Как сделать шаблон табеля учета рабочего времени за 6 шагов
11 ноября 2021 г.
При учете количества часов работы сотрудников вы можете использовать шаблон табеля учета рабочего времени. Эти шаблоны могут помочь повысить точность учета рабочего времени и сэкономить время менеджеров. Изучение того, как сделать шаблон табеля рабочего времени, может помочь вам при разработке собственного. В этой статье мы обсудим, чем полезны шаблоны табелей учета рабочего времени, опишем, что следует включать, а что нет, и предложим пошаговый подход к созданию собственного шаблона.
Чем полезен шаблон табеля учета рабочего времени?
Шаблон табеля учета рабочего времени полезен, потому что он может гарантировать, что сотрудники будут работать и не работать на постоянной основе. Использование шаблона табеля рабочего времени позволяет согласовывать отчеты о времени работы сотрудников, а это означает, что они с меньшей вероятностью будут путаться в своих часах и с большей вероятностью получат оплату за всю свою работу. Шаблоны табелей рабочего времени также экономят время менеджеров, позволяя им предоставлять один и тот же табель всем сотрудникам для каждого периода оплаты без необходимости каждый раз создавать новый.
Что указать в шаблоне табеля учета рабочего времени
Вот список элементов, которые вы можете включить в шаблон табеля учета рабочего времени, с описанием каждого:
Имя и идентификационный номер сотрудника
Первый раздел табеля учета рабочего времени может включать имя и идентификационный номер сотрудника. Вы можете единообразно разместить числа по всему табелю, чтобы гарантировать, что все сотрудники имеют одинаковый формат. Этот раздел помогает связать табель учета рабочего времени с конкретным сотрудником, чтобы они могли точно записывать свои часы.
Дата и время начала часов
Второй раздел шаблона табеля учета рабочего времени может включать дату и время, когда сотрудник приступил к работе в течение дня. Вы можете включить раздел времени начала для каждого дня в течение заданного периода оплаты, например, недели или двухнедельного периода. Например, если ваш табель учета рабочего времени рассчитан на неделю работы, вы можете включить от пяти до семи пустых полей, чтобы сотрудники могли указать время начала работы.
Дата и время окончания часов
Третий раздел табеля учета рабочего времени может включать дату и время, когда сотрудник отсутствовал на рабочем месте в течение рабочего дня. Включите такое же количество разделов часов работы, как и разделов часов, чтобы сотрудники могли вводить оба для каждого рабочего дня. Таким образом, менеджеры могут легко подсчитать сумму, которую каждый сотрудник отработал каждый день.
Общее время работы
В четвертый раздел табеля может быть включено общее количество времени, которое отработал работник. Менеджеры могут создать столбец для суммирования отработанных часов за каждый день, а затем суммировать отработанные часы за весь период оплаты. Это помогает гарантировать, что менеджеры справедливо платят сотрудникам за их работу.
Список рабочих мест
Вы также можете указать каждое место работы, где сотрудник работает в течение определенного периода оплаты. Таким образом, легко увидеть, где сотрудники работают в течение периода оплаты, и вы можете использовать этот список для подсчета их общего количества часов во всех местах, где они работают в каждый период оплаты. Это также может помочь менеджерам убедиться, что другие сотрудники, работающие в этом месте, могут подтвердить часы работы сотрудников.
Праздничные или оплачиваемые выходные дни
Если сотрудник вводит часы для любого оплачиваемого или неоплачиваемого отпуска, например отпуска или отпуска по болезни, вы можете включить раздел для сотрудников, чтобы ввести эти часы. Это помогает отслеживать общее количество часов, отработанных каждым сотрудником в течение определенного периода оплаты, и сколько часов они могут получить оплату независимо от того, работали ли они. Вы можете разрешить сотрудникам вводить эту информацию в табели учета рабочего времени до того, как они уйдут в отпуск или после того, как они вернутся.
Примечания и комментарии
Табель учета рабочего времени может включать любые примечания или комментарии для сотрудников. Вы можете использовать эти данные для подтверждения информации в табеле учета рабочего времени, такой как оплачиваемый отпуск или неоплачиваемые обеды. Например, сотрудник может оставить примечание о том, что он забыл ввести время выхода для определенного дня, что может помочь объяснить, почему он не ввел время для этого раздела.
Линии подписи
Вы также можете включить две строки для подписи в шаблон табеля учета рабочего времени, которые сотрудники могут подписывать и ставить дату в конце каждого периода оплаты. Первая строка указывает на то, что сотрудник просмотрел и понял свой табель учета рабочего времени и согласен с общими данными и количеством часов, включенных в него. Другая строка указывает на то, что другое лицо или свидетель передали сотруднику табель учета рабочего времени, а также подтверждает свое понимание и согласие с его содержанием.
Что не включает в себя образец табеля учета рабочего времени?
Вот список элементов, которые вы обычно не включаете в шаблон табеля учета рабочего времени:
Почасовая заработная плата: Табель обычно не включает почасовую заработную плату сотрудника, потому что эта деталь не имеет отношения к основной цели табеля, которая заключается в документировании отработанных часов.
Должность: менеджеры могут использовать одни и те же табели учета рабочего времени для всех сотрудников, независимо от их должности.
Союз: В табеле учета рабочего времени не указывается, состоит ли работник в профсоюзе. Эта деталь не имеет отношения к основной цели табеля рабочего времени, которая заключается в документировании отработанных часов.
Выполняемые обязанности: Обычно вы не записываете какую-либо информацию, связанную с конкретными обязанностями, которые сотрудники выполняли на работе, поскольку это не относится к количеству отработанных ими часов.
Как сделать шаблон табеля учета рабочего времени
Вот список шагов, которые вы можете использовать для создания шаблона табеля учета рабочего времени:
Откройте текстовый процессор или программу для работы с электронными таблицами. Вы можете создать шаблон табеля учета рабочего времени с помощью программного обеспечения для работы с электронными таблицами. Вы можете скачать эти программы онлайн, если они еще не установлены на вашем компьютере.
Выберите формат шаблона: вы можете создать совершенно новый шаблон табеля учета рабочего времени с нуля или использовать шаблон из своего текстового процессора или программы для работы с электронными таблицами.
Найдите пример табеля учета рабочего времени в Интернете: Интернет — отличное место для поиска бесплатных шаблонов табеля учета рабочего времени, которые вы можете настроить самостоятельно. Вы можете настроить существующий пример шаблона табеля учета рабочего времени или создать свой собственный, скопировав формат другого примера, найденного в Интернете.
Настройте пример табеля учета рабочего времени: когда вы найдете в Интернете бесплатный пример табеля учета рабочего времени, который соответствует вашим потребностям, загрузите его, а затем настройте в соответствии со своими потребностями, отредактировав его содержимое и удалив все ненужные разделы.
Добавьте логотип своей компании в шаблон табеля учета рабочего времени. Если вы планируете часто использовать шаблон табеля учета рабочего времени, рассмотрите возможность добавления в него логотипа вашей компании или изображения. Это может помочь сделать его более персонализированным для вашей организации.
Распечатайте образец табеля учета рабочего времени. Наконец, вы можете распечатать копию готового шаблона, чтобы использовать его в качестве примера, чтобы показать сотрудникам, как его заполнять. Вы также можете заранее распечатать копии готового шаблона для каждого сотрудника, если хотите, чтобы информация об этом сотруднике уже была введена в форму для вас, когда он отправит свой табель учета рабочего времени.