Как сделать организационную диаграмму в Word (с шагами и советами)

17 марта 2022 г.

Организационные диаграммы, также известные как организационные диаграммы, могут помочь вам отобразить иерархию внутри вашей организации. Эти диаграммы важны для создания визуальных карт, показывающих структуру компании, которые могут быть полезны новым сотрудникам, бизнес-лидерам и гостям компании, желающим понять отношения между профессионалами в структуре компании. Изучение организационных диаграмм и способов их создания может помочь вам разработать диаграммы, точно отражающие ваше рабочее место. В этой статье мы описываем шаги по созданию организационной диаграммы в Word с советами о том, как разработать эффективные организационные диаграммы, представляющие иерархию компании.

Что такое организационные диаграммы?

Организационные диаграммы — это диаграммы, которые создают визуальное представление иерархий, категорий, систем и потоков задач. Они показывают отношения между членами организации, что помогает зрителям визуализировать структуру компании. Кроме того, менеджеры и специалисты по кадрам могут использовать эти диаграммы при планировании своей компании. Организационная диаграмма может помочь им определить отделы, которым могут потребоваться дополнительные сотрудники для поддержки их роста, или отделы, которым может потребоваться слияние или разделение в зависимости от планов компании на будущее. Эти диаграммы полезны для предприятий любого размера, но могут быть особенно полезны для крупных предприятий или корпораций, которые имеют много филиалов, должностей и уровней управления.

Вот некоторые преимущества использования организационных диаграмм:

• Повышение эффективности на рабочем месте: Наличие четко определенных структур, которые визуально отображают отношения между должностями, может повысить эффективность на рабочем месте. Организационные диаграммы помогают пользователям с первого взгляда понять системы, чтобы они могли отчитываться перед нужным членом организационной структуры.

• Уточнение обязанностей. Организационная схема может помочь членам рабочей группы понять основные обязанности своих ролей. Они уточняют последовательность отчетности для сотрудников старшего, среднего и начального звена.

• Поощряйте совместную работу. Организационные схемы могут быть документами для совместной работы. Пользователи могут создавать диаграммы и делиться ими с другими членами своей команды, чтобы каждый пользователь мог принять участие в разработке документа, который принесет пользу всей команде.

• Снижение стресса: организационные схемы могут снизить стресс новых сотрудников, менеджеров и посетителей компании. Эти диаграммы позволяют зрителям легко находить информацию о должностях и родственных должностях конкретных членов команды компании.

• Улучшите планирование рабочего места: поскольку организационные диаграммы очень наглядны, они могут облегчить старшим специалистам понимание того, как бизнес-планы могут повлиять на структуру их компании. Наглядная карта компании позволяет легко узнать, кто на какой должности работает и как структура каждого отдела способствует выполнению его функций.

Как сделать организационные диаграммы в Word

Вот шаги для создания и настройки организационных диаграмм:

1. Откройте документ и найдите SmartArt.

Начните с открытия пустого документа и определения вкладки «Вставка» на панели инструментов. Панель инструментов — это меню, расположенное в верхней части экрана. Нажмите на вкладку «Вставка» и найдите параметр «SmartArt». Параметр «SmartArt» является частью группы «Иллюстрации».

2. Откройте меню SmartArt и выберите макет.

Найдя параметр «SmartArt», щелкните его, чтобы открыть меню «SmartArt». Выберите «Выбрать графику SmartArt» и просмотрите параметры макета диаграммы. Программа включает шаблоны макетов для организационных диаграмм на вкладке «Иерархия», но разные макеты могут работать для разных организационных структур. Вы также можете выбрать макет, который лучше всего соответствует структуре вашей компании, чтобы использовать его в качестве основы, прежде чем настраивать свою работу. После выбора макета нажмите «ОК», чтобы подтвердить выбор.

3. Введите текст

Затем вы можете включить текст в свою диаграмму. Чтобы ввести текст, выберите фигуру на созданном вами изображении. Это позволяет вам вводить текст и редактировать текст внутри фигуры. Вы также можете ввести текст или вставить скопированный текст в графику, открыв «Текстовую панель», расположенную на панели инструментов. Когда вы открываете «Панель текста», появляется диалоговое окно, в котором вы можете ввести или вставить текст.

4. Настройте свою диаграмму

После того, как вы определились со структурой диаграммы, вы можете добавить дополнительные фигуры, чтобы расширить диаграмму, упорядочить фигуры в последовательности и изменить цвета и иерархию в соответствии со своими потребностями. Вы можете добавить фигуры, нажав кнопку «Добавить фигуру», указанную в разделе «Инструменты SmartArt». При выборе кнопки «Добавить фигуру» открывается меню, в котором можно выбрать, куда добавлять новые фигуры на диаграмму. Вы также можете создавать собственные макеты, используя меню «Макеты», указанное на вкладке «Дизайн».

Советы по разработке организационных диаграмм

Вот несколько советов, которые помогут вам разработать организационные диаграммы:

Составьте план перед использованием программы

Прежде чем создавать организационную диаграмму, потратьте некоторое время на планирование дизайна. Например, если вы создаете диаграмму, показывающую структуру вашей компании, проведите исследование и спланируйте, сколько уровней вам нужно, чтобы отразить иерархию должностей в вашей компании. Попробуйте нарисовать свой дизайн на листе бумаги, чтобы создать карту для себя, прежде чем создавать диаграмму в программе. Рисование на бумаге может занять меньше времени, чем работа с программой. Это также позволяет вам визуализировать вашу диаграмму и вносить изменения, прежде чем завершить свой дизайн.

Разбивайте большие диаграммы на более мелкие

Обычно рекомендуется иметь только одну организационную диаграмму на странице. Если вы работаете с большим объемом информации, требующей, чтобы ваша диаграмма занимала несколько страниц, рассмотрите возможность создания вместо этого нескольких меньших диаграмм. Например, при создании структурной схемы для крупной корпорации вы можете создать несколько меньших диаграмм, каждая из которых будет посвящена только одному отделу. Эти небольшие диаграммы легче интерпретировать с первого взгляда, что позволяет зрителю быстро находить нужную информацию или понимать иерархию отделов без особых усилий.

Используйте цвет и форматирование, чтобы прояснить отношения

Поскольку диаграммы очень наглядны, использование хороших стратегий форматирования может помочь вам прояснить отношения и быстро передать информацию зрителю. Например, использование цветового или текстового форматирования для отображения связанной информации может создать визуальную привлекательность при передаче важной информации зрителю. Вы можете создать цветовой ключ и использовать разные цвета для представления определенных названий должностей или использовать форматирование, например использование полужирного или курсивного текста, который передает аналогичную информацию. Например, вы можете использовать форматирование жирным шрифтом для перечисления названий должностей и курсивом для имен сотрудников. Кроме того, рассмотрите возможность использования различных форм для обозначения определенных позиций.

Обратите внимание, что ни одна из компаний, упомянутых в этой статье, не связана с компанией Indeed.