Как сделать диаграмму Ганта в Word за 5 шагов (плюс советы)

Менеджеры проектов часто используют диаграммы Ганта для определения задач, необходимых для завершения проекта. Эти полезные инструменты позволяют проектным группам оставаться организованными и эффективными при выполнении важных задач. Если вы являетесь руководителем проекта или хотите выполнять эти роли, вам может быть полезно узнать, как создать диаграмму Ганта в Microsoft Word. В этой статье мы определяем диаграммы Ганта, обсуждаем, когда их использовать, и предлагаем пять шагов для их создания в Word.

Что такое диаграмма Ганта?

Диаграмма Ганта — это горизонтальная гистограмма, которая визуально представляет задачи проекта на временной шкале. Менеджеры проектов создают эти диаграммы, чтобы определить, сколько времени может занять выполнение проекта. На диаграмме Ганта показаны все задачи, связанные с проектом, в том числе время начала и завершения каждой задачи. Руководители проектов размещают каждую задачу или действие на отдельной строке, что позволяет этим специалистам визуализировать, когда действия пересекаются. На некоторых диаграммах Ганта также указано, какие члены команды возглавляют каждую задачу, что повышает общую подотчетность и прозрачность команды.

Когда можно использовать диаграмму Ганта?

Как правило, профессионалы используют диаграммы Ганта для обеспечения эффективного управления проектами. Например, если вы производите товар или управляете мероприятием, вы можете создать диаграмму Ганта, чтобы разделить проект на управляемые задачи. Еще одно использование этой диаграммы может заключаться в одновременном планировании задач нескольких проектов. Если вы хотите наметить четкое представление о том, какой член команды должен выполнять каждую задачу, вы можете создать эффективную диаграмму Ганта. При правильном составлении эти диаграммы часто способствуют сотрудничеству и организации.

Как сделать диаграмму Ганта в Word

Вот пять шагов, которые вы можете выполнить, чтобы создать диаграмму Ганта в Word:

1. Откройте новый документ Word и измените макет

Первый шаг к созданию диаграммы Ганта — открыть Microsoft Word и создать новый документ. На «Главной» странице выберите «Пустой документ». В меню панели инструментов выберите вкладку «Макет», которая находится между вкладками «Дизайн» и «Ссылки». Нажмите на опцию «Ориентация», которая находится в левой части экрана. При выборе этого параметра появляется небольшое раскрывающееся меню, позволяющее изменить направление документа. Нажмите кнопку «Альбомная», чтобы ваш документ располагался горизонтально. Диаграмма Ганта по своей природе горизонтальна, поэтому важно изменить макет страницы.

2. Вставьте столбчатую диаграмму с накоплением в документ.

После изменения макета документа щелкните вкладку «Вставка» в меню панели инструментов, которое находится в верхней левой части экрана. Выберите раскрывающееся меню «Диаграмма» в разделе «Иллюстрация». Это вызовет новое окно, которое предлагает вам несколько вариантов диаграммы для выбора. В левом столбце найдите вкладку «Гистограмма», которая находится ближе к середине столбца и имеет изображение горизонтальной гистограммы рядом с ней. Выберите параметр «Шкала с накоплением» и нажмите кнопку «ОК» в правом нижнем углу окна, чтобы вставить ее в документ.

3. Включите данные расписания проекта в график

После добавления графика в документ вы можете включить в него данные расписания проекта. При вставке графика в Word открывается таблица Microsoft Excel. Удалите данные заполнителя, чтобы добавить информацию о своем проекте. Вот несколько советов, которые вы можете рассмотреть, чтобы включить и отформатировать соответствующую информацию в диаграмме Ганта:

Определите задачи вашего проекта

Прежде чем добавлять данные на диаграмму, может оказаться полезным определить задачи вашего проекта. Это может гарантировать, что вы включите каждый компонент вашего проекта без повторения элементов. Подумайте о том, чтобы составить список этих задач и попросить членов вашей команды прочитать и пересмотреть его. Как только вы закончите свой список, добавьте каждую задачу в столбец A листа Excel, начиная со строки 2. Word автоматически вставляет ваши задачи в диаграмму, когда вы добавляете их в лист Excel, и это формирует ось Y вашего графика. .

Переименуйте столбцы B, C и D.

После того, как вы перечислите свои задачи, переименуйте столбцы B, C и D. Сначала они называются «Серия 1», «Серия 2» и «Серия 3». Вместо этого вы можете ввести «Дата начала», «Дата окончания» и «Продолжительность (дни)» в соответствующие ячейки. Серия определяет бары, которые появляются на графике.

Добавьте даты начала и окончания каждой задачи

Затем вы можете добавить даты начала и окончания для каждой задачи на листе Excel. Это могут быть либо общие оценки, если вы все еще находитесь на начальных этапах своего проекта, но если вы уже начали свой проект, вы можете добавить фактические даты начала и завершения каждой задачи. Например, если вы озаглавили свою первую задачу «Разработка проекта» в ячейке A2, вы можете указать дату ее начала в ячейке B2 и дату окончания в ячейке C2. Важно убедиться, что даты указаны в правильной ячейке.

Рассчитать продолжительность каждой задачи

Затем рассмотрите возможность заполнения столбца «Длительность», рассчитав количество дней, которое потребовалось для выполнения каждой задачи. Это можно сделать вручную, вычтя дату начала из даты окончания. Более простой вариант — ввести формулу Excel «=$C2−$B2» в ячейку D2. После того, как вы вставите формулу, щелкните ячейку D2 и перетащите мышь, чтобы заполнить оставшуюся часть столбца «Длительность», которая применяет формулу к выделенным ячейкам.

Удалить серию “Дата окончания”

Теперь, когда у вас есть продолжительность, вы можете удалить серию «Дата окончания», потому что она больше не нужна для вашей диаграммы Ганта. Для этого нажмите кнопку «Фильтры диаграммы», которая представляет собой значок воронки справа от диаграммы. При этом появляется окно с несколькими параметрами настройки. Щелкните поле «Дата окончания» в разделе «Серии», чтобы снять его, а затем выберите «Применить», чтобы сохранить изменения.

4. Отформатируйте график, чтобы он выглядел как диаграмма Ганта.

Удалив серию «Дата окончания», вы можете отформатировать диаграмму, чтобы она выглядела как диаграмма Ганта. Во-первых, сделайте столбцы «Дата начала» прозрачными, чтобы на графике оставались только столбцы «Длительность». Они представляют ваши различные задачи. Выберите любую полосу, представляющую «Дату начала», просмотрев легенду в нижней части графика, чтобы определить, какая полоса представляет собой серию «Дата начала». Щелкните правой кнопкой мыши на нужной панели, чтобы появилась панель инструментов, и нажмите «Заполнить». В разделе «Стандартный цвет» установите флажок «Без заливки», чтобы они были прозрачными на диаграмме.

5. Настройте диаграмму Ганта

Наконец, вы можете настроить диаграмму Ганта, чтобы обеспечить удобочитаемость и визуальную привлекательность. Выделите каждую задачу отдельным цветом, чтобы различать их на графике. Для этого щелкните правой кнопкой мыши каждую полосу, нажмите вкладку «Заливка» и выберите новый цвет. Вы также можете отредактировать заголовок диаграммы Ганта, щелкнув текстовое поле «Название диаграммы» и введя новое имя. При желании вы можете удалить легенду, щелкнув по ней и нажав клавишу «Удалить».

Советы по созданию эффективных диаграмм Ганта

Вот несколько советов, которым вы можете следовать для создания эффективных диаграмм Ганта:

• Используйте программное обеспечение: если вы предпочитаете использовать шаблон, а не создавать диаграмму Ганта вручную, рассмотрите возможность использования программного обеспечения. Это позволяет вам загружать шаблоны в Word, которые вы можете редактировать со своими данными.

• Добавьте границу к своим задачам: чтобы сделать ваши задачи более читабельными, попробуйте создать вокруг них рамку. Этого можно добиться, найдя вкладку «Формат инструментов диаграммы» на панели инструментов и выбрав «Эффекты формы», чтобы добавить границу к каждой полосе.

• Используйте контрастные цвета. Рассмотрите возможность контрастирования цветов столбцов, чтобы сделать график более читабельным. Например, если одну полосу сделать зеленой, а другую — желтой, будет легче читать, чем сделать их двумя одинаковыми оттенками одного цвета.

• Перевернуть ось Y. Если вы хотите перевернуть порядок задач по оси Y, дважды щелкните задачи слева от диаграммы. Откроется окно «Формат оси», где вы можете установить флажок «Категории в обратном порядке», который находится в нижней части меню.

Обратите внимание, что ни одна из компаний, упомянутых в этой статье, не связана с компанией Indeed.