь, что вы четко сообщаете, когда собрание персонала должно начаться, и начинайте именно в это время. Если вы начнете встречу быстро, это должно побудить людей прибыть вовремя, чтобы они ничего не пропустили. Своевременное завершение собрания также продемонстрирует, что вы уважаете расписание членов вашей команды. Если в вашей повестке дня были вопросы, на которые у вас не было времени, вы можете включить их в электронное письмо или обсудить на следующей встрече.
Одна из стратегий, позволяющих не тратить время на встречи, — это спросить, есть ли у всех какие-либо последние вопросы, прежде чем вы закончите встречу. Это поможет всем сосредоточить свои комментарии и сделать обсуждение кратким и актуальным. Вы также можете назначить кого-то хронометристом. Этот человек наблюдает за часами и уведомляет вас, когда разрешенное время встречи почти истекает.
3. Имейте повестку дня
Вам не нужен подробный список тем для обсуждения, но вы можете указать основные темы, которые хотите осветить. Включите эту повестку дня в приглашение на встречу, чтобы люди знали, о чем вы планируете говорить, и могли прийти подготовленными. Если у вас регулярное собрание персонала, составьте постоянную повестку дня, состоящую из вопросов, которые вы всегда будете обсуждать.
4. Дайте всем возможность участвовать
Если некоторые члены вашей команды работают удаленно, обязательно пригласите их на встречу по телефону или в видеочате. Помните об их часовых поясах, когда планируете встречу, чтобы вы могли сделать все возможное, чтобы привлечь как можно больше людей.
Это также поможет убедиться, что у каждого члена вашей команды есть возможность высказаться. Некоторые люди всегда чувствуют себя комфортно, делясь своими мнениями и идеями на собраниях. Однако, чтобы у всех была возможность участвовать в обсуждениях, поощряйте участие тех, кто менее склонен к высказываниям. Позволяя каждому внести свой вклад, вы помогаете создать атмосферу вовлеченности и вовлеченности.
5. Сделайте вывод
Если вы какое-то время обсуждали тему без особого прогресса, остановите разговор и попросите сделать выводы. Собираясь с мыслями, вы сможете взглянуть на тему встречи с другой точки зрения. Также может быть полезно попросить всех подумать о решениях для определенной сложной темы после окончания собрания и вернуться к ней на следующем собрании.
6. Поощряйте обратную связь
Попросите вашу команду предложить способы улучшения собраний сотрудников. Узнайте, какие у них есть идеи, как максимально эффективно использовать время встречи. Спросите, заняты ли они темами, которые вы обсуждали, или другие вопросы требуют внимания команды. Пригласите свою команду отправить вам свои искренние мысли по электронной почте с обещанием серьезно рассмотреть их идеи.
Советы по проведению увлекательной встречи
Вот несколько дополнительных советов, как максимально эффективно использовать встречи с сотрудниками:
Делитесь важными новостями
Не у всех есть возможность читать корпоративные электронные письма, поэтому во время встречи обязательно осветите важные события, происходящие в компании. Например, вы можете обсудить новые наймы и отставки высшего руководства, приобретения и корпоративные достижения. Собрание сотрудников также позволяет вам отметить достижения вашей команды и обсудить небольшие обновления, которые могут относиться только к вашему отделу.
Сделай перерыв
Для совещаний продолжительностью час или дольше давайте членам вашей команды пяти- или десятиминутный перерыв каждые полчаса. Позвольте им воспользоваться ванной, подышать свежим воздухом или размять ноги. После этого они могут вернуться на встречу обновленными и полными энергии.
Признавайте достижения команды
Всегда уделяйте несколько минут признать членов команды которые достигли заметных целей в своей должности. Сюда входят те, кто получает корпоративную награду, получает продвижение по службе, празднует годовщину трудоустройства и добился исключительных результатов с момента последней встречи. Предложение признания показывает вашей команде, насколько вы цените их вклад, и позволяет остальным членам команды узнать об их достижениях.
Подробнее: Поощрение сотрудников за эффективность