Что такое облегчающее письмо? Определение и примеры

13 сентября 2021 г.

Эффективное документирование действий сотрудника в компании может помочь вам сослаться на важные даты, формализовать принятие или отклонение запросов сотрудников и защитить себя с помощью резервной документации событий.

Когда сотрудник увольняется, отправив сотруднику письмо с облегчением и сохранив копию для документов компании, вы сможете задокументировать принятие организацией его увольнения. Знание того, что включить и как отформатировать ваше письмо, может помочь вам написать эффективное письмо.

В этой статье мы определяем, что такое облегчающее письмо, объясняем, почему оно важно, перечисляем шаги, которым вы можете следовать, чтобы написать собственное письмо, и предлагаем шаблон и пример для справки.

Что такое утешительное письмо?

Облегчающее письмо — это письменный ответ на официальное уведомление сотрудника. Он признает их намерение уйти, принимает уведомление, которое они предоставили, и подтверждает последний день их работы. Как правило, облегчающие письма приходят из отдела кадров (HR) компании, но вместо этого их может предоставить менеджер или руководитель.

В отличие от письма об опыте, в котором подробно описывается продолжительность работы сотрудника в компании и его опыт, облегчающее письмо предоставляет доказательство того, что сотрудник выполнил свои обязанности перед компанией. Большинство компаний выдают письмо об увольнении в последний день работы сотрудника в организации.

Почему облегчающее письмо важно?

Облегчающее письмо важно, потому что оно освобождает сотрудника от ответственности перед компанией и признает его намерение уйти. Наличие письменного документа о принятии компанией увольнения сотрудника может быть важным, если какой-либо из сторон потребуется сослаться на документы позже. Он обеспечивает официальное прекращение службы сотрудника в компании и предлагает доказательство того, что компания приняла уведомление сотрудника.

Когда работник соглашается на новую работу, его новый работодатель может запросить письменное подтверждение его ухода с прежней должности. Письмо может показать новому работодателю, что не было никаких проблем с уходом работника и у работника нет обязательств перед своим бывшим работодателем.

Как написать успокаивающее письмо

Вот несколько шагов, которые вы можете предпринять, чтобы написать эффективное успокаивающее письмо:

1. Адресуйте свое письмо

Адресация вашего письма может помочь обеспечить его подлинность и официальность. Выберите бумагу, которая отображает фирменный бланк компании и деловую информацию. Напишите полное имя сотрудника и любую необходимую идентифицирующую информацию, например полное имя, идентификационный номер сотрудника и адрес. Не забудьте также указать дату и строку темы, описывающую содержание письма.

2. Подтвердите даты

Постарайтесь включить в свое письмо все важные даты, которые вам нужны. Это включает в себя день подачи работником заявления об увольнении и последний день его работы. Это может гарантировать, что у вас есть письменная документация о каждой дате, связанной с их уходом из компании.

3. Поблагодарите сотрудника за службу

Некоторым сотрудникам необходимо показать будущим работодателям свое письмо об увольнении в качестве доказательства того, что они оставили свою предыдущую должность без каких-либо проблем. Поблагодарив сотрудника за его услуги для компании, вы показываете свою признательность за работу, которую он предоставил, и подтверждаете, что он успешно выполнил процедуру увольнения. Если были проблемы с увольнением сотрудника, например, задержка получения оборудования, обязательно задокументируйте их в другом месте.

4. Формализуйте окончательные детали

Ваше письмо может включать окончательные сведения о последней зарплате сотрудника, выплате или расчете. Объясните, в какие сроки они могут ожидать получения денег и как они могут рассчитывать на их получение. Это поможет сотруднику спланировать свое возмещение и подтвердит ваше намерение выполнить условия их урегулирования.

5. Получите авторизованную подпись

Как правило, отдел кадров компании предоставляет сотруднику облегчающее письмо. В этих случаях попросите менеджера по персоналу подписать письмо и сохранить копию письма в личном деле сотрудника. Если подпись отдела кадров недоступна, попросите кого-нибудь, уполномоченного в компании, подписать письмо, например старшего менеджера или члена исполнительной команды.

6. Доставьте письмо

Доставьте письмо сотруднику в последний день его работы. Обязательно сделайте две копии письма: одну отдайте сотруднику, а другую оставьте в личном деле сотрудника. Вы также можете сохранить цифровую резервную копию письма.

Образец облегчающего письма

Вот шаблон, который вы можете использовать, чтобы помочь вам написать облегчающее письмо для сотрудника:

[Date]

К: [Name]
[Job title]
[Employee ID]
[Address]

Тема: Справочное письмо

дорогая [Name],

Настоящим письмом мы подтверждаем получение и принятие вашего письма об увольнении от [date]. Мы обновили наши записи, чтобы показать, что ваш последний рабочий день приходится на конец рабочего дня [date]. Мы искренне благодарим Вас за работу, которую Вы выполнили как What Is a Relieving Letter? Definition and Examples.

Мы оформим ваш полный и окончательный расчет через [payment method] в пределах [number] дней последнего рабочего дня. Еще раз, мы ценим вашу службу для [company name] и желаю вам удачи во всех ваших будущих начинаниях.

С уважением,

[HR manager or authorized signature]

Пример облегчающего письма

Вот пример облегчающего письма, которое вы можете использовать, чтобы написать свое собственное:

19.07.21

Кому: Сара Килгор
Заместитель директора по лицензированию
U6022052
Денвер, Колорадо

Тема: Справочное письмо

Дорогая Сара,

Настоящим письмом мы подтверждаем получение и принятие вашего письма об увольнении от 05.07.21. Мы обновили наши записи, чтобы показать, что ваш последний рабочий день приходится на конец рабочего дня, сегодня, 19.07.21. Мы искренне благодарим вас за работу, которую вы выполняли в качестве заместителя директора по лицензированию.

Мы произведем полный и окончательный расчет посредством прямого депозита в течение 30 дней после вашего последнего дня работы. Еще раз, мы ценим вашу работу в Спортивной ассоциации Бисби-Вэлли и желаем вам удачи во всех ваших будущих начинаниях.

С уважением,

Тина Кэмпбелл, менеджер по персоналу