Как сделать диаграмму Ганта в Excel за 4 простых шага

25 августа 2021 г.

Эффективное управление проектом требует навыков, обеспечивающих оптимальное распределение человеческих и финансовых ресурсов. Диаграммы Ганта — это простые инструменты управления проектами, которые помогают организовать вашу работу, помогая понять взаимосвязь между задачами проекта и оценить, сколько времени потребуется для завершения работы. В этой статье мы объясним, как создавать диаграммы Ганта и внедрять их в свою стратегию управления проектами.

Что такое диаграмма Ганта?

Диаграмма Ганта — это своего рода гистограмма, которую вы можете использовать в управлении проектами. Его вертикальная ось может быть списком задач, а его горизонтальная ось будет шкалой времени. Вы можете разделить шкалу времени на интервалы, такие как месяцы, недели или дни. Горизонтальные полосы графика будут располагаться между датой начала и датой окончания каждой задачи проекта.

Диаграмма Ганта также может отображать ход выполнения каждой задачи. Некоторые приложения позволяют отображать процент завершения каждой задачи на диаграмме.

Другое программное обеспечение предлагает функцию подзадач, которая особенно полезна для разбивки проекта на управляемые задачи и разделения работы между членами команды. Подзадачи обычно отображаются с отступом под родительской задачей.

Как сделать диаграмму Ганта в Excel

Создание диаграммы Ганта в виде электронной таблицы в Excel может быть простым и удобным. Вы можете выполнить следующие шаги, чтобы создать диаграмму Ганта:

1. Начните с создания трех столбцов в Excel. В первом вы вставите названия задач. Во втором вы укажете дату их начала, а в третьем — продолжительность.

2. Выберите три столбца. На вкладке «Вставка» нажмите на символ гистограммы, и появится меню.

3. Нажмите на «полосу с накоплением». Программное обеспечение создаст гистограмму с накоплением названий ваших задач по вертикальной оси и временной шкалой по горизонтальной оси.

4. Скачайте шаблон диаграммы Ганта. Выберите «Файл» > «Создать», а затем используйте поле поиска, чтобы найти подходящий шаблон. На странице шаблона нажмите «Создать». Программное обеспечение откроет для вас новую электронную таблицу с выбранным шаблоном, чтобы вы могли ввести свои данные.

Кто использует диаграммы Ганта?

В крупных компаниях над одним и тем же проектом могут работать разные отделы. Например, отделу маркетинга может потребоваться тесное сотрудничество с ИТ-отделом для выполнения конкретной задачи.

В этом случае диаграммы Ганта могут представлять собой полезный инструмент, облегчающий общение между каждым членом команды. Вот список профессий, в которых очень часто используются диаграммы Ганта:

• Менеджеры: Менеджеры обязаны держать всех членов команды на одной волне в том, что касается сроков. Диаграмма Ганта может быть полезна для более эффективного общения.

• Академические исследователи: в США некоторые исследовательские институты внедрили диаграммы Ганта для отображения статистических данных.

• Финансовые работники: в этой области диаграммы Ганта часто используются для отображения информации о кредитах и ​​кредитных картах.

• Менеджеры по строительству: эти специалисты используют диаграммы Ганта для управления обязанностями и ожиданиями подрядчиков и другого персонала, работая над завершением проекта.

• Учителя. Преподаватели часто используют диаграммы Ганта, чтобы помочь учащимся более эффективно управлять своими образовательными проектами. Учителя истории также могут использовать их для представления временных шкал.

• Менеджеры по маркетингу: эти специалисты используют диаграммы Ганта для планирования маркетинговых мероприятий. Этот инструмент облегчает им внесение изменений в последнюю минуту, когда это необходимо.

Как читать диаграммы Ганта

Выполните следующие действия, чтобы точно прочитать диаграмму Ганта:

1. Прочтите шкалу времени. На диаграмме Ганта каждая задача измеряется по времени, поэтому первым шагом является просмотр горизонтальной шкалы времени. Это обеспечивает полный обзор проекта и прогнозируемой даты его завершения.

2. Посмотрите на вертикальный столбец, который представляет все задачи. В этом столбце перечислены шаги, необходимые для завершения проекта, поэтому вы можете приступить к планированию количества участников команды. Каждая задача потребует определенного навыка, поэтому вам нужно знать сильные стороны каждого члена команды и знать, как их эффективно использовать в проекте.

3. Прочтите горизонтальные полосы. Эти столбцы показывают, сколько времени потребуется для каждой из задач и какие задачи пересекаются с другими. Это может помочь вам установить реалистичные сроки для каждого члена команды. Если ваша диаграмма Ганта отображает процент завершения каждой задачи, вы сможете сразу увидеть, не пропустит ли ваша команда крайний срок.

4. Проверьте наличие других предметов. Другое программное обеспечение диаграммы Ганта отображает имя члена команды, выполняющего задачу, рядом с каждой горизонтальной полосой. Таким образом, менеджеры по персоналу могут убедиться, что ни у кого нет слишком много задач для одновременного выполнения.