Как сделать панель инструментов Google Sheets: преимущества и шаги

14 октября 2021 г.

Google Таблицы — это приложение для работы с электронными таблицами, которое вы можете использовать для отслеживания важных данных. Отличный способ просмотреть сводку ваших данных — создать панель инструментов Google Sheets. Создав панель мониторинга, вы сэкономите время и лучше представите свои ключевые данные. В этой статье мы обсудим информационные панели Google Таблиц, в том числе преимущества их использования и способы их создания.

Что такое панель инструментов Google Sheets?

Панель инструментов Google Sheets — это вкладка, которую вы можете создать, чтобы быстро отображать ключевую информацию о проекте. Когда вы отслеживаете информацию с помощью Google Sheets, приложения для работы с электронными таблицами, у вас есть возможность создавать различные графики и диаграммы, чтобы обеспечить более наглядное представление ваших данных. Вместо того, чтобы размещать графику на разных страницах, вы можете разместить их все на одной странице, создав информационную панель, в которой суммируются ключевые показатели.

Например, компания может использовать несколько электронных таблиц в Google Таблицах для отслеживания информации, связанной с продажами и маркетингом. На своей информационной панели они могут отображать графики, суммирующие количество продаж, совершенных ими за этот год, информацию о том, какой продавец совершил больше всего продаж, какие маркетинговые каналы показали наилучшие результаты и многое другое. Затем, чтобы получать обновления о своем прогрессе, они могут открыть страницу панели инструментов, а не каждую отдельную электронную таблицу.

Как сделать дашборд в Google Sheets

Чтобы создать панель инструментов в Google Таблицах, выполните следующие действия:

1. Соберите свои данные

Введите данные, которые вы хотите обобщить, в электронную таблицу Google Sheets. Вы можете быстро создать новую электронную таблицу, посетив «sheets.new» в своем веб-браузере. В верхней части этой страницы дайте вашей базе данных имя. Затем приступайте к вводу информации. Один из способов сделать это — вручную создать заголовки строк и столбцов, а затем ввести каждое значение. Если у вас есть информация из другого источника, например из другого приложения для работы с электронными таблицами, вы можете быстро импортировать ее, щелкнув меню «Файл», а затем «Импорт».

Например, компания хочет создать электронную таблицу, в которой будет отслеживаться информация об их сотрудниках по продажам. В первой строке они создают заголовки столбцов, которые гласят «Имя сотрудника», «Количество продаж» и «Общий доход». Затем под заголовком каждого столбца они заполняют соответствующую информацию о каждом продавце, например «Джон», «15» и «2500 долларов».

2. Создайте диаграмму

Выделите свою информацию, щелкнув верхнюю левую ячейку таблицы и перетащив указатель мыши в правый нижний угол. Вы также можете использовать сочетание клавиш «Ctrl» + «A». Выделив данные, перейдите в меню «Вставка» на панели инструментов Google Таблиц и выберите «Диаграмма».

Появится диаграмма, представляющая ваши данные, а также меню для редактирования диаграммы. В этом меню вы можете выбрать, какой тип диаграммы вы хотите использовать. Кроме того, вы можете изменить другие элементы диаграммы, например цветовую схему или названия осей.

3. Вставьте новую вкладку

Внизу вашей электронной таблицы есть символ «+». Нажмите на этот знак плюса, чтобы добавить новый лист в базу данных. Когда вы это сделаете, внизу появится новая вкладка с надписью «Лист 2». Щелкните правой кнопкой мыши на этой вкладке и выберите «Переименовать». Затем введите «Dashboard» или другое имя для вашей панели. Вы также можете изменить название своей первой вкладки, чтобы все было организовано.

4. Скопируйте свою диаграмму

Вернитесь к созданной вами диаграмме и найдите три вертикальные точки в правом верхнем углу диаграммы. В этом меню выберите «Копировать диаграмму». Затем перейдите на вкладку панели управления. Выберите ячейку, в которой вы хотите разместить верхний левый угол диаграммы. Затем нажмите на меню «Правка» в верхней части страницы и выберите «Вставить». Теперь ваша диаграмма появится на панели инструментов. При желании вы можете вернуться к исходной диаграмме и удалить ее, оставив только копию на панели инструментов. Когда вы редактируете информацию на этой вкладке, ваша диаграмма будет автоматически обновляться на другой вкладке.

5. Добавьте больше диаграмм

Чтобы завершить панель мониторинга, вам может понадобиться больше диаграмм и графиков. Вы можете сделать это, повторив шаги, описанные выше. Либо создайте новые диаграммы на основе уже введенной информации, либо введите другие данные. Создайте столько вкладок, сколько вам нужно, чтобы правильно упорядочить различные наборы данных. Затем продолжайте копировать диаграммы на панель инструментов после создания каждой из них.

6. Отформатируйте панель инструментов

После того, как у вас есть все диаграммы и графики, которые вы хотите, на панели инструментов, вы можете захотеть отформатировать их дальше. Попробуйте изменить цвета разных диаграмм, чтобы они лучше совпадали друг с другом. Вы также можете изменить размер или переместить свои диаграммы, чтобы сосредоточить внимание на более важных данных. Наконец, убедитесь, что каждая диаграмма имеет правильный заголовок, чтобы вы могли легко понять, какую информацию она описывает.

Преимущества информационных панелей Google Sheets

Создание панели инструментов Google Таблиц имеет несколько преимуществ, например:

Централизованные сводки данных

Панель инструментов представляет всю вашу ключевую информацию в одном месте. Это означает, что вы можете сэкономить время, просматривая только одну страницу для получения обновлений. Кроме того, вам будет проще сравнивать разные наборы данных друг с другом, поскольку их графики находятся на одной странице.

Улучшенные параметры обмена

Иногда вы можете захотеть поделиться с другими только сводкой ваших данных, а не самими данными. Например, у вас может быть информационная панель, на которой подводятся итоги работы вашего торгового персонала. Вы хотите, чтобы ваши продавцы видели метрики, но не могли редактировать базовую информацию. Создав отдельную панель инструментов, вы можете поделиться с ними этой единственной вкладкой и ограничить доступ к другим своим вкладкам.

Улучшенные презентации

Информационные панели могут помочь, когда придет время делать презентации. Например, вы можете спроецировать панель управления на экран. Затем вы можете подойти к экрану в передней части комнаты и указать на различные диаграммы, вместо того, чтобы оставаться за компьютером и переключаться между вкладками. Это дает вам больше гибкости в том, как вы делаете свои презентации, чтобы вы могли выбрать стиль, который соответствует вашим предпочтениям и обстоятельствам.

Ограничения панелей инструментов Google Sheets

Несмотря на то, что информационные панели Google Sheets имеют ряд значительных преимуществ, у них есть несколько ограничений, например:

Отсутствие функций автоматизации.

В Google Sheets не так много функций автоматизации, которые легко доступны. Это означает, что вам часто приходится редактировать данные вручную. Если у вас много данных, это может занять много времени. Это отличается от других программных приложений, в которых доступно больше функций автоматизации.

Мало вариантов интеграции

Google Таблицы также не интегрируются со многими другими программными приложениями. Чтобы максимально использовать Google Таблицы, вам часто приходится использовать другие приложения Google. Если вы уже используете приложения Google, такие как Docs или Drive, это может не быть проблемой для вас. Однако, если вы уже настроили другие приложения, вам может потребоваться немного больше усилий для переноса ваших данных в Google Sheets или для совместной работы с другими.

Трудно управлять проектами

Панели инструментов Google Sheets могут предоставить отличный обзор ключевых показателей, но это не полный инструмент управления проектами. Есть некоторые вещи, такие как управление задачами, общение и отслеживание времени, для которых, вероятно, есть лучшие программные решения. Поэтому рассматривайте Google Sheets как еще один инструмент, который вы можете использовать, но не обязательно как решение для всего, что вам нужно для управления проектом.