Как сделать копию в Gmail за 4 шага (и когда это делать)

21 сентября 2021 г.

Использование Gmail — отличный способ отправлять сообщения нескольким получателям для личного или делового использования. Использование CC позволяет вам отмечать других людей и включать их в переписку по электронной почте. Понимание того, как копировать сообщения в Gmail, является важным навыком, поэтому вы сможете научиться отправлять сводки по электронной почте, деловые сообщения и другие сообщения. В этой статье мы определяем, что такое СС, показываем, как делать СС другим людям, и объясняем, почему СС иногда важны для электронных писем.

Что такое CC в Gmail?

CC — это цифровая «копия». Этот термин является пережитком до того, как он широко использовался в Интернете, когда копирование сообщения означало использование копировальной бумаги под оригинальным документом для создания точной копии. Интернет-пользователи перенесли этот термин в электронную почту, и теперь вы можете копировать или копировать кого-то в цепочке электронной почты. В Gmail CC позволяет добавлять нескольких получателей в исходное электронное письмо без необходимости создавать новое электронное письмо для всех. Это особенно полезно в бизнесе, когда вам нужно отправить одну и ту же информацию разным отделам или сотрудникам.

Почему КК важны?

CC важны, потому что они помогают сэкономить время при отправке электронных писем. Добавляя нескольких людей в одно сообщение, вы можете свести к минимуму набор текста и дополнительные усилия, которые вы могли бы потратить на создание нескольких электронных писем.

Например, если вам нужно уведомить руководителей производства на вашем предприятии о новых рабочих часах в праздничные дни, в противном случае вы можете ввести до дюжины электронных писем для каждого менеджера без опции CC. С CC все становится более связным и сконцентрировано в одном электронном письме для удобного обмена сообщениями, просмотра и совместной работы.

Как сделать копию в Gmail

Если вы хотите создать CC в Gmail, выполните несколько шагов, а именно:

1. Перейдите в Gmail и создайте новое сообщение.

Если вы используете интернет-браузер, перейдите на веб-сайт Gmail и войдите в свою учетную запись. На мобильных устройствах вы можете использовать приложение Gmail. После того, как вы откроете приложение или загрузите свою страницу, нажмите кнопку «Создать новое сообщение» в верхнем левом углу экрана.

В приложении Gmail вы можете увидеть только разноцветный значок плюса внизу страницы приложения. Это кнопка создания для создания новых сообщений. Нажмите эту кнопку и начните составлять сообщение. Включение строки темы помогает предотвратить перенаправление вашего сообщения в папку со спамом получателя и показывает цель сообщения электронной почты.

2. Введите свои основные контакты и контакты CC

Введите основного получателя электронной почты. Это может быть первый контакт, который вы помните или который появляется, когда вы начинаете печатать, или он может быть основным получателем определенных сообщений. После ввода основного контакта вы можете перейти к кнопке CC, которая обычно находится в правом верхнем углу окна нового сообщения рядом с параметром BCC. Щелкните этот параметр и начните добавлять других получателей. Вы можете ввести имена, если вы синхронизировали свои контакты с контактами Google или используете адреса электронной почты для людей, не входящих в ваши контакты Gmail.

3. Заполните и отправьте электронное письмо

После того, как вы просмотрите свое электронное письмо, вы можете заполнить его и нажать кнопку «Отправить». Это отправит электронное письмо всем, кому вы добавили копию на предыдущем шаге. Чтобы обеспечить доставку, следите за уведомлением «сообщение отправлено» в приложении или в окне браузера, или вы можете перейти в папку «Отправленные» в своей учетной записи Gmail. Нажмите на отправленное сообщение, чтобы просмотреть получателей и содержание сообщения. CC могут отвечать непосредственно вам из электронной почты или всей группе, поэтому вы можете получать электронные письма с адресов, которые обычно не отображаются в вашем почтовом ящике.

4. Ответить копией

Если вам нужно скопировать больше контактов в свой ответ на электронное письмо, вы можете выполнить аналогичные действия. Откройте полученное электронное письмо и найдите опцию CC. На мобильном устройстве это может быть в раскрывающемся меню, обычно расположенном в правом углу любого сообщения. Нажмите CC и добавьте свои контакты в сообщение. Вы также можете нажать «ответить» на сообщение и нажать на адрес электронной почты получателя в сообщении. Щелкните появившуюся стрелку вниз и нажмите кнопку «Копия», чтобы добавить новые контакты в цепочку.

Когда копировать в Gmail

Может быть несколько случаев, когда CCing уместно, в том числе:

Проведение дискуссий после встречи

После встречи организатор может захотеть продолжить обсуждение или просмотреть детали через ветку электронной почты. Это прекрасное время, чтобы использовать опцию CC, чтобы создать единую ветку с несколькими получателями и избежать необходимости создавать несколько десятков электронных писем с похожим содержанием.

Отправка изменений или обновлений политики в масштабах всей компании

Когда компания обновляет свою политику в отношении сотрудников, ветка электронной почты CC может быть правильным способом уведомить всех. Менеджеры по персоналу могут контролировать всех в компании и одновременно обновлять сотрудников, чтобы гарантировать, что все получают одинаковую информацию.

Отправка файлов

Если вам нужно отправить несколько файлов разным людям или один и тот же файл нескольким получателям, вы можете использовать CC. В Google большие файлы обычно отправляются через Google Диск, поэтому вам может потребоваться сначала создать общий файл, а затем отправить электронное письмо.

Представление новых клиентов или сотрудников

Иногда представить менеджерам новых клиентов или сотрудников проще всего через электронную почту CC. Каждый может ответить в одной и той же ветке, чтобы вы не перегружали новичка несколькими ветками электронной почты.

Отправка информационных бюллетеней компании

Информационные бюллетени компании — отличный способ держать сотрудников в курсе новостей компании и хороший повод использовать функцию CC. Вы можете отправить один и тот же информационный бюллетень всем в бизнесе, чтобы обеспечить своевременную доставку и согласованность информации.

Настройка встреч

Вы также можете использовать функцию CC для организации встреч через Календарь Google. Это позволяет вам уведомлять всех участников встречи в одной ветке электронной почты и легко собирать ответы с помощью функции RSVP Календаря Google.

Обратите внимание, что ни одна из компаний, упомянутых в этой статье, не связана с компанией Indeed.